Jak rozliczać wyjazd na wakacje samochodem firmowym

Czy rozliczać w PIT udostępnienie auta służbowego

@RY1@i02/2012/141/i02.2012.141.18300110e.811.jpg@RY2@

Korzystanie przez pracownika ze służbowego samochodu w celach prywatnych (np. podczas wyjazdu wakacyjnego) jest dla niego nieodpłatnym świadczeniem otrzymanym od pracodawcy.

Podlega ono opodatkowaniu na zasadach ogólnych (według obowiązującej skali podatkowej) jako przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Przychodem pracownika są bowiem także świadczenia przekazywane mu w formie rzeczowej bądź niematerialnej. Do tych ostatnich zalicza się wartość otrzymywanych od pracodawcy świadczeń nieodpłatnych bądź częściowo odpłatnych, w tym użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych.

Wartość tego nieodpłatnego świadczenia należy ustalić w wysokości ceny rynkowej najmu samochodu stosowanej przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów tej samej marki lub o zbliżonych parametrach technicznych (art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o PIT).

Tak ustaloną wartość pracodawca powinien dodać do innych przychodów pracownika ze stosunku pracy i od łącznej kwoty pobrać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy.

Przychodem pracownika będzie również wartość paliwa zużytego na cele prywatne pracownika, o ile jego koszty pokrywa pracodawca.

Taka forma (bezpłatna) udostępniania samochodu służbowego na wyjazd wakacyjny jest niekorzystna pod względem podatkowym zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy.

Po stronie pracownika (usługobiorcy) powoduje bowiem powstanie przychodu do opodatkowania w zakresie PIT (a także zasadniczo powoduje konieczność naliczenia i odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne).

Po stronie pracodawcy (usługodawcy) zaś powoduje obowiązek podatkowy wpodatku od towarów i usług (art. 29 ust. 12 ustawy o VAT).

Podstawa prawna

Art. 11 ust. 2a pkt 4, art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

Art. 29 ust. 12 w zw. z art. 8 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Czy wydatki na paliwo zaliczać do kosztów

@RY1@i02/2012/141/i02.2012.141.18300110e.812.jpg@RY2@

Jednak pod określonymi warunkami. Zasadniczo koszty udostępniania pracownikowi samochodu służbowego w celach prywatnych nie stanowią wydatków związanych z działalnością pracodawcy i nie wykazują związku przyczynowo-skutkowego z osiąganym przez pracodawcę przychodem. Są jedynie wydatkami na cele osobiste pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, czy przykładowo pracownicy zostaną obciążeni przez pracodawcę kosztami paliwa.

Wyjściem z tej sytuacji może być wprowadzenie odpłatności za korzystanie z firmowego samochodu po godzinach pracy oraz w czasie wyjazdów prywatnych (np. na wakacje). W takim przypadku pracownik nie uzyska nieodpłatnego świadczenia. Pracodawca zaś, udostępniając samochód służbowy pracownikowi do celów prywatnych, może zaliczać ponoszone w związku z tym wydatki do swoich kosztów uzyskania przychodów.

Uzyskanie przez pracodawcę przychodu z tytułu udostępniania przedmiotów będących jego własnością pozwoli bowiem na uznanie całości takich wydatków za poniesione w celu osiągnięcia przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Powyższe zasady dotyczą samochodu firmowego, wprowadzonego do ewidencji środków trwałych.

W przypadku bowiem prywatnego samochodu (niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych) wykorzystywanego w firmie możliwe jest rozliczanie kosztów w ograniczonym zakresie.

Podstawa prawna

Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn.zm.).

Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Czy pracownik ponosi winę za uszkodzone auto

@RY1@i02/2012/141/i02.2012.141.18300110e.813.jpg@RY2@

Pod warunkiem jednak że użytkuje samochód służbowy w związku z pełnieniem obowiązków pracowniczych (np. na podstawie umowy korzystania z samochodu służbowego).

Pracownik, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się (np. samochód służbowy), zasadniczo odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Odpowiedzialność ta kształtuje się w zależności od okoliczności powstania szkody.

Pracownik może jednak uwolnić się od odpowiedzialności za powstałą szkodę, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (wyrok SN z 7 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 288/00).

I jeszcze jedna istotna kwestia - w praktyce pracodawca może odstąpić od dochodzenia od pracownika powstałej szkody i zaspokoić swoje roszczenia z wypłaty odszkodowania z polisy AC. Jednak w takim przypadku będzie stratny - w następnym roku zapłaci bez wątpienia wyższą składkę ubezpieczeniową. Jest wyjście z tej sytuacji - pracodawca może potraktować różnicę w składce za rok następny w porównaniu z bieżącym jako szkodę poniesioną w związku z działaniem pracownika. Jeżeli istnieją odpowiednie zapisy w umowie, taką kwotą może obciążyć pracownika.

