Trzeba wystawić paragon do prywatnych przejazdów zatrudnionych

Obowiązek ewidencjonowania przychodów za pomocą kasy to jeden z kilku problemów związanych z rozliczaniem paliwa do samochodów służbowych wykorzystywanych przez pracowników do celów prywatnych po godzinach pracy. Chodzi więc np. o jazdy na zakupy z rodziną, dojazdy do przedszkola, wyjazdy weekendowe czy na urlop.

W ostatnim czasie zapadł wyrok, który pokazuje, jakie stanowisko zajmuje w takich sytuacjach fiskus. Niestety sąd (wyrok WSA we Wrocławiu z 16 czerwca 2016 r., sygn. akt I SA/Wr 303/16, nieprawomocny) zgodził się z dyrektorem izby skarbowej, że firma musi ewidencjonować zużycie paliwa za pomocą kasy fiskalnej.

Sprawa dotyczyła spółki, która chciała kupić lub wyleasingować samochody. Mają z nich korzystać pracownicy spółki - co do zasady dla celów wykonywanej działalności gospodarczej. Zasady udostępniania pojazdów będzie określał specjalny regulamin. Zgodnie z nim pracownicy będą mogli wykorzystywać samochody w godzinach pracy wyłącznie w celach służbowych oraz w interesie i na zlecenie firmy. Co więcej, reguły udostępniania aut służbowych będą wynikać z umów, które podpiszą pracownicy. Będzie w nich również upoważnienie do korzystania z samochodów służbowych do celów osobistych pracowników, po godzinach pracy. W zamian pracownik będzie miał obowiązek dbać o auto.

Problemem stały się procedury związane z rozliczeniem paliwa do samochodów. Kupować je będzie spółka - co do zasady na potrzeby przejazdów służbowych. Ale w praktyce pracownicy będą zużywać zatankowane w godzinach pracy paliwo również do celów prywatnych. Jeśli jednak w weekend paliwo się skończy, to pracownik będzie musiał je kupić z własnych środków. Firma nie będzie za nie zwracała pieniędzy. Może się też zdarzyć, że benzyna lub olej zatankowane w weekend z prywatnych pieniędzy pracownika zostaną zużyte również do celów służbowych w poniedziałek. Spółka założyła też, że zużycie paliwa na cele prywatne będzie marginalne i sporadyczne. Podała również, że będzie ponosić wszelkie koszty związane z użytkowaniem przedmiotowych samochodów, takie jak ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, materiały eksploatacyjne, przeglądy okresowe, wymiana oleju i innych płynów oraz zużywających się części w wyniku zwykłego korzystania z pojazdu. Spółce będzie też przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, w całości lub w części, z tytułu nabycia lub używania na podstawie określonej umowy cywilnoprawnej samochodów służbowych.

Spór z fiskusem sprowadzał się do rozstrzygnięcia, czy w związku z udostępnieniem pracownikom samochodów służbowych do realizacji zadań służbowych i sporadycznego używania do celów prywatnych spółka musi rejestrować te zdarzenia na kasie fiskalnej.

Jej zdaniem nie będzie miała takiego obowiązku, ponieważ skala wykorzystania samochodów do celów prywatnych przy okazji realizacji zadań służbowych jest nieznaczna, a wyodrębnienie zużycia paliwa na te cele jest niemożliwe. Nie może ona ustalić podstawy opodatkowania w ten sposób, że określi ilość i wartość zużytego przez pracownika paliwa do celów prywatnych. W konsekwencji spółka nie będzie zobowiązana do rejestracji tych zdarzeń (zużycia służbowego paliwa przez pracowników do celów prywatnych realizowanych przy okazji podróży służbowych) na kasie rejestrującej.

Dyrektor izby skarbowej nie zgodził się z tym jednak. Jego zdaniem spółka nieodpłatnie przekazuje pracownikom paliwo do samochodów na ich cele osobiste. Zgodnie natomiast z art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710), nieodpłatne przekazanie należy traktować jak odpłatną dostawę towarów, a to oznacza, że spółka niejako sprzedaje paliwo pracownikom. W związku z tym spółka może odliczać 50 proc. podatku naliczonego od wydatków związanych z samochodami wykorzystywanymi do celów mieszanych, czyli zarówno do działalności gospodarczej, jak i do prywatnego użytku. Co więcej, sprzedaż będzie na rzecz osób fizycznych nieprowadzających działalności gospodarczej. To oznacza, że zużycie paliwa należącego do przedsiębiorstwa przez pracowników na ich cele osobiste będzie podlegać obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej.

