Sprawy podatkowe też mają metryki

W aktach sprawy podatkowej zakładana jest specjalna metryka, która ma dokumentować, kto i jakie czynności podejmował w toku prowadzenia danej sprawy. Wymóg ten funkcjonuje od 7 marca tego roku i został nałożony ustawą z 15 lipca 2011 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 186, poz. 1100). Ma on sprzyjać transparentności postępowania przed organami podatkowymi.

Zakres ewidencji

Zasady dotyczące prowadzenia metryki regulują art. 171a par. 2 i 3 Ordynacji podatkowej oraz rozporządzenie ministra finansów w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy. Z przepisów tych wynika, że ewidencjonuje się w niej wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu podatkowym, oraz wymienia wszystkie podejmowane przez nie czynności. W tym celu poszczególne działania urzędników ewidencjonowane w metryce muszą być numerowane i opatrzone datą. Następnie podaje się dane (imię i nazwisko) oraz stanowisko służbowe urzędnika oraz określa podjętą przez niego czynność. Wymagane jest przy tym jednoczesne odesłanie do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających dokonane działania w sprawie. Jeżeli podjęta czynność nie wymaga sporządzenia dokumentu określającego tę czynność, to należy odwołać się do dokumentu uprzednio sporządzonego.

Prowadzenie metryki w takiej formie ma zatem umożliwić wskazanie urzędników faktycznie odpowiedzialnych za sposób przeprowadzenia postępowania i co za tym idzie treści rozstrzygnięcia w sprawie podatkowej. Jest to o tyle istotne, że zwłaszcza w zawiłych postępowaniach angażowani są zwykle liczni urzędnicy, którzy dokonują wielu czynności często o charakterze faktycznym, którzy dotychczas pozostawali anonimowi. Podatnikowi znana była najczęściej tylko osoba formalnie odpowiedzialna za ostateczną treść rozstrzygnięcia, np. naczelnik urzędu skarbowego, który w całym procesie wydania rozstrzygnięcia zasadniczo nie uczestniczy.

Obowiązkowe dokumenty

Metryka sprawy wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana. Metrykę można wypełniać odręcznie albo przy wykorzystaniu komputera. W tym drugim przypadku informację o prowadzeniu metryki zamieszcza się w aktach sprawy, a metrykę drukuje się w razie potrzeby w trakcie postępowania podatkowego (w tym na żądanie strony tego postępowania) oraz po podjęciu ostatniej czynności w sprawie.

Włączenie metryki do akt sprawy oznacza w praktyce, że jest ona jawna dla strony postępowania. Dzięki temu podatnik może ustalić, kto określoną czynność wykonał, sporządził projekt decyzji czy ją opiniował i przez to wpłynął na jej treść. Dane takie przy dłużej trwających postępowaniach były trudne do ustalenia. Nowe przepisy powinny zatem nie tylko ułatwiać podatnikowi wgląd w to, jak załatwiana było jego sprawa, ale również zwiększać poczucie odpowiedzialności urzędników za podejmowane czynności. Prowadzenie metryki niewątpliwie bowiem ułatwi ustalenie tożsamość urzędników, którzy mogli mieć wpływ na wydanie błędnych decyzji. Na podstawie danych zawartych w tej ewidencji będą oni mogli zostać pociągnięci do odpowiedzialności dyscyplinarnej oraz tej przewidzianej w ustawie z 20 stycznia 2011 r. o odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy publicznych za rażące naruszenie prawa (Dz.U. nr 34, poz. 173). Warto jednak pamiętać, że w stosunku do podatnika ewentualną odpowiedzialność odszkodowawczą, np. za szkodę wyrządzoną wydaniem decyzji niezgodnej z prawem, nadal będzie ponosił Skarb Państwa.

Wyjątki

Metryka nie jest jednak zakładana we wszystkich sprawach podatkowych. Tam, gdzie nakład środków koniecznych do prowadzenia takiej ewidencji byłby nieproporcjonalny w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru sprawy, minister finansów wyłączył ten obowiązek w rozporządzeniu. Sprawy proste należy rozumieć jako te, w których z reguły nie są przeprowadzane czynności dowodowe, a rozstrzygnięcie następuje w oparciu o dokumenty załączone do wniosku o wszczęcie postępowania. Natomiast czynności powtarzalne to takie, które wykonywane są często i rutynowo.

