Jak uzyskać numer identyfikacji podatkowej i się nim posługiwać

Podatnicy są zobowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego w celu uzyskania NIP. Zgłoszenia takiego dokonuje się tylko raz, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych zawiera nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer ewidencyjny PESEL.

Trochę inne dane będzie musiał w zgłoszeniu identyfikacyjnym podać przedsiębiorca. Zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjnoprawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto:

1) w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami - NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;

2) w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych - dane dotyczące wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom;

3) w przypadku podatkowych grup kapitałowych - dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom.

W przypadku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego przez pełnomocnika lub kuratora sądowego do zgłoszenia identyfikacyjnego o nadanie NIP trzeba dodatkowo dołączyć uwierzytelnioną lub poświadczoną urzędowo kopię pełnomocnictwa lub postanowienia sądu. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do zgłoszenia dołącza się oryginał pełnomocnictwa.

Podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą w ramach wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców albo do ewidencji działalności gospodarczej składają zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne NIP (o aktualizacji NIP czytaj w części: jak prawidłowo aktualizować numer podatkowy).

Naczelnik urzędu skarbowego jest obowiązany przekazać informację zwrotną o NIP nadanym przedsiębiorcy rozpoczynającemu działalność gospodarczą niezwłocznie po nadaniu sądowi prowadzącemu rejestr przedsiębiorców albo organowi prowadzącemu ewidencję działalności gospodarczej.

Zgłoszenia o nadanie NIP należy dokonać w określonym terminie. Zazwyczaj - ale nie zawsze - termin ten związany jest ze składaniem deklaracji podatkowych.

Podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego są zobowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego dla potrzeb VAT, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) oraz w art. 16 ust. 1 ustawy z 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2009 r. nr 3, poz. 11 z późn. zm.).

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych muszą dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej, od dnia wejścia w życie ustawy, deklaracji dotyczącej zaliczki na ten podatek. Zasadę tę stosuje się odpowiednio do podatników, którzy na mocy odrębnych przepisów są zwolnieni z obowiązku składania deklaracji na podatek dochodowy od osób prawnych.

Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, niebędące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych, które:

1) zatrudniają pracowników - dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej, od dnia wejścia w życie ustawy, deklaracji dotyczącej zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych;

2) nie zatrudniają pracowników - dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie miesiąca od dokonania wpisu w ewidencji działalności gospodarczej lub we właściwym rejestrze.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy samodzielnie obliczają zaliczki na ten podatek lub samodzielnie opłacają go w formach zryczałtowanych, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej, od dnia wejścia w życie ustawy, deklaracji dotyczącej tej zaliczki albo dokonania wpłaty zryczałtowanego podatku.

Z chwilą śmierci osoby fizycznej decyzja o nadaniu NIP wygasa z mocy prawa, dlatego syndyk masy upadłości w sprawach dotyczących masy upadłości zmarłego nie może się posługiwać NIP zmarłego. Syndyk masy upadłości nie może także wystąpić o nadanie nowego NIP lub tymczasowego NIP dla osoby nieżyjącej - pismo Izby Skarbowej w Gdańsku z 30 marca 2006 r. (nr OR/406-0010/05).

Wniesienie przedsiębiorstwa osoby fizycznej aportem do spółki z o.o. nie powoduje sukcesji w zakresie numeru identyfikacji podatkowej - pismo Urzędu Skarbowego w Lubaniu z 2 września 2005 r. (nr EI 406/1/05/I-1).

Niemożliwe jest posługiwanie się przez zawiązaną formalnie przez oboje małżonków spółkę cywilną numerem NIP, z którego korzystała dotychczasowa tzw. spółka małżeńska, z uwagi na fakt, że NIP ten był faktycznie nadany jednemu z małżonków jako osobie fizycznej, czyli innemu podmiotowi - pismo Urzędu Skarbowego w Drawsku Pomorskim z 19 maja 2005 r. (nr USR-401/1/2005).

Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wykonujących działalność gospodarczą zawiera również informacje dotyczące tej działalności

Podatnicy będący wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów gmin dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie:

1) złożenia pierwszej deklaracji na podatek rolny, leśny lub od nieruchomości,

2) dokonania pierwszej wpłaty podatków wymienionych w pkt 1.

Płatnicy podatków, niepodlegający obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie przekazania do organu podatkowego pierwszej deklaracji podatkowej, do której składania obowiązani są płatnicy podatków.

Płatnicy składek ubezpieczeniowych, niepodlegający obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy ani jako płatnicy podatków, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminach przewidzianych w odrębnych przepisach dotyczących terminów zgłaszania do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego.