Zdaniem organu nie ma też w takim przypadku zastosowania zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji na podstawie rozporządzenia ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2014 r. poz. 1544 ze zm.). Sprawa trafiła więc do sądu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu podzielił stanowisko fiskusa, oddalił skargę spółki. Sąd wskazał, że nie ma wątpliwości, iż:

- spółka dokonuje odpłatnej dostawy paliwa na rzecz pracowników, w części, w jakiej paliwo to wykorzystane zostało do celów prywatnych pracowników, oraz

- że jest to nieodpłatne przekazanie towarów na cele osobiste pracowników, o którym mowa w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

Sąd wyjaśnił, że zgodnie z art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników. Ustawa o VAT zrównuje takie nieodpłatne przekazanie z odpłatną dostawą towaru. Zgodnie z kolei z definicją określoną w art. 2 pkt 22 ustawy o VAT, odpłatna dostawa to sprzedaż.

Z kolei zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają obowiązek prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zdaniem WSA przepisy jednoznacznie wskazują, że w każdym przypadku, gdy dochodzi do sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, powstaje po stronie podatnika obowiązek ewidencjonowania obrotu. Oznacza to, że obowiązkowi temu podlega też zużycie paliwa należącego do firmy przez pracowników na ich cele osobiste.

Sąd zgodził się też, że nie ma zastosowania w takim przypadku zwolnienie wynikające z rozporządzenia ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W par. 4 tego rozporządzenia wymienione zostały niektóre czynności wyłączające możliwość korzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania. Ale już z par. 4 pkt 1 lit. m rozporządzenia wynika, że zwolnienia nie stosuje się do dostawy wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU.

Sąd wskazał też, że nie ma znaczenia to, iż firma nie jest w stanie ustalić rzeczywistego zużycia paliwa na cele osobiste pracowników. Sąd przyznał jednak, że może to być problemem dla spółki. W uzasadnieniu wyroku wskazał, że może jedynie postulować o zmianę przepisów ustawy o VAT i jasne określenie zasad ewidencjonowania obrotu w przypadku przekazywania samochodów służbowych na cele mieszane (służbowo-prywatne).

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 14 czerwca 2016 r. (sygn. akt I SA/Wr 303/16) stanął po stronie fiskusa. Uznał bowiem, że istnieje obowiązek stosowania kasy rejestrującej w przypadku zużycia paliwa na cele osobiste przez pracownika.

Nadal są dylematy z rozliczaniem paliwa

Wątpliwości związane z rozliczaniem paliwa dotyczą również podatku dochodowego od osób fizycznych. Chodzi o wprowadzony 1 stycznia 2015 r. ryczałt dotyczący samochodów. Zgodnie z przepisami (art. 12 ust. 2a-2c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), jeśli pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych, to pracodawca musi mu doliczyć do przychodu:

- 250 zł miesięcznie - jeśli samochód ma pojemność silnika do 1600 cm sześc. lub

- 400 zł miesięcznie - jeśli auto ma silnik o pojemności powyżej 1600 cm sześc.

Ponadto jeśli pracownik korzysta ze służbowego pojazdu do celów prywatnych przez część miesiąca, wtedy wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 powyższych kwot.

Kwoty te pracodawcy doliczają do przychodu pracowników ze stosunku pracy i pobierają od nich zaliczki na podatek (45 zł lub 72 zł, przy założeniu, że stawka PIT to 18 proc.).

Część firm udostępnia jednak auta służbowe częściowo odpłatnie. Wtedy pracodawca musi do przychodu pracownika doliczyć kwotę będącą różnicą między jednym z powyższych limitów a odpłatnością, którą uiszcza pracownik firmie.

Powyższe limity rozwiązały wcześniejsze problemy firm, które udostępniają nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie auta służbowe pracownikom po godzinach pracy.

Problem dotyczy jednak tego, czy powyższe limity obejmują również wydatki na paliwo, jakie kupuje pracodawca do samochodu służbowego w części, jaką pracownik zużywa do jazd prywatnych.

