Jak prawidłowo aktualizować numer podatkowy

Uzyskanie numeru identyfikacji podatkowej i właściwe posługiwanie się nim to niejedyne obowiązki podatników i płatników. Każda osoba, która numer podatkowy otrzyma, będzie musiała jeszcze pamiętać o aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym o nadanie NIP. Co to oznacza? Otóż to, że po zmianie każdej informacji, którą podaliśmy na formularzu o nadanie NIP, trzeba będzie składać zgłoszenie aktualizacyjne NIP. W takim zgłoszeniu trzeba będzie poinformować naczelnika urzędu skarbowego o zaistniałej zmianie.

Podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Podatnicy zgłoszenie aktualizacyjne składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w odpowiednich terminach:

● podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego - nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych;

● pozostali podatnicy - nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych (z pewnymi zastrzeżeniami);

● podatnicy będący wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów gmin - wraz ze złożeniem pierwszej w roku podatkowym deklaracji podatkowej lub w terminie dokonania pierwszej w roku podatkowym wpłaty podatku.

Podobnie jak przy zgłoszeniu identyfikacyjnym o nadaniu NIP również przy aktualizacji danych można w pewnych sytuacjach skorzystać z pośrednictwa płatnika. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, dla których płatnikiem jest organ emerytalny lub rentowy, mogą dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem tego płatnika. Płatnik jest obowiązany przekazać zgłoszenie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie siedmiu dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia.

Również podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych nieprowadzący działalności gospodarczej, dla których obowiązek aktualizowania danych wynika z faktu otrzymania dowodu osobistego, mogą dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem organu wydającego dowód osobisty. Organ ten zobowiązany jest do poinformowania podatnika o obowiązku złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego oraz do przekazania zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie siedmiu dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia.

Obowiązek dokonania zgłoszenia aktualizacyjnego przez podatników VAT lub podatku akcyzowego występuje również w przypadku, gdy podatnikom tym, w wyniku utraty prawa do zwolnienia od podatku od towarów i usług lub rezygnacji z tego prawa, zmieniła się właściwość naczelnika urzędu skarbowego. W tym przypadku zgłoszenia aktualizacyjnego dokonuje się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach podatku od towarów i usług, wraz ze zgłoszeniem rejestracyjnym, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Aktualizacji danych ewidencyjnych dotyczących podatkowych grup kapitałowych dokonuje wskazana w umowie spółka reprezentująca grupę. Obowiązek ten jest niezależny od obowiązku aktualizacji danych, który ciąży na każdej ze spółek wchodzących w skład podatkowej grupy kapitałowej.

Płatnicy podatków, niepodlegający obowiązkowi aktualizacji danych ewidencyjnych jako podatnicy, dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego nie później niż w - następującym bezpośrednio po zaistnieniu zdarzenia powodującego obowiązek aktualizacji - terminie przekazania do organu podatkowego pierwszej deklaracji podatkowej, do składania której zobowiązani są płatnicy podatków.

Aktualizacji danych objętych NIP dokonuje się na takim samym formularzu co zgłoszenie identyfikacyjne. Przykładowo dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest to NIP-3. Ważne, aby przy aktualizacji zaznaczyć na druku, że jest to aktualizacja, a nie zgłoszenie identyfikacyjne. W formularzu, który wypełniamy w związku ze zmianą danych, poza danymi nas identyfikującymi, typu imię i nazwisko, podajemy tylko te dane, które są nowe. Nie ma już konieczności wypełniania całego druku.

Osoby, które zapomną o obowiązku aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym NIP, mogą zostać ukarane. W przypadku niezłożenia aktualizacji w wyznaczonych terminach organy podatkowe wszczynają postępowanie karne skarbowe, nakładając na podatnika karę przewidzianą w kodeksie karnym skarbowym. Podatnik, który nie wywiązuje się z obowiązku aktualizacji danych, podlega karze grzywny. Taką sankcję przewiduje art. 81 par. 1 pkt 1 k.k.s. W praktyce kara grzywny może być wymierzona w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości najniższego miesięcznego wynagrodzenia. Obecnie rozpiętość stawek dla kar grzywny to 131,70 zł do 26 340 zł.

Gdy otrzymamy już od urzędu skarbowego decyzję z nadanym numerem NIP, warto wiedzieć, co dalej dzieje się z tymi pismami. Dokumentacja związana z nadaniem NIP oraz aktualizowaniem danych zawartych w zgłoszeniach identyfikacyjnych jest gromadzona i przechowywana w urzędach skarbowych. Dokumentacja ta nie podlega przekazaniu do archiwów państwowych.

Na wniosek naczelnik urzędu skarbowego zobowiązany jest do potwierdzenia faktu nadania NIP podmiotowi, który nim się posługuje. Zainteresowanym takim potwierdzeniem może być zarówno sam podatnik, którego potwierdzenie dotyczy, jak i osoba trzecia, mająca interes prawny w złożeniu wniosku, np. kontrahent podatnika.

A co zrobić, gdy decyzja o nadaniu NIP nam zginie? Na wniosek podatnika naczelnik urzędu skarbowego, który wydał decyzję o nadaniu NIP, wydaje duplikat decyzji o nadaniu NIP.

Ponadto tworzona jest Krajowa Ewidencja Podatników, prowadzona przez ministra finansów.

Krajowa Ewidencja Podatników służy:

● gromadzeniu i weryfikacji danych wynikających ze zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych podatników;

● porównaniu danych wynikających ze zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych podatników z innymi rejestrami urzędowymi w celu ustalenia podatników, którzy naruszyli przepisy ustawy.

Naczelnicy urzędów skarbowych zobowiązani są niezwłocznie przekazywać do Krajowej Ewidencji Podatników dane zawarte w dokumentacji związanej z nadawaniem i aktualizacją NIP.

Co istotne, dane zawarte w tej dokumentacji są objęte tajemnicą skarbową. Do przestrzegania tajemnicy skarbowej w zakresie dokumentacji związanej z NIP są zobowiązani: pracownicy urzędów skarbowych oraz izb skarbowych; minister finansów oraz pracownicy Ministerstwa Finansów; osoby odbywające staż, praktykę zawodową lub studencką w urzędzie obsługującym ministra finansów lub w innych organach podatkowych; sędziowie i pracownicy organów pośredniczących w składaniu zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych.

Dane zgromadzone w Krajowej Ewidencji Podatników udostępniane są przez ministra finansów

Przy każdej zmianie danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym należy składać w urzędzie skarbowym aktualizację NIP.

Zgłoszenie aktualizacyjne składa się na takim samym formularzu jak zgłoszenie identyfikacyjne, zaznaczając tylko, że jest to aktualizacja.

Za niezaktualizowanie NIP może zostać nałożona na podatnika kara grzywny wymierzona w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości najniższego miesięcznego wynagrodzenia.

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn. zm.).