NIP musi posiadać osoba fizyczna i przedsiębiorca

Numer identyfikacji podatkowej jest zestawem cyfr tak dobranych, że wyklucza powtórzenie się takiej samej kombinacji dla dwóch różnych podmiotów. Podatnicy podają NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru zobowiązane są organy podatkowe lub celne. W sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać NIP na żądanie niektórych organów.

Obowiązkowi ewidencyjnemu, a także obowiązkowi posiadania NIP podlegają osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych przepisów są podatnikami. Numer podatkowy muszą także posiadać zakłady (oddziały) osób prawnych oraz płatnicy podatków, a także podmioty będące płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne. W zakresie identyfikacji podatkowej płatnik może dopełnić obowiązków za podatnika.

Dobrym przykładem obrazującym obowiązki w zakresie uzyskania NIP przez podatników jest orzeczenie NSA z 20 września 2006 r. (sygn. akt I FSK 1020/05), w którym sąd wyjaśnił, że obowiązek ewidencyjny oraz obowiązek rejestracji podatników podatku od towarów i usług wynikają z dwóch różnych ustaw. Spełnienie tych obowiązków jest od siebie niezależne, tzn. dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego nie zwalnia podatnika z obowiązku dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego i odwrotnie.

Sąd podkreślił także, że spółka jest podatnikiem podatku od towarów i usług. Jako jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej podlega rejestracji według przepisów ustawy o VAT, niezależnie od obowiązków ewidencyjnych wynikających z ustawy o NIP.

Ewidencji podatników, płatników podatków i płatników składek ubezpieczeniowych dokonują naczelnicy urzędów skarbowych. Nadanie NIP następuje w drodze decyzji wydanej przez tego naczelnika. Dla płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych właściwym organem będzie naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika.

Aby uzyskać NIP, należy złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne, które składa się tylko raz. Na podstawie złożonego zgłoszenia danemu podmiotowi zostaje nadany numer podatkowy. Niezależnie od ilości i rodzajów ciążących na danym podmiocie obowiązków dany podmiot posługuje się tym samym NIP. Zgłoszenia identyfikacyjnego trzeba dokonać w określonych terminach.

Trzeba wiedzieć, że w sytuacji gdy z przepisów wynikają różne terminy dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, podatnik, płatnik podatku oraz płatnik składek ubezpieczeniowych dokonuje zgłoszenia raz, w terminie najwcześniejszym.

Rodzaj druku, na którym trzeba zawnioskować do urzędu skarbowego o nadanie NIP, zależy od tego, kto o nadanie takiego numeru występuje.

Minister finansów w rozporządzeniu dotyczącym wzorów formularzy NIP określił wzory:

1) zgłoszenia identyfikacyjnego osoby fizycznej prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą - niebędącej przedsiębiorcą (NIP-1);

2) zgłoszenia identyfikacyjnego osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem (NIP-2);

3) zgłoszenia identyfikacyjnego osoby fizycznej nieprowadzącej samodzielnie działalności gospodarczej (NIP-3);

4) załączników do zgłoszenia NIP-1 i NIP-2:

a) informacji o rachunkach bankowych (NIP-B);

b) informacji o miejscach prowadzenia działalności (NIP-C);

5) załączników do zgłoszenia NIP-2:

a) informacji o wyodrębnionych jednostkach wewnętrznych podmiotu podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu (NIP-2/A);

b) informacji o wspólnikach spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej lub o spółkach tworzących podatkową grupę kapitałową (NIP-D).

Zgłoszenie o nadanie NIP trzeba też złożyć do odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego. Przepisy wskazują, że w sprawach m.in. o nadanie NIP właściwymi naczelnikami urzędów skarbowych są:

1) dla podatników podatku od towarów i usług, niekorzystających ze zwolnienia od tego podatku - naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku od towarów i usług;

2) dla jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, korzystających ze zwolnienia od podatku od towarów i usług - naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę jednostki lub miejsce wykonywania działalności;

3) dla pozostałych podatników:

a) będących podatnikami podatku dochodowego - naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach tego podatku,

b) niebędących podatnikami podatku dochodowego - naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika, a jeżeli podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce - naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście;

4) dla płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych niebędących jednocześnie podatnikami, o których mowa w pkt 1-3 - naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika; w pozostałych przypadkach właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego jest naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście.

W przypadku zmiany danych podanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym należy zaktualizować dane objęte tym zgłoszeniem. Aktualizacji dokonuje się przez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Robi się to na takim samym formularzu NIP jak ten, na którym dokonywane jest zgłoszenie w celu uzyskania NIP, zaznaczając na formularzu, że dokonuje się aktualizacji.

Również przy aktualizacji danych należy przestrzegać odpowiednich terminów.

W przypadku umorzenia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji o nadaniu NIP postępowanie to wznawia się z urzędu

Płatnicy są zobowiązani do zaopatrzenia się w formularze zgłoszeń w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na ich siedzibę.

Płatnik w terminie siedmiu dni od dnia potrącenia pierwszej zaliczki na podatek dochodowy lub od dnia złożenia oświadczenia w sprawie rozliczenia rocznego dostarcza podatnikowi formularz zgłoszenia identyfikacyjnego.

W terminie 14 dni od dnia otrzymania formularza zgłoszenia podatnik powinien złożyć płatnikowi zgłoszenie identyfikacyjne.

Płatnik jest zobowiązany przekazać, w tym za pośrednictwem placówki pocztowej operatora publicznego, zgłoszenie identyfikacyjne naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia formularza zgłoszenia przez podatnika.

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu oraz otrzymują numery identyfikacji podatkowej. Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają również podmioty, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, a w szczególności zakłady (oddziały) osób prawnych oraz płatnicy podatków i składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Podmioty te również otrzymują NIP. Każdy więc podmiot posiadający status podatnika lub płatnika podatków lub płatnika składek ubezpieczeniowych i zdrowotnych jest zobowiązany do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego. Podkreślić również należy, że nie jest prawnie dopuszczalna sytuacja nadania jednego NIP dwóm podmiotom, z których jeden jest np. podatnikiem podatku od towarów i usług, a drugi podatnikiem lub płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, oraz posługiwanie się numerem nadanym innemu podmiotowi. Numer identyfikacji podatkowej nie może być używany w oderwaniu od nazwy podmiotu, która występuje w decyzji o nadaniu NIP. Gmina jako jednostka samorządu terytorialnego, mimo że jest zwolniona od podatku dochodowego, zachowuje w omawianym zakresie status podatnika. Podatnikiem jest również w zakresie podatku od towarów i usług. W związku z tym podlega obowiązkowi ewidencyjnemu. Natomiast urząd miasta jest co najmniej płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, bo spoczywa na nim obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od przychodów pracowników ze stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy.

Gmina posiada status podatnika i powinna posługiwać się własnym NIP, a nie numerem urzędu miejskiego.

Stanowisko takie potwierdza m.in. Urząd Skarbowy w Sępólnie Krajeńskim w interpretacji z 25 kwietnia 2007 r. (nr PP-443-7/07).

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn. zm.).