Kiedy sprzedawca towarów może zwracać VAT turystom zagranicznym

Podróżni posiadający stałe miejsce zamieszkania poza obszarem Unii Europejskiej mają prawo do otrzymania zwrotu podatku zapłaconego przy nabyciu towarów na terytorium Polski, które wywieźli w stanie nienaruszonym poza UE w bagażu osobistym. Usługa ta, zwana popularnie tax free shopping, regulowana jest przepisami ustawy o VAT. System ten umożliwia turystom zakupy zwolnione z podatku. Sprzedawcy mogą dokonywać zwrotów VAT od zakupionych u nich towarów na dwa sposoby: za pomocą firmy pośredniczącej lub bezpośrednio. W tym drugim przypadku muszą jednak spełnić dodatkowe wymogi.

Dwie grupy sprzedawców

Zasadą jest, że zwrot można otrzymać tylko od sprzedawcy, który spełnia trzy warunki. Po pierwsze, jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny (usługi nie mogą świadczyć podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT). Po drugie, prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Po trzecie, zawarł umowę z pośrednikiem zwrotu. W Polce zarejestrowany jest jeden podmiot, który prowadzi działalność w zakresie operatora zwrotu VAT.

Warunku zawarcia umowy z pośrednikiem nie stosuje się jednak do sprzedawców, którzy osiągnęli obroty za poprzedni rok podatkowy w wysokości przekraczającej 400 tys. zł. Taki sprzedawca może zwracać turystom podatek samodzielnie. Zwrot będzie także możliwy, gdy sprzedawca nie spełnia warunku dotyczącego wysokości obrotów, jednak wyłącznie w odniesieniu do sprzedaży dokonanej podróżnemu w roku podatkowym, w którym spełniał ten warunek. Przykładowo, sprzedawca uprawniony do zwrotu ze względu na wysokość obrotu w jednym roku podatkowym, straci do niego uprawnienie w roku następnym ze względu na obniżenie obrotów do kwoty mniejszej lub równej 400 tys. zł. W kolejnym roku może on kontynuować zwroty, ale wyłącznie w odniesieniu do sprzedaży dokonanej w roku podatkowym, w którym spełniał warunek dotyczący wysokości obrotów.

Konieczne warunki

Wszyscy sprzedawcy, którzy zamierzają uczestniczyć w systemie tax free, niezależnie od tego, czy będą zwracać VAT samodzielnie, czy z pomocą pośrednika, muszą spełnić kilka warunków formalnych. I tak sprzedawca jest obowiązany:

● poinformować naczelnika urzędu skarbowego na piśmie, że będzie dokonywać zwrotów;

● zapewnić podróżnym pisemną informację o zasadach zwrotu podatku w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim (sprzedawcom niedokonującym zwrotów samodzielnie takie dokumenty zapewnia pośrednik);

● oznaczyć punkty sprzedaży znakiem informującym podróżnych o możliwości zakupu w tych punktach towarów, od których przysługuje zwrot podatku;

● w przypadku zawarcia umowy z pośrednikiem - poinformować naczelnika urzędu skarbowego o miejscu, gdzie podróżny dokonujący u nich zakupu towarów może odebrać podatek oraz z kim ma zawartą umowę o zwrot podatku i przedłożyć jej kopie.

Urzędem, który należy zawiadomić, będzie urząd skarbowy właściwy ze względu na miejsce prowadzenia działalności, podlegającej opodatkowaniu VAT, np. sklepu. Sankcją za niedopełnienie obowiązków, informacyjnych jest utrata prawa do stosowania 0-proc. stawki VAT do sprzedaży, w związku z którą sprzedawca dokonał zwrotu podróżnemu.

Zwrot przez sprzedawcę

Sprzedawca ma prawo zwrócić podatek turyście, jeśli wywiózł on zakupiony towar poza terytorium UE nie później niż w ostatnim dniu trzeciego miesiąca, następującego po miesiącu, w którym zrobił zakupy. W celu potwierdzenie spełniania tego warunku podróżny opuszczający Polskę i Unię Europejską musi okazać na granicy wywożone towary celnikowi (w stanie nienaruszonym) oraz dokument tax free wypełniony przez sprzedawcę w sklepie - wraz z załączonym paragonem fiskalnym. Dokument tax free zawiera w szczególności kwotę podatku, zapłaconego przy dostawie towarów. Celnik poświadcza wywóz towarów poprzez przybicie odpowiednich pieczęci na dokumencie. Jest to bardzo istotne, gdyż brak stempla urzędu celnego uniemożliwia zwrot podatku. Dokument z potwierdzeniem wywozu jest podstawą do dokonania zwrotu.

