Jakie obowiązki muszą wypełnić płatnicy pod koniec stycznia

w Dotyczy to zakładów pracy, które pobierały zaliczki na podatek dochodowy za swoich pracowników

w Zbiorcze deklaracje podsumowujące rok podatkowy muszą też złożyć spółki, które wypłaciły dywidendy

31 stycznia to ostatni dzień na złożenie do urzędu skarbowego deklaracji dotyczących rozliczenia przez płatników podatku dochodowego od osób fizycznych za 2012 r. Podmioty te składają formularze PIT-4R oraz PIT-8R. Obowiązek złożenia deklaracji mają też płatnicy rozliczający podatek dochodowy od osób prawnych za 2012 r. W tym przypadku trzeba wypełnić i przesłać kilka formularzy - m.in. CIT-6R, CIT-10Z.

Zaliczki na PIT

Deklarację PIT-4R składają przede wszystkim zakłady pracy. To zarówno osoby fizyczne, osoby prawne, jak i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które w ciągu roku wypłacały wynagrodzenia z tytułu stosunku pracy, stosunku służbowego, a także działalności wykonywanej osobiście. Od tych wynagrodzeń - opodatkowanych według skali podatkowej 18 proc. i 32 proc. - miały obowiązek odprowadzać do urzędu skarbowego zaliczki na podatek. W deklaracji PIT-4R muszą podsumować te wpłaty za poszczególne miesiące. Powinny też wykazać liczbę podatników, od których pobierały zaliczki, oraz wpisać kwoty należnych zaliczek za wszystkie miesiące roku kalendarzowego.

Formularz PIT-4R muszą złożyć także inni płatnicy, m.in. organy rentowe, które pobierają miesięczne zaliczki na podatek od wypłacanych emerytur i rent oraz innych świadczeń. Obowiązek ten mają również uczelnie, placówki naukowe - od wypłacanych stypendiów, a także podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką - od świadczeń pieniężnych wypłacanych z tytułu odbywania praktyk. Płatnicy inni niż zakład pracy w deklaracji PIT-4R muszą wykazać jedynie kwoty należnych zaliczek bez wskazywania liczby podatników.

Deklarację roczną należy przesłać do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania płatnika (jeśli jest on osobą fizyczną) lub według jego siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności (gdy płatnik nie ma siedziby).

Podatek zryczałtowany

Do końca stycznia płatnicy składają także deklarację PIT-8R. Muszą to zrobić podmioty, które w 2012 r. pobrały podatek od przychodów opodatkowanych ryczałtowo (w tym przypadku nie pobiera się zaliczek i nie odlicza kosztów uzyskania przychodów). Dotyczy to m.in. wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych (10-proc. PIT od wartości nagrody) czy świadczeń otrzymanych przez byłych pracowników, którzy są na emeryturze lub rencie (10-proc. PIT od wypłaconych kwot).

Również ta deklaracja ma formę zbiorczą - wykazuje się w niej podatek od wszystkich wypłat dokonanych w ciągu roku podatkowego. Jeśli jednak w konkretnym przypadku mogło być zastosowane zwolnienie podatkowe (np. dla wygranych w konkursach dla kwot do 760 zł czy w przypadku emerytów do 2280 zł rocznie), to podatek nie wystąpił i nie trzeba w ogóle go uwzględniać w deklaracji.

W PIT-8R wykazuje się także kwoty pobranych podatków od przychodów kapitałowych, które są opodatkowane ryczałtowo według 19-proc. stawki. Dotyczy to np. daniny od odsetek od pożyczek, odsetek z rachunków bankowych, od wypłaconych dywidend i innych przychodów z udziału w zyskach osób prawnych, a także podatku od dochodów z tytułu udziału w funduszach kapitałowych. Deklarację z uwzglednieniem tej grupy przychodów składają przede wszystkim instytucje finansowe.