W przypadku gdy z przepisów wynikają różne terminy dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, podatnik, płatnik podatku oraz płatnik składek ubezpieczeniowych dokonuje zgłoszenia raz, w terminie najwcześniejszym.

W niektórych sytuacjach przy procedurze nadawania NIP możemy skorzystać z pośrednictwa płatnika. Przykładowo - pracownik może zgłoszenie identyfikacyjne złożyć za pośrednictwem swojego pracodawcy.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którym płatnik na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych:

1) pobiera zaliczki miesięczne, dokonując zmniejszenia kwot pobieranych zaliczek, lub

2) dokonuje rocznego rozliczenia podatku, a nie dokonywał zmniejszenia kwot zaliczek, lub

3) pobiera zaliczkę wyłącznie od dochodu z tytułu umowy o dzieło lub umowy zlecenia

- dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego za pośrednictwem tego płatnika.

Ale tu uwaga: zasada ta nie ma zastosowania do podatników, którzy uprzednio dokonali zgłoszenia identyfikacyjnego.

Płatnicy zobowiązani są do zaopatrzenia się w formularze zgłoszeń w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na ich siedzibę.

Płatnik dostarcza podatnikowi formularz zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie siedmiu dni od dnia potrącenia pierwszej zaliczki na podatek dochodowy lub od dnia złożenia oświadczenia w sprawie rozliczenia rocznego.

Podatnik składa płatnikowi zgłoszenie identyfikacyjne w terminie 14 dni od otrzymania formularza zgłoszenia.

Płatnik zobowiązany jest przekazać, w tym za pośrednictwem placówki pocztowej operatora publicznego, zgłoszenie identyfikacyjne naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika, w terminie 14 dni od złożenia formularza zgłoszenia przez podatnika.

Zgłoszenia identyfikacyjne oraz zgłoszenia aktualizacyjne mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Naczelnik urzędu skarbowego lub elektroniczna skrzynka podawcza systemu teleinformatycznego administracji podatkowej potwierdza, w formie elektronicznej, złożenie zgłoszenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Zgłoszenie składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinno zawierać: dane w ustalonym formacie elektronicznym, jeden podpis elektroniczny.

Podatnicy podają NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru zobowiązane są organy podatkowe lub celne.

W sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać NIP na żądanie: organów administracji rządowej i samorządowej; organów kontroli skarbowej; przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli; banków; stron czynności cywilnoprawnych; płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.

Osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz inne podmioty będące podatnikami na podstawie przepisów prawa polskiego oraz ratyfikowanych umów międzynarodowych, których Polska jest stroną, w tym także mające miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd za granicą, w przypadku uzyskania numeru służącego identyfikacji dla celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych w innym państwie, są zobowiązane podawać ten numer na żądanie m.in.: organów podatkowych; organów kontroli skarbowej i jednostek organizacyjnych kontroli skarbowej; płatników podatków; organów i instytucji ubezpieczeń społecznych. Trzeba pamiętać, że NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego, z wyjątkiem:

● przekształcenia przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa lub przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy;

● przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową lub spółki handlowej w inną spółkę handlową.

W przypadku zgonu lub ustania bytu prawnego podatnika, decyzja o nadaniu NIP wygasa z mocy prawa.

Organy prowadzące ewidencję ludności są zobowiązane, w terminie 14 dni od dnia otrzymania aktu zgonu, do przekazania informacji o zgonie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania zmarłego podatnika.

Z kolei sądy rejestrowe są zobowiązane, w terminie 14 dni od dnia wykreślenia podmiotu z rejestru przedsiębiorców lub rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej, do przekazania informacji o wykreśleniu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na ostatni adres siedziby podmiotu.

Za pomocą środków komunikacji elektronicznej może być składane zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej nieprowadzącej samodzielnie działalności gospodarczej (NIP-3)

W sprawach ewidencji podatników właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego dla podatników podatku dochodowego jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach tego podatku. Właściwość miejscową organów podatkowych w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych ustala się według miejsca pobytu osoby fizycznej, jeżeli nie ma ona miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W przedmiotowej sprawie, tj. cudzoziemca (nierezydenta), obywatela Białorusi, który odbywa określoną czasowo karę pozbawienia wolności w Zakładzie Karnym w Siedlcach i nie ma miejsca zamieszkania (ani zameldowania) w Polsce, organem właściwym do nadania NIP będzie naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca pobytu osoby fizycznej.

Taką interpretację potwierdza Izba Skarbowa w Warszawie w piśmie z 19 października 2005 r. (nr 1401/BF/4000/14-5/HK/05).

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn. zm.).