Rekompensata może być wypłacona wyłącznie w polskich złotych w formie wypłaty gotówkowej lub polecenia przelewu, czeku rozrachunkowego lub karty płatniczej.

Stawka 0 proc. VAT

Do dostawy towarów, od których sprzedawca dokonał zwrotu podatku podróżnemu, stosuje on stawkę 0 proc. VAT. W ujęciu finansowym jest to zatem traktowane tak, jakby sprzedawca dokonał eksportu lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Zerową stawkę można stosować pod warunkiem, że przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy sprzedawca otrzymał dokument tax free, zawierający potwierdzenie wywozu tych towarów poza terytorium UE. Otrzymanie dokumentu w terminie późniejszym (nie później jednak niż przed upływem 10 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży) upoważnia podatnika do korekty podatku należnego od tej dostawy w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał dokument.

Zmiana przepisów o korekcie dająca sprzedawcy więcej czasu na zastosowanie zerowej stawki weszła w życie od kwietnia 2011 r. Ustawodawca wydłużył okres oczekiwania na dokument potwierdzający wywóz towarów z 6 do 10 miesięcy. Nowelizacja rozwiązała jeszcze jeden problem związany z korektą. Doprecyzowano, że korekty podatku należnego od sprzedaży przedsiębiorca dokonuje w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał dokument tax free. Poprzednio podatnicy mieli wątpliwości, czy należy korygować deklarację za okres, w którym miała miejsce sprzedaż towaru i został rozliczony podatek należny (korekta wsteczna), czy deklarację za okres, w którym otrzymano potwierdzenie wywozu (korekta bieżąca).

W przypadku gdy zwrot podatku został dokonany w formie polecenia przelewu, czeku rozrachunkowego lub karty płatniczej - aby stosować 0-proc. stawkę VAT - sprzedawca musi posiadać dokumenty, potwierdzające dokonanie zwrotu kwoty podatku. Prawa do stosowania zerowej stawki nie będzie miał sprzedawca, który wbrew ustawowym wymogom nie dopełnił obowiązków informacyjnych względem fiskusa.

Zwrot za pośrednictwem

Sprzedawca, który nie jest w stanie spełnić warunku dotyczącego wielkości obrotów może uczestniczyć w systemie tax free pod warunkiem zawarcia umowy z firmą pośredniczącą. Umowa o współpracy określa zasady świadczenia usługi tax free oraz prawa i obowiązki po stronie sprzedawcy i pośrednika. Umowę taką może zawrzeć także sprzedawca, który dopiero rozpoczyna działalność handlową. Tak jak w przypadku bezpośredniego zwrotu, to sprzedawca wystawia dokument tax free podróżnemu w momencie dokonywania przez niego zakupów. Po wywiezieniu towarów, turysta może odzyskać zwrot w punktach zwrotu prowadzonych przez pośrednika. Następnie firma pośrednicząca dostarcza sprzedawcy oryginalne dokumenty tax free otrzymane od podróżnych, a wystawione uprzednio przez tego sprzedawcę, po ich zweryfikowaniu pod kątem poprawności, potwierdzenia eksportu i kompletności danych. Następnie sprzedawca stosuje 0-proc. stawkę VAT do sprzedaży wykazanej na tych dokumentach, a kwotę VAT, otrzymaną przy sprzedaży od podróżnego, płaci pośrednikowi. Jest to operacja neutralna finansowo dla sprzedawcy. Sprzedawca dokonuje zapłaty na konto bankowe pośrednika.

Zatem mechanizm dokonywania zwrotu przy pomocy firmy pośredniczącej polega na tym, że firma ta dokonuje wypłaty podróżnemu ze swoich środków, a następnie odzyskuje wypłacone turystom kwoty od sprzedawców. Z kolei sprzedawcy mają prawo zastosowania stawki VAT w wysokości 0 proc., po warunkiem że przedstawione przez firmę pośredniczącą dokumenty potwierdzają, że towar został wywieziony poza terytorium UE.