Fiskus twierdzi, że ryczałt samochodowy nie obejmuje paliwa. Jeśli więc firma finansuje jego zakup i jest ono zużywane do prywatnych celów pracownika, to ma obowiązek doliczyć do przychodu z pracy również kwotę wydatków na paliwo w części, jaką zużywa pracownik na swoje własne cele. Problem w tym, że stanowisko fiskusa nie wynika wprost z art. 12 ust. 2a-2c ustawy o PIT. Co więcej, sądy administracyjne nie zgadzają się ze stanowiskiem organów podatkowych. Na razie jednak są to wojewódzkie sądy, a ich orzeczenia są nieprawomocne. Nie mniej istotna jest argumentacja, jaką posługują się wojewódzkie sądy administracyjne (chodzi przykładowo o wyrok WSA w Warszawie z 5 maja 2016 r., sygn. akt III SA/Wa 1925/15, oraz WSA we Wrocławiu z 23 listopada 2015 r., sygn. akt I SA/Wr 1595/15).

Sądy wskazują, że w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT wyraźnie wskazano, że otrzymanym świadczeniem jest wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych. Wykorzystywać oznacza zaś posługiwać się, używać.

Co więcej, świadczeniem pracodawcy nie jest samo udostępnienie samochodu, ale zapewnienie możliwości prawidłowego jego używania, w tym ponoszenie niezbędnych wydatków umożliwiających używanie.

Wojewódzkie sądy administracyjne wskazują też, że nie można uznać - jak to robią organy podatkowe - iż ryczałt obejmuje koszty eksploatacji (napraw, zmiany opon), a nie obejmuje innego niezbędnego do użytkowania kosztu, czyli paliwa. Nie jest bowiem możliwe wykorzystywanie auta bez paliwa. Zdaniem sądów przepisy o ryczałcie zostały powiązane z pojemnością silnika samochodu. A jest to parametr, od którego zależy zużycie paliwa. Z kolei pojemność silnika nie wpływa na inne koszty eksploatacyjne lub jest on znikomy.

W orzecznictwie sądów nie ma też wątpliwości, że podobnie skonstruowany ryczałtowy zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych (lub do celu prowadzenia działalności gospodarczej) obejmuje wszystkie koszty - w tym koszty paliwa.

Sądy podkreślają też, że intencją wprowadzenia ryczałtu samochodowego w PIT było uproszczenie zasad ustalania wartości świadczenia. Objęcie ryczałtem samego tylko udostępnienia samochodu lub ewentualnie kosztów stałych związanych z jego eksploatacją przy konieczności odrębnego i skomplikowanego ustalania kosztów zużycia paliwa nie realizowałoby założonego celu - wskazał WSA w Warszawie. Przeciwnie, jeszcze bardziej skomplikowałoby rozliczenia.

PRZYKŁAD

Doliczanie

Za udostępnienie samochodu o pojemności silnika 1200 cm sześc. pracownik płaci pracodawcy 100 zł. Firma musi więc doliczyć do przychodu zatrudnionego 150 zł miesięcznie (różnica między 250 zł i 100 zł).

Niezbędne są odpowiednie zapisy w umowie o pracę

Wydatki na paliwo do samochodów wykorzystywanych do działalności gospodarczej przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych. Nie ma co do tego wątpliwości. Są to bowiem wydatki związane z przychodami, zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodów.

