Jakie wymogi musi spełnić podatnik, aby przesyłać elektroniczne faktury

Osoby i firmy, które chcą korzystać z dobrodziejstw fakturowania elektronicznego, muszą stosować zasady wynikające z rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661). Rozporządzenie to w dużej części dostosowuje polskie przepisy o VAT do wymogów dyrektywy Rady 2010/45/UE w zakresie fakturowania elektronicznego. Jest to dyrektywa zmieniająca dyrektywę 112. Zgodnie z nią państwa członkowskie mają czas na jej wdrożenie do 31 grudnia 2012 r.

Przewiduje ona znaczne ułatwienia w przesyłaniu e-faktur. Ideą nowelizacji dyrektywy było bowiem zrównanie faktur papierowych z elektronicznymi. Mimo to jak na razie w polskich przepisach istnieją znaczne różnice między fakturami papierowymi a elektronicznymi. W przypadku tych ostatnich trzeba spełnić nie tylko wymogi dotyczące elementów, które znajdują się na fakturze, takich jak np. dane wystawcy, NIP itd. Konieczne jest też uzyskanie akceptacji od kontrahentów, którym chcemy przesyłać e-faktury. [przykład 1]

Konieczna akceptacja

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej podatników obowiązuje zasada, która wymaga od wystawcy, aby uzyskał zgodę kontrahenta na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Zgodnie z par. 3 ust. 1 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Jak wynika z kolei z z ust. 2, akceptacja albo jej cofnięcie mogą być wyrażone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Przepisy nie określają więc szczegółowo, w jakiej formie musi być wystawiona akceptacja, aby spełnić wymogi prawne. Oznacza to, że możliwe jest przyjęcie dowolnej formy. Przepisy nie wymagają więc, aby akceptacja spełniała wymogi takie jak dla samej e-faktury (autentyczność pochodzenia i integralność treści). W efekcie akceptacja przesłana e-mailem lub w dokumencie w pliku PDF będzie wystarczającym dowodem potwierdzającym udzielenie akceptacji. Musi być jednak wyrażona w jakikolwiek sposób. Nie można jej domniemywać, na co zwrócił uwagę Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie (wyrok z 17 lutego 2012 r., sygn. akt I SA/Kr 2184/11, prawomocny). Sąd wyjaśnił, że przepisy rozporządzenia ministra finansów nie wskazują konkretnego sposobu, w jakim akceptacja ma być dokonana, ale wprowadzają wymóg wyrażenia, a więc uzewnętrznienia, akceptacji w formie pisemnej lub elektronicznej. Zgoda taka - uzasadniał sąd - może być zatem wyrażona nie tylko w formie pisemnego oświadczenia przesłanego w formie papierowej lub e-mailem, ale np. poprzez zaakceptowanie zmian regulaminu świadczenia usług czy poprzez zaznaczenie w formularzu zamówienia odpowiedniego pola dotyczącego formy, w jakiej zamawiający chce otrzymać fakturę VAT.

Omawiane rozporządzenie ministra finansów wprowadziło również korzystniejsze rozwiązanie dla podatników od rozporządzenia starego w sprawie e-faktur. W starym rozporządzeniu ministra finansów z 14 lipca 2005 r. (Dz.U. nr 133, poz. 1119) był wymóg, aby faktury wystawiać i przesyłać w formie elektronicznej dopiero od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

W rozporządzeniu obecnie obowiązującym takiego wymogu już nie ma. W rezultacie faktury w formie elektronicznej można wysyłać już tego samego dnia, w którym wystawca e-faktury otrzymał akceptację od kontrahenta.

Przypomnijmy, że zgodnie z par. 9 obecnego rozporządzenia ministra finansów akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania par. 3 ust. 1 rozporządzenia. Oznacza to, że osoby lub firmy, które korzystały z e-faktur przed 1 stycznia 2011 r., nie musiały ponownie uzyskiwać akceptacji na przesyłanie e-faktur po zmianie przepisów.

Kontrahent nie jest jednak ubezwłasnowolniony. Może bowiem cofnąć akceptację. W takim przypadku wystawca faktury traci prawo do przesyłania odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

W przypadku cofnięcia akceptacji obowiązuje więc nieco inna zasada niż w przypadku uzyskania akceptacji. Zgodnie z nią podatnik musi zaprzestać wystawiania e-faktur od następnego dnia po dniu wycofania akceptacji (chyba że kontrahenci ustalą inny termin).

Dwa ważne wymogi

Po wprowadzeniu nowego rozporządzenia najwięcej dyskusji budzi zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktur. Są to bowiem wymogi, które musi zapewnić wystawca e-faktury w przypadku każdego dokumentu elektronicznego przesyłanego w ten sposób. Pojęcia te zdefiniowano w rozporządzeniu. [Przykład 2]

Zgodnie z par. 2 ust. 1, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei integralność treści faktury jest zachowana, gdy istnieje pewność, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przepisy rozporządzenia określają przykładowe sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zgodnie z par. 2 ust. 2 rozporządzenia wymogi te są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 wrześ- nia 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Dzięki takim przepisom ustawodawca pozwolił podatnikom zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści w dowolny sposób. Obecnie podatnicy nie są więc skazani na e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem lub system wymiany danych EDI. Każda biznesowa metoda, która spełnia powyższe dwa wymogi, może być stosowana. Problem polega na tym, w jaki sposób do przyjętej przez np. dwie firmy metody odniesie się fiskus.

