Od przybytku czasem głowa boli

Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, polscy podatnicy są niezwykle zdyscyplinowani i "ostrożni podatkowo". Efektem tego jest bardzo nieufne podejście do niektórych uproszczeń i ułatwień podatkowych, a czasami wręcz szukanie dziury w całym. Liberalizacja zasad wystawiania faktur elektronicznych i wprowadzenie już nawet tylko dorozumianej akceptacji elektronicznej formy wystawiania i dostarczania faktur może być przyczyną bólu głowy niektórych podatników. Jak się bowiem okazuje, stosunkowo często można spotkać się z problemem podwójnego doręczenia.

Na czym polega ten proceder?

Otóż sprzedawca, wystawiając fakturę, wysyła ją za pośrednictwem poczty elektronicznej (zapewne aby szybciej otrzymać zapłatę) i jeżeli nie posiada wyraźnej zgody na stosowanie faktury elektronicznej, wysyła oryginał w formie papierowej.

I tutaj zaczynają się problemy odbiorcy.

Pierwszy i rzeczywisty jest taki, że jeżeli nabywca zaklasyfikował fakturę otrzymaną e-mailem jako fakturę elektroniczną i rozliczył wykazany w niej VAT naliczony, to otrzymawszy taki dokument w wersji papierowej, może nieopatrznie drugi raz rozliczyć podatek. Oczywiście szczegółowa weryfikacja i filtry stosowane w systemach finansowo-księgowych, w których prowadzone są rejestry VAT, powinny wyeliminować takie ryzyko, jednak w prawdziwym świecie ryzyko jest bardzo duże. Niewiele bowiem trzeba, by w natłoku pracy i wobec mnogości dokumentów faktura taka przeszła przez sito weryfikacji merytorycznej (ostatecznie wykazana w niej transakcja miała miejsce, a opisujący ją pracownik może nie pamiętać, że już raz akceptował taki dowód). Jeżeli chodzi o filtr systemowy, to opiera się on na danych świadczącego i numerze faktury, weryfikując, czy dokument o takich samych danych nie został już ujęty. Najczęściej jednak wystarczy jedna dodatkowa spacja czy "/", by system uznał numery za różne.

I to jest bardzo istotny problem, który trzeba wyeliminować. Jak to zrobić? Najłatwiej poinformować sprzedawcę, że zgadzamy się na fakturę elektroniczną i nie życzymy sobie tego dokumentu w formie papierowej, albo nie uznawać faktury elektronicznej, nie rozliczać z niej VAT, czekając na dokument papierowy (osobiście sugerowałbym poinformować o tym kontrahenta, bo jeżeli wystawca uzna nasze milczenie za zgodę, to nie doczekamy się wersji papierowej).

Drugi problem jest wyłącznie konsekwencją naszej przesadnej ostrożności, o której napisałem w pierwszym zdaniu. Otóż niektórzy podatnicy obawiają się, że jeżeli otrzymają więcej niż jedną fakturę, to w ogóle nie będą mogli odliczyć VAT naliczonego. Owszem, do końca marca 2013 r. nie można było rozliczyć VAT, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż. Ale już nawet wówczas chodziło o więcej niż jedną fakturę, a nie o więcej niż jeden egzemplarz tej samej faktury. Jeżeli otrzymujemy fakturę e-mailem, a następnie ten sam dokument w wersji papierowej, to powinniśmy mówić o kolejnym egzemplarzu, a nie o kolejnej fakturze - to nie ma żadnego znaczenia. Jeżeli sobie zrobimy kserokopię takiej faktury czy wydrukujemy ją z e-maila, to będziemy mieli trzecią, czwartą, piątą itd. ...i wszystko to nie ma żadnego znaczenia. Nasze prawo do rozliczenia istnieje i jest niezmienne.

Na zakończenie warto jednak zaznaczyć, że biorąc pod uwagę to, iż podwójne doręczenie nie należy do rzadkości i chociaż samo w sobie nie jest zagrożeniem dla VAT naliczonego, to jednak moment doręczenia jest niezwykle ważny przy wyznaczaniu terminu rozliczania podatku naliczonego. Z tego powodu powinniśmy doprecyzować z naszym kontrahentem, co jest tym doręczeniem: dostarczenie faktury elektronicznej czy papierowej.

@RY1@i02/2014/154/i02.2014.154.07100020a.802.jpg@RY2@

Radosław Kowalski doradca podatkowy

Radosław Kowalski

doradca podatkowy