Właściwym urzędem skarbowym jest urząd ustalony według miejsca zamieszkania płatnika (w przypadku osób fizycznych) albo według miejsca siedziby (w przypadku np. spółek kapitałowych). W deklaracji płatnicy muszą wykazać kwoty pobranego podatku za poszczególne miesiące 2012 r.

Rozliczenie CIT

Płatnicy mają obowiązek złożyć deklaracje dla celów rozliczenia CIT do 31 stycznia 2013 r. tylko, jeśli ich rok podatkowy podatnika pokrywa się z rokiem kalendarzowym (podmioty opodatkowane CIT mają prawo wyboru innego roku podatkowego). W innych przypadkach będą musieli to zrobić do końca pierwszego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Deklaracje składa się do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby podatnika.

W deklaracji CIT-6R w odniesieniu do każdego podatnika płatnik wykazuje sumę wypłaconych dywidend i innych przychodów (dochodów) z tytułu udziału w zyskach osób prawnych oraz pobranego podatku łącznie w roku podatkowym (19-proc. stawka).

Z kolei deklaracje CIT-10Z informują o wysokości pobranego przez płatnika zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych od dochodów (przychodów) osiągniętych przez podatników niemających siedziby lub zarządu na terytorium Polski. W tym formularzu trzeba wykazać sumę wypłaconych kwot i pobranego podatku (łącznie w roku podatkowym, a także za poszczególne miesiące) m.in. z tytułu odsetek, praw autorskich czy świadczeń doradczych i księgowych - wszystkie te przychody są opodatkowane 20-proc. stawką.

Jednak nie tylko płatnicy składają deklaracje do końca stycznia. Obowiązek taki ma również część podmiotów opodatkowanych CIT, które działają na podstawie statutu, np. fundacje, stowarzyszenia, jednostki badawcze. Jeśli złożyły wcześniej płatnikowi wypłacającemu np. dywidendy oświadczenie CIT-5, że przeznaczą te środki lub ich część na cele statutowe, to podatek nie został pobrany. Oświadczenie to składa się najpóźniej w dniu wypłaty należności. Jeśli jednak po jego złożeniu (co skutkowało niewliczaniem części dochodów do podstawy opodatkowania), wydali np. dywidendę na inne cele, to do jutra muszą złożyć deklarację CIT-11R.

Korekta deklaracji

Płatnicy składając deklarację, podobnie jak podatnicy, mogą czasami popełnić błędy. W zależności od charakteru i zakresu uchybień organ podatkowy może albo samodzielnie skorygować zeznanie, albo wezwać płatnika (podatnika) do złożenia wyjaśnień.

Jeśli w deklaracji wystąpią oczywiste omyłki, to organ może dokonać odpowiednich poprawek lub uzupełnień. Tak będzie jednak tylko w przypadku, gdy zmiana wysokości zobowiązania podatkowego w wyniku tej korekty nie przekroczy 1 tys. zł. Gdy w przekonaniu urzędników popełnione błędy są poważniejsze, naczelnik urzędu zwróci się do podmiotu składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień.

Oprócz tego płatnicy mogą samodzielnie, bez wezwania urzędu, skorygować deklaracje. Wzory deklaracji PIT-4R, PIT-8R, CIT-6R, CIT-10Z, CIT-11R umożliwiają dobrowolną korektę. Jej samodzielne złożenie jest korzystne w razie zaniżenia odprowadzonego podatku wynikającego z pierwotnej deklaracji. Zgodnie z przepisami w przypadku złożenia prawnie skutecznej korekty deklaracji wraz z uzasadnieniem jej przyczyn i zapłaty w całości, w ciągu 7 dni od dokonania korekty, zaległości podatkowej stosuje się obniżoną stawkę odsetek za zwłokę w wysokości 75 proc. stawki podstawowej.

Wynagrodzenie płatnika

Płatnicy, składając roczne deklaracje podsumowujące, powinni w formularzu wskazać również pobrane kwoty swojego wynagrodzenia za terminowe odprowadzenie podatków na konto urzędów skarbowych. Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów płatnikom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie. Za odprowadzanie podatków w terminie mogą potrącić dla siebie 0,3 proc. ich kwoty.

