Nievatowiec sam decyduje, jaki dokument da kontrahentowi

Przez lata przyzwyczailiśmy się, że faktury wystawiają podatnicy VAT, przy czym zwrot "podatnicy VAT" stosowany był w znaczeniu potocznym, a nie prawnym, czyli rozumiano przez niego osoby płacące ten podatek. Podmioty, które nie zarejestrowały się na VAT, wystawiały rachunki. Dotyczyło to tych, które korzystały ze zwolnień przedmiotowych (lekarze, pośrednicy finansowi itp.), jak i korzystających ze zwolnienia z uwagi na wielkość obrotów (150 000 zł).

Usługi zwolnione

Rok 2014 przyniósł zmiany w tym zakresie - obecnie faktury może wystawiać każdy, nawet podmiot nierejestrowany do VAT (podatnicy zwolnieni to wciąż podatnicy VAT).

Jednocześnie ustawodawca wyraźnie stwierdził, że w przypadku usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT lub przepisów wykonawczych podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur, chyba że zażąda tego nabywca. Dotyczy to także podatników zarejestrowanych.

W efekcie u podatników niezarejestrowanych powstała ciekawa sytuacja. Mogą oni bowiem wciąż wystawiać rachunki za swoje usługi, chyba że nabywca zażąda faktur, ale mogą też sami zadecydować, że będą wystawiali faktury.

Może to wprowadzić nieco zamieszania, gdy podatnik chce wystawiać rachunki, ale niektórzy nabywcy żądają faktur. W takiej sytuacji pojawią się dwa różne dokumenty sprzedaży. [przykład]

Co musi zawierać

Kluczowe staje się to, czym różni się faktura od rachunku. Niewątpliwie nazwą, tylko że jest ona nieobowiązkowa. Ani przepisy o fakturach, ani te o rachunkach nie przewidują konieczności umieszczania na dokumencie jego nazwy - musi się znaleźć m.in. data wystawienia i kolejny numer, ale nie trzeba używać słów "faktura" lub "rachunek". W obu przypadkach są to dane dodatkowe, nieprzewidziane w przepisach, a w rezultacie nie wywołują istotnych skutków. Liczy się treść dokumentu, a nie jego nazwa. Dodatkowo skoro jest to informacja nieobowiązkowa, to można w ogóle z niej zrezygnować.

Okazuje się, że kluczowe jest to, czy została podana podstawa zwolnienia z VAT. Jest ona wymagana tylko na fakturze (rachunek nie musi zawierać takiej informacji). Dodatkowo na fakturze należy podawać miarę zastosowaną do ilości towarów, ale skoro na rachunku należy podać ilość, to w praktyce konieczne też jest określenie, czego dotyczy ta ilość. Zamieszczenie na rachunku informacji o zwolnieniu z VAT nie jest oczywiście błędem - w przypadku rachunku będzie to informacja dodatkowa, ale wywołująca ciekawy skutek prawny. Jeżeli podatnicy zwolnieni z VAT wystawią dokument o nazwie "rachunek" (prawo im tego nie zabrania), ale zamieszczą na nim podstawę do zwolnienia, to wbrew nazwie będzie to faktura. Podatnicy mogą też nazywać swoje dokumenty sprzedaży fakturami lub nie pisać żadnego z tych oznaczeń.

Zmiana przepisów spowodowała, że ze sklepów zaczęły znikać bloczki rachunków, a sprzedawcy często wprowadzali w błąd, że obecnie wystawia się wyłącznie faktury. Oczywiście w dobie komputerów i drukarek brak formularzy to nie problem - zawsze można stworzyć własny wzór i stosować go do rozliczeń z kontrahentami. Warto jednak pamiętać, że przepisy określają jedynie zawartość dokumentu sprzedaży (zarówno faktury, jak i rachunku), wobec czego podatnik w obu przypadkach może stosować własną szatę graficzną, a wymagane informacje podawać w różnych miejscach dokumentu.

Rachunki wciąż są powszechnie wykorzystywane do rozliczania umów cywilnoprawnych (w tym przede wszystkim umów-zleceń i o dzieło).

PRZYKŁAD

Rodzaj druku

Lekarz świadczy w ramach działalności gospodarczej usługi medyczne na rzecz ZOZ-ów. Przez lata wystawiał rachunki. Na początku 2014 r. jeden z kontrahentów zażądał od niego faktur, wobec czego musiał zmienić druk. W przypadku pozostałych wciąż może wystawiać rachunki lub przejść na faktury.

Różnica w treści

potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej: 1) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi; 2) datę wystawienia i numer kolejny rachunku; 3) określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe; 4) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

dokumentująca sprzedaż zwolnioną zawiera co najmniej: 1) datę wystawienia, 2) numer kolejny, 3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, 4) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, 5) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, 6) cenę jednostkową towaru lub usługi, 7) kwotę należności ogółem, 8) wskazanie przepisu ustawy, aktu wykonawczego lub dyrektywy albo innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku.

Podsumowanie

● Każdy podatnik VAT, w tym także zwolniony od podatku (np. lekarz, przedszkole itp.), może wystawiać faktury VAT. Rejestracja do VAT nie jest już w tym zakresie wymagana.

● W przypadku usług zwolnionych od podatku wystawienie faktury nie jest obowiązkowe, chyba że zażąda tego nabywca - ma na to 3 miesiące.

@RY1@i02/2014/218/i02.2014.218.07100050a.802.jpg@RY2@

Paweł Ziółkowski ekspert podatkowy

Paweł Ziółkowski

ekspert podatkowy

Podstawa prawna

Art. 106 ust. 2-3, art. 106e ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.). Par. 14 rozporządzenia ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373 ze zm.). Par. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485).