Sposoby przesyłania

Podatnicy i eksperci nie mają wątpliwości, że np. użycie e-podpisu bez kwalifikowanego certyfikatu zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści. Pojawiają się wątpliwości co do innych metod. Chodzi przykładowo o przesyłanie e-faktur pocztą elektroniczną, w plikach PDF, które są zabezpieczone przed zmianą treści. Część ekspertów uważa, że przesłanie e-faktury e-mailem nie zapewnia integralności treści, ponieważ w trakcie przesyłania dokumentu osoba trzecia może przechwycić dokument. Niektórzy eksperci uważają natomiast, że takie podejście jest zbyt restrykcyjne. Jeśli celem nowelizacji dyrektywy było zrównanie faktur papierowych i elektronicznych, to nie można w przypadku tych ostatnich stosować wymogów, które uniemożliwiają spełnienie tego celu. Możliwe jest więc wprowadzenie procedury biznesowej, która zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści np. w ten sposób, że kontrahenci umówią się, z jakiego konta mailowego będą wysyłane e-faktury i np. o jakiej godzinie. Tak ustalona procedura między kontrahentami wraz z zabezpieczeniem pliku PDF przed zmianami pozwoli wysłać e-faktury e-mailem.

Metodą, która nie powinna wzbudzać zastrzeżeń fiskusa, jest również tzw. outsourcing e-faktur. Jest to usługa świadczona przez centra certyfikacji, które m.in. wydają e-podpis [przykład 3].

Są to jednak przykładowe metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści. Jeśli cel dyrektywy ma zostać spełniony, to dopuszczalne powinny być wszelkie procedury, które zachowują powyższe wymogi.

Ważne

Użycie e-podpisu bez kwalifikowanego certyfikatu zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści

PRZYKŁADY

1 Czy kontrahent musi podpisać akceptację e-podpisem z kwalifikowanym certyfikatem

Nie. Przepisy rozporządzenia ministra finansów w sprawie e-faktur określają obowiązek uzyskania akceptacji od kontrahenta i precyzują, że akceptacja może być wystawiona w formie pisemnej lub elektronicznej. Nie wymagają więc, aby akceptacja była podpisana e-podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Podatnicy mogą więc użyć dowolnej metody podpisania akceptacji. Można to zrobić, podpisując akceptację na papierze lub w formie elektronicznej. Nie ma przeszkód, aby kontrahent zaakceptował przyjmowanie e-faktur w wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną. Podatnicy, którzy posiadają e-podpis, mogą oczywiście w ten sposób podpisać akceptację. Dopuszczalne powinno być również podpisanie e-maila zwykłym e-podpisem nieweryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu.

2 Czy mogę przesyłać faktury po wygaśnięciu certyfikatu do podpisu

Tak. Przepisy w sprawie e-faktur określają jedynie przykładowe sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych.

Zalicza się do nich e-podpis weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz system wymiany danych EDI. Nie ma więc przeciwwskazań, aby e-faktury przesyłać e-mai- lem, pod warunkiem że wystawca zagwarantuje, że będzie można rozpoznać, kto wystawił fakturę oraz że w trakcie przesyłu nie zmieniła ona treści. Przepisy wymagają bowiem, aby podatnik zapewnił autentyczność pochodzenia i integralność treści. Co więcej, można to zrobić w dowolny sposób. Powyższe dwie metody to jedynie przykładowe sposoby.

Jeśli wystawca e-faktur chciałby obniżyć koszty ich przesyłania, to może zaopatrzyć się również w zwykły podpis elektroniczny. Jeśli jednak musi stosować e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem do innych celów, np. w kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, to najlepszym rozwiązaniem będzie przedłużenie ważności kwalifikowanego certyfikatu e-podpisu.

3 Czy mogę skorygować fakturę elektroniczną fakturą wystawioną na papierze

Tak. Obecne przepisy nie przewidują barier w korygowaniu faktur elektronicznych. Podatnicy mogą więc przesyłać korekty faktur elektronicznych zarówno drogą elektroniczną, jak i w formie papierowej. Wygodniejszym sposobem jest jednak korekta e-faktury fakturą elektroniczną. Jeśli jednak podatnik wystawił korektę papierową, to może bez przeszkód przesłać ją kontrahentowi drogą tradycyjną.

Stanowisko takie potwierdza również Ministerstwo Finansów. Celem wprowadzenia rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. było dostosowanie polskich regulacji do unijnych. Zakładają one uproszczenie obrotu fakturami elektronicznymi. Wcześniej funkcjonowały niekorzystne dla podatników rozwiązania, zgodnie z którymi faktury papierowej nie można było skorygować fakturą elektroniczną i odwrotnie.

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl

Podstawa prawna

Par. 2 ust. 1 i 2, par. 3 ust. 1 - 3, par. 4 rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661).