Szkolenie może pomniejszyć przychód

Kiedy szkolenie pracowników może być kosztem pracodawcy?

Do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Wymaga to każdorazowego określenia, w jakim celu dany wydatek został poniesiony. Pracodawca musi więc ocenić - odrębnie dla każdego pracownika - czy odbyte szkolenie związane jest z wykonywaną przez niego pracą.

Nie ma właściwie wątpliwości, że kosztem podatkowym są wydatki na szkolenia, które podnoszą kwalifikacje pracowników. Będą to w szczególności szkolenia odbyte w celu uzyskania konkretnych uprawnień wymaganych w pracy (np. certyfikatu księgowego) czy ukończenie studiów związanych z wykonywanymi obowiązkami. Kosztem będą również wydatki na kursy językowe, o ile faktycznie znajomość języka obcego jest wymagana na danym stanowisku.

Wątpliwości budzi natomiast zaliczanie do kosztów wydatków na kursy czy szkolenia, które nie przyczyniają się do podniesienia kwalifikacji (np. kurs tańca czy kurs nurkowania dla pracownika biurowego). W takim wypadku możliwe jest uznanie, że takie szkolenie stanowi składnik wynagrodzenia jako nieodpłatne świadczenie. Jako wydatek na pracownika można więc go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

A jak przedsiębiorca rozlicza wydatki na własne dokształcanie?

Możliwość ich zaliczenia do kosztów wymaga przesądzenia, czy wydatek związany jest ze zdobywaniem wiedzy i umiejętności potrzebnych w prowadzonej działalności. Podniesienie kwalifikacji przez przedsiębiorcę niekoniecznie musi bezpośrednio wpłynąć na zwiększenie przychodów, ale powinno przynajmniej racjonalnie do tego zmierzać.

Jeżeli wydatek służy tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia, to ma charakter wydatku osobistego i nie stanowi kosztu podatkowego. Przykładowo kosztami podatkowymi będą wydatki poniesione przez osobę prowadzącą biuro rachunkowe na szkolenie dotyczące nowelizacji prawa podatkowego. Trudno jednak uznać za taki koszt wydatki na kurs gotowania.

Sprawą kontrowersyjną wciąż pozostaje możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na edukację poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej (np. koszty aplikacji radcowskiej czy adwokackiej poniesione przez osobę, która po ukończeniu szkolenia otwiera kancelarię). Organy podatkowe często kwestionują takie koszty.

Wątpliwości budzi zaliczanie do kosztów wydatków na szkolenia przydatne zarówno w działalności, jak i w życiu prywatnym. Jak w takim razie postąpić?

Do takich szkoleń należy choćby kurs prawa jazdy. Nabyte umiejętności będą z dużą dozą prawdopodobieństwa wykorzystywane w życiu prywatnym. To, czy taki wydatek jest kosztem, zawsze należy oceniać, biorąc pod uwagę przedmiot działalności oraz okoliczności związane z jej prowadzeniem. Jeśli jest to działalność wymagająca dojazdów w celu świadczenia usług, np. serwisu komputerowego, nie powinno być przeszkód, aby kurs prawa jazdy uznać za koszt. Innym przykładem szkoleń przydatnych zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym są te obejmujące naukę języków obcych. Trzeba pamiętać, że zasadność zaliczenia wydatków do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej może zostać zweryfikowana w toku postępowania podatkowego (por. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6 marca 2013 r. sygn. IBPBI/1/415-1568/12/WRz).

Czy kosztem może być tylko czesne, czy także inne opłaty, np. związane z dojazdem na uczelnię?

Jeżeli wydatki na szkolenie czy studia są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, to do kosztów można zaliczyć wszelkie wydatki bezpośrednio związane z dokształcaniem. Obejmuje to nie tylko czesne, lecz także inne wydatki, m.in. opłaty za dojazdy na uczelnię, podręczniki czy inne materiały szkoleniowe. Jednak, co do zasady, do kosztów nie zaliczymy wydatków na cele osobiste np. kosztów wyżywienia podczas odbywania zajęć.

W mojej ocenie nie ma przeciwwskazań, aby zaliczyć do kosztów wydatki na czesne nawet wówczas, gdy wydatek spowodowany jest koniecznością powtórzenia roku szkoleniowego. Jak w każdym przypadku, istotne jest, aby dane studia miały związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Kosztem podatkowym są wydatki na szkolenia pracowników

@RY1@i02/2013/117/i02.2013.117.18300050a.803.jpg@RY2@

Fot. ROBERT GARDZIŃSKI

Aleksandra Kasińska, doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Rozmawiała Magdalena Majkowska