Jak przygotować się do e-kontroli

Wszystkie czynności uregulowane w Dziale VI Kontrola podatkowa Ordynacji podatkowej mają zastosowanie zarówno do kontroli podatkowej prowadzonej w tradycyjnej formie, jak i w sposób przewidziany dla e-kontroli. Podstawą do przeprowadzenia e-kontroli jest przepis Ordynacji podatkowej, z którego wynika, iż organ kontroli może wezwać podatnika do udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.

Podkreślenia wymaga fakt, iż organy podatkowe muszą, co do zasady, powiadomić kontrolowanego o zamiarze przeprowadzenia kontroli podatkowej, osoby przeprowadzające e-kontrolę muszą posiadać stosowne upoważnienie, przebieg kontroli podatkowej jest dokumentowany protokołem z kontroli, zakończenie kontroli podatkowej powinno następować bez zbędnej zwłoki.

Jednocześnie w przypadku e-kontroli, organ podatkowy wzywa podatnika do udostępnienia określonego rodzaju danych w sposób elektroniczny. Przedmiotowe wezwanie powinno wskazywać także format plików, w którym dokumenty mają być przesłane, oraz termin ich przekazania. Wezwanie to determinuje fakt, iż mamy do czynienia z e-kontrolą.

Podstawą do przeprowadzenia e-kontroli są przekazane przez podatnika dane i dokumenty. E-kontrola jest przeprowadzana, co do zasady, w sposób cyfrowy. W celu zestawiania i przetwarzania danych uzyskiwanych od podatników organy podatkowe stosują odpowiednie, dostosowane do potrzeb przeprowadzania e-kontroli, oprogramowanie. Najczęściej jest to system informatyczny ACL (lub ewentualnie IDEA).

W przypadku e-kontroli czynność pobrania plików w formie elektronicznej powinna być udokumentowana przez organy podatkowe stosownym protokołem, w którym zostanie określone, jakie dokumenty i informacje zostały w ten sposób przekazane.

Sposób przeprowadzenia e-kontroli nie zobowiązuje kontrolujących do przebywania w siedzibie kontrolowanego - co jednak w wyjątkowych sytuacjach nie jest wykluczone. Kontrolujący mają nadal prawa określone w art. 286 Ordynacji podatkowej, w tym w szczególności prawo wstępu na grunt, do budynków, lokali i innych pomieszczeń kontrolowanego.

Różnice te sprowadzają się głównie do aspektów technicznych obu rodzajów kontroli i dotyczą:

● miejsca przeprowadzania kontroli podatkowej - w przypadku kontroli tradycyjnej jest to zawsze siedziba kontrolowanego, co nie jest regułą w przypadku e-kontroli. Tu istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli podatkowej wyłącznie w siedzibie kontrolującego;

● dokumentów będących podstawą kontroli podatkowej - w przypadku e-kontroli są to najczęściej dane przesłane drogą elektroniczną, w tym zestawienia i wyliczenia. W przypadku kontroli tradycyjnej są to dokumenty w wersji papierowej, w tym księgi i dokumenty źródłowe;

● sposobu przeprowadzenia kontroli - w przypadku e-kontroli istnieje możliwość badania i zestawiania wielu posiadanych przez organ podatkowych danych i informacji, nie tylko ściśle związanych z danym podatnikiem. W przypadku kontroli tradycyjnej zestawienia takich danych są utrudnione ze względów technicznych;

● zakresu kontroli podatkowej - z uwagi na możliwość zestawiania różnych danych i informacji e-kontrola jest z reguły kontrolą podatkową w szerszym zakresie, dotyczącą większej ilości kontrolowanych zagadnień;

● stosowania w praktyce - kontrole tradycyjne stanowią nadal znaczącą liczbę przeprowadzanych kontroli podatkowych przez organy kontroli. E-kontrola to nadal nowość w praktyce kontrolujących. Należy jednak wskazać, iż e-kontrole coraz częściej są i zapewne będą praktykowane przez organy kontroli. Świadczy o tym fakt, że coraz więcej urzędów skarbowych jest wyposażonych w nowoczesne oprogramowanie komputerowe służące do e-kontroli.