Sprzedawca musi jednak pamiętać, że to na nim ciąży obowiązek zweryfikowania dostarczonych przez firmę pośredniczącą dokumentów oraz dokonania oceny zasadności zwrotu i zgodności ze stanem faktycznym. W przypadku nieprawidłowości podmiotem odpowiedzialnym za ewentualne zaległości podatkowe będzie wyłącznie sprzedawca, który stosując 0-proc. stawkę VAT niezgodnie z przepisami, zaniża wysokość zobowiązania podatkowego lub zawyża kwotę do zwrotu. Jeżeli nieprawidłowości w rozliczaniu VAT spowodowane zostały nierzetelnością pośrednika zwrotu, sprzedawca ma jedynie możliwość dochodzenia swoich roszczeń na drodze cywilnoprawnej.

[ramka]

Ważne!

Zwrotów bezpośrednich mogą dokonywać tylko sprzedawcy, którzy w poprzednim roku podatkowym osiągnęli obrót na poziomie powyżej 400 tys. zł

PRZYKŁADY

1 Czy nowa firma może samodzielnie zwracać VAT podróżnym

Sprzedawcy rozpoczynający działalność gospodarczą nie mogą bezpośrednio zwracać podatku podróżnym. Wynika to z konieczności osiągnięcia określonego progu obrotów jako warunku dokonywania samodzielnych zwrotów. Niespełnienie wymogu uzyskania w poprzednim roku podatkowym powyżej 400 tys. zł obrotu nie oznacza jednak, że sprzedawca pozbawiony jest możliwości uczestniczenia w systemie tax free. Może on oferować tę usługę swoim klientom od razu po rozpoczęciu działalności handlowej, niezależnie od wysokości obrotów, jeżeli zawrze umowę z firmą, której przedmiotem działalności jest dokonywanie zwrotów. Warto wskazać, że podejmując współpracę z pośrednikiem, sprzedawca ma o tyle łatwiej, że nie musi samodzielnie organizować systemu wypłaty podatku. Pośrednik dostarcza sprzedawcy wszelkie materiały, potrzebne do świadczenia usługi tax free, zwykle też szkoli personel sklepu i zapewnia wsparcie i informacje dla podróżnych.

2 Czy obowiązuje urzędowy wzór tax free potwierdzający wywóz towarów

Od kwietnia ubiegłego roku nie funkcjonuje już urzędowy wzór formularza, potwierdzającego wywóz towaru na potrzeby zwrotu podatku. Sprzedawca może więc sam sporządzić taki dokument, przy czym musi on zawierać niezbędne dane. Wszystkie konieczne elementy określone zostały w rozporządzeniu ministra finansów z 28 marca 2011 r. (Dz.U. nr 68, poz. 361).

Na tym dokumencie celnik potwierdza wywóz towarów poza granice UE. Do dokumentu sprzedawca musi dołączyć paragon fiskalny dokumentujący zakupy. Minimalna kwota łącznej wartości zakupów wraz z VAT wynikająca z dokumentu wystawionego przez sprzedawcę, przy której podróżny może żądać zwrotu, wynosi 200 zł.

3 Kiedy sprzedawca może skorygować podatek po otrzymaniu dokumentu po terminie

Dopiero otrzymanie dokumentu tax free potwierdzającego wywóz towaru uprawnia sprzedawcę do zastosowania do sprzedaży stawki 0 proc. VAT. Zasadniczo dokument ten jednak powinien zostać przedłożony przez turystę w okresie objętym rozliczeniem danej sprzedaży na potrzeby VAT. Przykładowo sprzedaż nastąpiła w czerwcu, a deklaracja za ten miesiąc jest składana do 25 lipca. Jeżeli sprzedawca otrzyma potwierdzenie wywozu zakupionego towaru do 25 lipca, może ująć taką sprzedaż ze stawką 0 proc. w deklaracji VAT-7 składanej za czerwiec. Jeżeli potwierdzenie sprzedawca otrzyma w terminie późniejszym, nie później jednak niż w okresie 10 miesięcy od końca miesiąca, w którym sprzedaż nastąpiła, ma on prawo do korekty podatku. Nie będzie to jednak korekta rozliczenia czerwcowego, tylko korekta podatku należnego od tej dostawy za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał dokument tax free. Przykładowo sprzedaż nastąpiła w czerwcu, ale potwierdzenie sprzedawca otrzymał dopiero we wrześniu. Termin 10 miesięcy został zachowany. W deklaracji czerwcowej sprzedawca musiał wykazać sprzedaż ze stawką podstawową. Obniży kwotę podatku należnego dopiero w deklaracji za wrzesień, składanej do 25 października.

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 126 - 130 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).