W przypadku gdy organ podatkowy stwierdzi, że płatnik pobrał wynagrodzenie nienależnie lub w wysokości większej od należnej, wyda decyzje o zwrocie nienależnych kwot. Wtedy płatnik będzie musiał je zwrócić na rachunek właściwego urzędu skarbowego wraz z odsetkami za zwłokę.

Ważne

Deklaracje PIT-4R składają przede wszystkim zakłady pracy. Taki formularz

muszą również złożyć m.in. organy rentowe, które pobierają miesięczne zaliczki

Jakie deklaracje płatnicy mogą przesłać przez internet

Listę formularzy, które można wysłać do urzędu skarbowego w formie elektronicznej, określa rozporządzenie ministra finansów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. nr 246, poz. 1817 z późn. zm.). Płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych mogą przesłać elektronicznie PIT-4R i PIT-8AR, z kolei płatnicy podatku dochodowego od osób prawnych mogą złożyć w ten sposób CIT-6R i CIT-10Z. Fundacje, które wydatkowały dochody na inne cele niż statutowe, mogą przesłać przez internet CIT-11R.

Złożenie tych deklaracji drogą elektroniczną wymaga jednak posiadania przez płatnika podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem.

Co zrobić, aby uniknąć podstawowych błędów przy składaniu deklaracji

● Podać właściwy numer identyfikacyjny (płatnicy posługują się NIP, a nie PESEL)

● Określić właściwie rok podatkowy podatnika

● Podać aktualne dane płatnika i podatnika, którego podatek lub przychód jest wskazany w deklaracji

● Złożyć deklarację do właściwego urzędu skarbowego

● W przypadku deklaracji zbiorczych podać kwoty przychodów i pobranego podatku za każdy miesiąc

● Właściwie zaokrąglać kwoty wpisywane do formularzy (zgodnie z ogólną zasadą podstawy opodatkowania i kwoty podatków zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych. W przypadku niektórych przychodów kapitałowych - odsetek od pożyczek, odsetek od papierów wartościowych czy odsetek od środków zapisanych na rachunkach bankowych - podstawy opodatkowania oraz kwoty podatków od nich pobierane zaokrągla się do pełnych groszy w górę)

● Podsumować wskazane w poszczególnych miesiącach kwoty przychodów i pobranego podatku

● Złożyć na końcu formularza podpis osoby reprezentującej płatnika

PRZYKŁAD

Czy zawsze trzeba składać PIT-4R

Jeśli zatrudniony pracownik otrzymał przychody (np. ze stosunku pracy opodatkowane na zasadach ogólnych według 18-proc. i 32-proc. stawki), od których jest obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy, to płatnik powinien był te zaliczki pobrać. Jeśli jednak pracownik zarobił mniej, niż wynosi kwota wolna od podatku, to danina mogła nie wystąpić. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie ma obowiązku składania deklaracji PIT-4R i wskazania, że kwota pobranych zaliczek wyniosła 0 zł.

Dyrektor izby skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 18 listopada 2011 r. (sygn. IPPB2/415-731/11-4/AK) potwierdził, że jeśli nie wystąpiły zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych wynagrodzeń, na pracodawcy nie ciąży obowiązek złożenia do właściwego urzędu skarbowego deklaracji PIT-4R. W sytuacji, gdy przedsiębiorca miał jednak obowiązek odprowadzenia zaliczki w kwocie wyższej niż 0 zł, a tego nie zrobił, to składając deklarację PIT-4R i ujawniając ten fakt, może ponieść negatywne konsekwencje. Przykładowo urząd może w przyszłości nie wydać mu zaświadczenia o braku zaległości w odprowadzeniu należnych podatków.

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 42 ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Art. 10 ust. 2 pkt2, art. 17 ust. 1, art. 22 ust. 1 art. 25a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Art. 63 par. 1, art. 274 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz.U. nr 240, poz. 2065).