Może się też zdarzyć, że uszkodzony z winy pracownika samochód służbowy ma nieważną polisę AC lub - z uwagi na oszczędności - nie ma w ogóle takiej polisy. A w takim przypadku strat powstałych w wyniku utraty (np. kradzieży) lub likwidacji uszkodzonego samochodu służbowego oraz kosztów jego remontu powypadkowego pracodawca nie może zaliczyć w koszty podatkowe firmy (art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o CIT).

Warto także dokładnie przeczytać warunki ogólne ubezpieczenia firmowego samochodu. Pracodawca w ogóle nie otrzyma odszkodowania (nawet jeżeli posiada polisę AC) w razie kolizji, gdy prowadzący samochód służbowy pracownik był nietrzeźwy. Wyłączenie odpowiedzialności firmy ubezpieczeniowej z tytułu AC może także nastąpić, gdy samochód służbowy był prowadzony przez inną osobę niż uprawniony pracownik i to ona spowodowała kolizję.

Podstawa prawna

Art. 124 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).

Art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Czy wartość paliwa obliczyć na podstawie ewidencji

@RY1@i02/2012/141/i02.2012.141.18300110e.814.jpg@RY2@

Jeżeli koszty paliwa, zużytego na cele prywatne pracownika (np. podczas wyjazdu wakacyjnego) pokrywa pracodawca, to wartość tego paliwa jest przychodem pracownika (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).

Wartość świadczenia można ustalić na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 5 i 7 ustawy o PIT i art. 16 ust. 5 ustawy o CIT). Pracownik powinien w niej ujmować zarówno przejazdy służbowe, jak i prywatne. Pozwala to m.in. wyodrębnić liczbę kilometrów przejechanych w danym miesiącu na cele służbowe i prywatne. W razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów firmy.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:

● nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

● numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

● kolejny numer wpisu,

● datę i cel wyjazdu,

● opis trasy (skąd dokąd),

● liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

● stawkę za 1 kilometr przebiegu,

● kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,

● podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Pracodawca powinien potwierdzać na koniec każdego miesiąca przebieg pojazdu udokumentowany w ewidencji.

Podstawa prawna

Art. 12 ust. 1, art. 23 ust. 5 i 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

Art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Czy firma zapłaci VAT od użyczonego składnika majątku

@RY1@i02/2012/141/i02.2012.141.18300110e.815.jpg@RY2@

W kwestii skutków w VAT należy rozpatrzyć odrębnie dwie sytuacje. Pracodawca może bowiem udostępnić pracownikom samochody służbowe do celów prywatnych na dwa sposoby: odpłatnie (jako najem) lub nieodpłatnie (jako użyczenie).

I tak przy odpłatnym korzystaniu z samochodu pracodawca obciąża pracownika kosztami (np. potrącając je, za zgodą pracownika, z jego wynagrodzenia). W świetle ustawy o VAT jest to odpłatne świadczenie usług. Nie ma przy tym znaczenia, że usługa jest świadczona na rzecz pracownika, podstawę opodatkowania stanowi wartość rynkowa usługi (art. 29 ust. 3 ustawy o VAT). Wartość świadczenia (kwota brutto z faktury VAT) u pracownika nie zwiększa podstawy opodatkowania ani podstawy naliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Koszty wytworzenia usługi stanowią koszty uzyskania przychodu dla celów podatkowych pracodawcy.

Przy użyczeniu (świadczenie nieodpłatne) natomiast wartość świadczenia stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu PIT.

Podstawą opodatkowania podatkiem od towarów i usług jest koszt świadczenia tych usług poniesiony przez pracodawcę (art. 29 ust. 12 ustawy o VAT).

Należy z tego tytułu wystawić fakturę wewnętrzną (art. 106 ust. 7 ustawy o VAT). Podstawę opodatkowania w VAT stanowi koszt poniesiony przez pracodawcę (a nie wartość rynkowa), VAT należny z faktury wewnętrznej zwiększa koszty księgowe, ale nie stanowi kosztu podatkowego pracodawcy.

Koszt wytworzenia świadczenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne od świadczenia w części pokrywanej przez pracodawcę są kosztem podatkowym firmy - jako koszt pracowniczy.

Podstawa prawna

Art. 29 ust. 3, art. 29 ust. 12 w zw. z art. 8 ust. 2, art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Joanna Nowicka

joanna.nowicka@infor.pl