E-faktura to rozwiązanie wciąż niezwykle rzadko stosowane

Koszt wystawienia faktury papierowej zawiera w sobie koszt papieru, wydruku, a także koperty i opłaty za przesłanie dokumentu. Według szacunków Deloitte wynosi on w Polsce ok. 2 zł. W przypadku faktury elektronicznej koszt wystawienia i obrotu takim dokumentem spada nawet do kilku groszy.

- Główną zaletą stosowania tego rozwiązania jest oszczędność czasu i kosztów operacyjnych. Nie bez znaczenia jest też eliminacja ryzyka zgubienia przesyłki pocztowej i wygoda przechowywania e-faktury w archiwum systemu informatycznego, do którego dostęp może mieć kilku pracowników naraz, nawet jeśli znajdują się w różnych miejscach - wskazuje Piotr Golis, zastępca dyrektora ds. modułów finansowych ERP w Asseco BS.

Dominuje nieufność

PKPP Lewiatan w kwietniowym raporcie "E-faktura w Polsce" wskazuje, że korzystanie z e-faktury pozwala przedsiębiorcom unikać ryzyk stania w kolejce do okienka, wypisywania druków i archiwizowania papierowych dokumentów. Jednak brak informacji na temat zasad funkcjonowania e-faktury powoduje, że zarówno konsumenci, jak i przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy z korzyści jakie niesie to rozwiązanie. Lewiatan ocenia, że zachowawczy są zwłaszcza właściciele mniejszych firmy. Duże przedsiębiorstwa potrafią policzyć jakie oszczędności czasu i pieniędzy przyniesie im e-faktura. Znaczące kwoty oszczędzają już na braku konieczności magazynowania faktur w wersji papierowej.

- Zdarzały się przypadki, gdy przedsiębiorstwa żądały od wystawcy ponoszenia kosztów ich przechowywania. W przypadku rosnących archiwów faktur papierowych wydatki te mogą być dotkliwe - oceniają eksperci Lewiatana.

Ich zdaniem e-faktury pozwalają przedsiębiorcom również na oszczędność czasu. Proces fakturowania i płatności trwa od 19 do 40 dni - średnio ok. 30 dni od momentu zakończenia cyklu billingowego.

- Skutkuje to niższymi przychodami z inwestycji (np. lokaty) lub zwiększonymi kosztami obsługi zadłużenia. Dla średniej wielkości operatora telekomunikacyjnego skrócenie cyklu spływu wszystkich należności o połowę może oznaczać korzyści finansowe w wysokości ponad 630 tys. zł w skali miesiąca, co daje ok. 7,6 mln zł rocznie - wyliczają.

Duże firmy gotowe są więc stawić czoła wyzwaniu wdrożenia obrotu e-fakturami z klientami, kontrahentami i urzędami skarbowymi. Mniejsze firmy łatwiej zniechęcają się niejasnymi przepisami dotyczącymi zasad stosowania e-faktur i sprzecznymi ich interpretacjami. W efekcie pozostają przy rozwiązaniach tradycyjnych.

- E-faktury są wygodniejsze, tańsze i bardziej pewne, niż tradycyjna forma rozliczenia. Z badań wynika, że przedsiębiorcy korzystający z niej cenią sobie oszczędności, krótszy czas dostarczenia faktury oraz lepszą kontrolę nad dokumentami - podkreśla Zbigniew Gajewski, zastępca dyrektora generalnego PKPP Lewiatan.

Niejasne przepisy

Według rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz. U. 2005, nr 133, poz. 1119) e-faktura, czyli elektroniczny odpowiednik faktury papierowej, zrównuje się z fakturą tradycyjną. Warunkiem jest jednak opatrzenie e-dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym lub stosowanie do jego przesyłania systemu elektronicznej wymiany danych EDI (electronic data interchange). W Polsce wystawia się ok. 1,5 mld faktur rocznie. Szacuje się, że zaledwie 8 - 11 proc. takich rachunków jest przesyłanych elektronicznie. Taki wynik daje Polsce jedno z ostatnich miejsc w Europie. Wyprzedzają nas nie tylko zachodnie gospodarki, ale także Węgry, Czechy czy Litwa. Ograniczony zasięg stosowania e-faktury pokazuje, że obowiązujące przepisy jej nie sprzyjają.

13 lipca 2010 r. Rada Europy opublikowała dyrektywę 2010/45/UE w celu m.in. zliberalizowania obowiązujących zasad przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych. Obowiązkowi dostosowania krajowych przepisów do postanowień dyrektywy zadośćuczynił minister finansów, który 17 grudnia 2010 r. wydał nowe rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz.U. 2010, nr 249, poz. 1661). Minister zniósł obowiązek stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemów EDI przy przesyłaniu e-faktur. Jednocześnie w par. 4 nałożył na przedsiębiorców obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktur.

- Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości wystawcy faktury. Z kolei integralność treści faktury oznacza pewność, że w trakcie jej przesyłania nie doszło do modyfikacji zawartych w niej danych - wyjaśnia Marcin Sobieszek, doradca podatkowy.

Zdaniem Piotra Durskiego z Sage Polska liberalizujące, ale wciąż niejasne wymogi rozporządzenia z 2010 r. znów nie sprawdziły się, podobnie jak przepisy z 2005 r. W efekcie posługiwanie się e-fakturą nadal pozostaje praktyką marginalną. Trwają prace nad przygotowaniem dyrektywy, która pozwoli na wprowadzenie europejskich norm stosowania e-faktur i obrót nimi między państwami.

Krzysztof Polak