Problem powstaje jednak w przypadku wydatków na paliwo, które poniosła firma, a które jest wykorzystywane do samochodów służbowych przez pracowników. Sprawa się dodatkowo komplikuje, jeśli firma kupuje paliwo, a pracownik, członkowie zarządu czy prezes wykorzystują je do jazd prywatnych samochodem służbowym. W praktyce jednak również w takim przypadku przedsiębiorcy mają prawo do zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych, ale pod warunkiem, że firma odpowiednio skonstruowała umowy i regulaminy wynagrodzeń. Chodzi o to, aby wynikało z nich jasno, że paliwo tankowane na koszt firmy podczas jazd prywatnych - zakupów, przejazdów do przedszkola, szkoły, a nawet na wakacje - stanowi pozapłacową formę wynagrodzenia pracownika. Zwraca na to uwagę dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 5 stycznia 2016 r. (nr IPPB6/4510-413/15-2/AG). Zgodził się on ze stanowiskiem podatnika, który dowodził, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu, poza spełnieniem ustawowych przesłanek, muszą być związane ze świadomym, zamierzonym, przemyślanym i logicznym działaniem podatnika, które jest podporządkowane osiągnięciu przychodów. Takim działaniem jest np. udostępnienie pracownikom samochodu służbowego do korzystania w celach służbowych i prywatnych. Co więcej, udostępnienie pracownikom samochodu służbowego do celów prywatnych jest formą wynagrodzenia i zmotywowania pracownika. Jest to bowiem nieodpłatne świadczenie, które należy traktować jako przychód ze stosunku pracy. A zatem, podobnie jak wynagrodzenie pieniężne, koszt udostępnienia samochodu służbowego jest kosztem uzyskania przychodu. W praktyce nie chodzi jednak o samo udostępnienie pojazdu, ale o wszelkie ponoszone przez firmę koszty związane z takimi samochodami udostępnionymi, a więc koszty nabycia, raty leasingowej, napraw, ubezpieczenia, koszty paliwa w części pokrywanej przez spółkę.

Podobne stanowisko zajął również dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu (interpretacja z 20 grudnia 2010 r., nr ILPB4/423-169/10-6/DS i dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja z 25 maja 2015 r., nr IPPB3/4510-165/15-2/GJ).

@RY1@i02/2016/156/i02.2016.156.18300030b.101(c).gif@RY2@

Warunki zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów

OPINIA EKSPERTA

Trzeba pamiętać o dokumentach

@RY1@i02/2016/156/i02.2016.156.18300030b.801.jpg@RY2@

Łukasz Blak doradca podatkowy, Certus LTA

Pracodawca może zaliczyć poniesiony wydatek na paliwo do kosztów uzyskania przychodów.

Udostępnienie samochodu służbowego dla celów prywatnych oznacza bowiem, że pracownik otrzymuje dodatkowe świadczenie w naturze w ramach stosunku pracy, obok wynagrodzenia otrzymanego w formie pieniężnej. Jako że nie ulega wątpliwości, że wypłata wynagrodzenia (zarówno w formie pieniężnej, jak i rzeczowej) stanowi koszt uzyskania przychodów, to również koszt paliwa - będący de facto składnikiem wynagrodzenia - powinien stanowić koszt podatkowy. Świadczenie w postaci paliwa na rzecz pracownika ma bowiem dodatkowo zmotywować go do wydajnej pracy, związać z pracodawcą, zapewnić odpowiednią mobilność itp. Powyższe zaś powinno się przekładać na zwiększone przychody pracodawcy.

Wskazać należy, że podobne stanowisko zajmują obecnie organy podatkowe, wskazując, iż jeżeli rozpoznany zostanie przychód po stronie pracownika (i pracodawca jako płatnik pobierze podatek PIT) z tytułu świadczenia pracodawcy w postaci paliwa (bądź jako element ryczałtu, bądź odrębnie), to wydatek na paliwo jest kosztem podatkowym.

Biorąc pod uwagę, że w przypadku używania paliwa zawsze mamy do czynienia z przychodem po stronie podatnika, w mojej opinii wydatek na paliwo przeznaczone na cele prywatne pracownika zawsze powinien stanowić koszt podatkowy. W sytuacji niezadeklarowania takiego przychodu przez podatnika, w razie kontroli nie będzie bowiem podstaw do kwestionowania kosztu podatkowego (jako ewidentnie związanego z przychodem pracodawcy stanowiącego bowiem element wynagrodzenia w naturze otrzymywanego przez pracownika), a jedynie do ewentualnego doszacowania przychodu po stronie pracownika (przy założeniu, że paliwo finansowane przez pracodawcę nie zawiera się w ryczałcie z tytułu używania samochodu).

Należy tylko pamiętać, aby przedmiotowe świadczenie w postaci paliwa przyznać pracownikowi w odpowiednim dokumencie płacowym, aby uniknąć ewentualnego potraktowania go jako darowizny na rzecz zatrudnionego.

@RY1@i02/2016/156/i02.2016.156.18300030b.802.jpg@RY2@

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl