KAS zna trudności z rejestracją w PUESC i zapewnia, że stara się je rozwiązać

Poprosiliśmy również o komentarz Krajową Administrację Skarbową. Zgodnie z wczorajszą zapowiedzią publikujemy ją dziś w całości.

KAS wyjaśnia

Centralizacja procesu rejestracji pozwoliła na osiągnięcie wielu korzyści zarówno po stronie administracji, jak i po stronie klienta.

Scentralizowanie rejestracji pozwoliło na:

• uspójnienie danych podmiotu i jego reprezentantów;
• utrzymywanie wysokiej jakości danych;
• wprowadzenie jednolitości procedur i postępowania;
• zapewnienie jednokrotnej rejestracji przez klienta w SISC.

Rejestracja przedsiębiorców i ich przedstawicieli zapewnia dostęp do wielu usług i systemów KAS. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych klienta oraz zgodności rejestracji z przepisami prawa konieczna jest wnikliwa analiza dokumentów rejestracyjnych i uprawnień. Rejestracja nie jest czysto technicznym automatycznym procesem polegającym na przyjęciu i zatwierdzeniu wniosku. Prawidłowa rejestracja to proces złożony, wymagający m.in. analizy danych i weryfikacji ich prawdziwości w wielu źródłach, weryfikacji upoważnień oraz zasadności złożenia wniosku.

Aktualnie czas oczekiwania na rejestrację wygląda następująco:

1. rejestracja osób odbywa się na bieżąco – jeżeli są spełnione warunki. W przypadku braków organ rejestrujący wysyła informację i oczekuje na wpływ potwierdzenia tożsamości. Czas załatwienia wniosku jest zależny od czasu uzupełnienia dokumentów. W przypadku braku spełnienia warunków po 30. dniu oczekiwania wniosek załatwiany jest negatywnie.

2. rejestracja podmiotów – czas oczekiwania maksymalnie 2 dni, jeżeli są spełnione warunki formalne. W przypadku braków formalnych organ rejestrujący wzywa o ich uzupełnienie i postępuje identycznie jak przy osobach fizycznych.

Istnieje ścieżka nadawania przedsiębiorcom numerów EORI w trybie pilnym. Jeżeli wszystkie warunki są spełnione, wniosek od ręki rozpatrywany jest pozytywnie, a w przypadku braków nadawany jest numer tymczasowy na 30 dni.

3. reprezentacja – czas oczekiwania zależy od dynamiki liczby wpływających wniosków. Obecnie napływ wniosków o reprezentację jest bardzo duży. Stąd czas oczekiwania na zarejestrowanie reprezentacji jest dłuższy. Taki stan rzeczy wynika z:

• braku wcześniejszego działania po stronie podmiotów, które nie rejestrowały/aktualizowały swoich reprezentacji przez ostatnie 3 lata po uruchomieniu usługi e-Klient, pomimo apeli publikowanych przez MF;
• nieprawidłowości w składanych wnioskach (wypełnienia niezgodne z upoważnieniami, wybranie opcji dodaj zamiast aktualizuj reprezentację, kilkukrotne składanie tych samych wniosków);
• nieprawidłowe upoważnienia składane do sprawy (brak podpisu mocodawców, brak określenia formy przedstawicielstwa, brak określenia terminu obowiązywania pełnomocnictwa, nieprawidłowe podstawy prawne, brak oryginału).

W obszarze reprezentacji również uruchomiono szybką ścieżkę, tzw. pilne nadanie reprezentacji dla osób fizycznych, które są przedstawicielami podmiotu, ponieważ bez tego powiązania nie mogą dokonać odprawy celnej. Wiązanie podmiot-podmiot nie jest tak pilne, ponieważ systemy operacyjne wprowadziły specjalne kody lub inne rozwiązania pozwalające na wypełnienie obowiązku ustawowego, i tak:

• w systemach celnych wprowadzony został kod 0PL15, który umożliwia wysłanie zgłoszenia celnego przez osoby, które posiadają UPO dla złożonego wniosku o rejestrację reprezentacji;
• w systemach akcyzowych można złożyć e-DD w wersji papierowej.

Co oznacza, że minimum niezbędne do wypełnienia obowiązków ustawowych, czyli:

• założenie konta,
• zarejestrowanie osoby fizycznej,
• zarejestrowanie podmiotu,
• otrzymanie UPO dla wniosku o rejestrację/aktualizację reprezentacji jest realizowane od ręki.

Podjęto działania organizacyjne mające na celu przyspieszenie rejestracji i zapewnienia docelowo bieżącej rejestracji wszystkich rodzajów wniosków.

Trwają również prace nad modernizacją systemu informatycznego, w celu zapewnienia optymalizacji procesu rejestracji w zakresie działań do wykonania zarówno po stronie klienta, jak i urzędnika. Przygotowywana jest zmiana portalu PUESC w kierunku dostosowania go do oczekiwań klientów. Planowane jest też wprowadzenie szeregu działań automatycznych, które usprawnią obsługę po stronie urzędu i skrócą czas oczekiwania na rozstrzygnięcie rejestracyjne po stronie klienta.

Monitorujemy stan przygotowania podmiotów gospodarczych do wypełniania obowiązków związanych z obowiązkiem uzyskania zaawansowanego poziomu dostępu do PUESC.

Celowo zostało zaprojektowane odpowiednio długie vacatio legis dla tych przepisów (7 i 10 miesięcy), aby podmioty gospodarcze miały wystarczająco dużo czasu na zarejestrowanie się.

Od ogłoszenia przepisów ustalających ten obowiązek, tj. od 28 września 2018 r., przypominamy podmiotom gospodarczym o obowiązku posiadania zaawansowanego dostępu – w trakcie spotkań z tymi podmiotami oraz za pośrednictwem strony PUESC.

W niedługim czasie na Platformie PUESC, w trakcie wypełniania zgłoszeń SENT, będzie pojawiał się również komunikat przypominający o tym obowiązku. ©℗

Wydział do spraw Komunikacji Krajowej Administracji Skarbowej Biuro Komunikacji i Promocji