W trakcie przeprowadzania kontroli podatkowej w formie elektronicznej zarówno kontrolujący, jak i kontrolowany mają takie same prawa i obowiązki jak przy kontroli tradycyjnej. W tym zakresie znaczenie może mieć ustawa z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, która definiuje pojęcie "informacje niejawne" oraz wprowadza szczególne zasady ochrony tych informacji w zakresie ich przesyłania, udostępniania oraz przechowywania, wprowadzając także stosowne zmiany do Ordynacji podatkowej w tym zakresie (zmiana m.in. art. 286 i 296 Ordynacji podatkowej).

Po stronie kontrolowanego systemy księgowo-finansowe muszą być dostosowane do tego, aby istniała możliwość zgrywania danych na nośniki informatyczne lub przesyłanie określonych dokumentów i informacji drogą elektroniczną. Z przepisów Ordynacji podatkowej wynika bowiem, iż organ podatkowy ma możliwość zażądania od podatnika przesłania dokumentów i informacji w związku z przeprowadzaną kontrolą w formie elektronicznej w każdym momencie. Brak możliwości technicznych po stronie podatnika nie jest przesłanką odstąpienia od e-kontroli na rzecz kontroli tradycyjnej.

Kontrolowany w trakcie e-kontroli powinien w sposób precyzyjny oraz zgodnie z zakresem określonym w wezwaniu organu kontroli przesyłać odpowiednio przygotowane dokumenty i informacje. Nie jest bowiem w jego interesie przekazywać organom kontroli większej ilości dokumentów i informacji niż to wynika z przedstawionego zakresu kontroli. W przypadku przesyłania tych informacji drogą elektroniczną istnieje takie niebezpieczeństwo. W przypadku wysyłania np. ksiąg rachunkowych należy przed ich wysyłką dokonać stosownej selekcji informacji i dokumentów podlegających e-kontroli.

Ponadto istotne znaczenie, z punktu widzenia kontrolowanego, ma wyznaczenie odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za kontakty z organem kontroli. Osoba ta powinna znać system księgowo-rachunkowy w danym podmiocie oraz szczegółowe rozliczenia podatkowe, a także mieć podstawową wiedzę o formach przekazywanych dokumentów i informacji w ramach e-kontroli (dysk wymienny, CD lub DVD lub inna forma).

W doktrynie wskazuje się wiele zalet kontroli podatkowych przeprowadzanych w sposób elektroniczny. Po stronie kontrolowanego są to przede wszystkim mniejsze zaangażowanie w toku kontroli podatkowej związane z tym, że kontrola odbywa się, co do zasady, w siedzibie organu podatkowego oraz skrócenie czasu trwania samej kontroli podatkowej.

Po stronie kontrolującego zaletą jest przede wszystkim możliwość przeprowadzania kontroli podatkowej w szerszym zakresie niż w przypadku kontroli podatkowej przeprowadzanej w formie tradycyjnej. Systemy informatyczne stosowane w e-kontroli zwiększają możliwość skontrolowania wielu zagadnień podatkowych oraz pozwalają na szersze zestawianie danych. Powyższe możliwości będą w szczególności przydatne w trakcie dokonywania obliczeń matematycznych, np. w przypadku wyliczania zobowiązania podatkowego, kwot podatku do zwrotu, prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów itp. Ponadto niewątpliwie sprawniej będzie przebiegać kontrola analityczna otrzymanych zestawień i dokumentów źródłowych.

@RY1@i02/2010/168/i02.2010.168.086.012a.001.jpg@RY2@

Fot. Archiwum

Joanna Patyk, doradca podatkowy prowadzący Kancelarię Podatkową Tax & Business

doradca podatkowy prowadzący Kancelarię Podatkową Tax & Business

opracowanie sf

Dział VI Kontrola podatkowa oraz art. 286 par. 1 pkt 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. na 8, poz. 60 z późn. zm.).