Katalog spraw, w których organy podatkowe nie mają obowiązku zakładania metryki, jest zamknięty. Na liście tej znalazło się 13 pozycji. W pierwszej kolejności wymienić tu można sprawy dotyczące zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych oraz zaliczenia nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych. Kolejnym rodzajem sprawy jest umorzenie z urzędu w całości lub części zaległości podatkowych, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej, m.in. gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne lub podatnik zmarł, nie pozostawiając żadnego majątku. Także niektóre rodzaje postępowań, w których ustalana jest wysokość zobowiązania podatkowego, nie wymagają metryki. Dotyczy to m.in.:

ustalenia wysokości podatku od spadków i darowizn, o ile decyzja będzie wydawana na podstawie danych zawartych w złożonym zeznaniu podatkowym, czyli w praktyce wtedy, gdy organ podatkowy nie będzie kwestionował wartości rynkowej nabytych rzeczy lub praw wskazanej przez podatnika w zeznaniu,

ustalenia wysokości zobowiązań podatkowych w podatku od nieruchomości, podatku rolnym i podatku leśnym, jeżeli wysokość ustalonych zobowiązań wynika z danych zawartych w złożonej przez osobę fizyczną informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, informacji o gruntach lub informacji o lasach,

ustalenia wysokości podatku w formie karty podatkowej, zaliczki na PIT podatnikom osiągającym dochody z działów specjalnych produkcji rolnej oraz ryczałtu od przychodów osób duchownych.

Ponadto metryka nie jest prowadzona w sprawach zwrotu osobom fizycznym części VAT zawartego w cenie materiałów budowanych zakupionych w związku z budową lub remontem, wydawania podatkowych znaków akcyzy lub sprzedaży legalizacyjnych znaków akcyzy. Metryka nie jest również zakładana w toku kontroli wykonywanej przez Służbę Celną oraz kontroli skarbowej w zakresie niektórych spraw. Chodzi tu głównie o sprawy związane z weryfikacją prawidłowości gospodarowania środkami unijnymi, a także kontrolą oświadczeń o stanie majątkowym osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostkach organizacyjnych administracji celnej, podatkowej oraz kontroli skarbowej podległych ministrowi finansów, w tym w urzędzie obsługującym tego ministra.

Postępowanie odwoławcze

Wszystkie te wyłączenia nie mają zastosowania w sprawach załatwianych w postępowaniu odwoławczym, w postępowaniu dotyczącym wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego oraz uchylenia albo zmiany decyzji ostatecznej albo postanowienia ostatecznego. Oznacza to, że brak obowiązku prowadzenia metryki nie dotyczy postępowań odwoławczych wszczętych w tych sprawach, a także nadzwyczajnych trybów wzruszania ostatecznych decyzji i postanowień podatkowych. I tak np. odwołanie do dyrektora izby skarbowej w sprawie, w której organ podatkowy pierwszej instancji, tj. naczelnik urzędu skarbowego, nie miał obowiązku prowadzenia metryki, automatycznie skutkuje obowiązkiem jej założenia.

Ustanawiając taką zasadę, ustawodawca wyszedł z założenia, że w przypadku postępowań odwoławczych (postępowań dotyczących trybów nadzwyczajnych) z definicji nie można mówić o prostym i powtarzalnym charakterze sprawy, co zgodnie z Ordynacją podatkową warunkuje możliwość wyłączenia obowiązku prowadzenia metryki. W każdej sprawie, w której zostało złożone odwołanie lub zastosowano tryb nadzwyczajny, występuje bowiem prawdopodobieństwo naruszenia prawa przez organ, co powoduje, że celowe staje się założenie metryki.

Ważne

W każdym przypadku gdy podatnik złoży odwołanie od rozstrzygnięcia organu podatkowego oraz gdy rozstrzygnięcie to jest kwestionowane w jednym z trybów nadzwyczajnych, organ będzie zobowiązany do założenia metryki sprawy, bez względu na jej rodzaj

@RY1@i02/2012/092/i02.2012.092.07100100b.101.jpg@RY2@

Wzór metryki

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 171a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz.U. poz. 246). Rozporządzenie ministra finansów z 1 marca 2012 r. w sprawie rodzajów spraw, w których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy (Dz.U. poz. 245).