Czy niedobory można zaliczyć do kosztów

Podatniczka podczas dokonywania spisu z natury w magazynie stwierdziła pewne braki. W większości spowodowane one były zniszczeniami i kradzieżami dokonanymi przez pracowników.

- Czy stwierdzona wartość niedoborów może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów - pyta pani Monika z Lublina.

Po przeprowadzeniu remanentu końcowego ważne jest ustalenie, w jaki sposób różnica stanów magazynowych wpływa na wysokość dochodów. Konieczne jest w tym celu porównanie stanu magazynu z początku roku ze stanem magazynu na koniec roku. Jeśli wynik będzie ujemny, będziemy mieli do czynienia z niedoborem inwentaryzacyjnym.

Zaznaczmy, że katalog wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, zawarty w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie obejmuje strat w towarach handlowych ujawnionych w wyniku inwentaryzacji. Wobec tego kwestia możliwości uznania niedoborów magazynowych za koszty podatkowe wymaga ich oceny w kontekście związku z przychodami podatnika. Podkreślić zatem należy, że co do zasady koszty nabycia towarów handlowych są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów z tytułu ich zbycia.

Utrata tych towarów wyłącza możliwość podatkowego rozliczenia wydatków na ich nabycie, tj. w momencie powstania przychodów z ich zbycia. Niemniej jednak ich poniesienie jest celowe, a powstawanie strat w towarach handlowych jest związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jeżeli zatem analiza okoliczności powstania niedoborów w towarach, rodzaju działalności prowadzonej przez podatnika oraz działań podjętych przez niego w celu zabezpieczenia się przed powstawaniem strat prowadzi do wniosku, że straty w tych towarach:

● były zdarzeniem losowym,

● powstały w trakcie normalnego i racjonalnego działania podatnika,

● były niezależne od jego woli,

● były niezawinione przez podatnika,

● nie wynikały z braku dochowania przez niego należytej staranności,

można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w wartości odpowiadającej cenie nabycia utraconych towarów, pod warunkiem że zostały prawidłowo udokumentowane.

Tego rodzaju dokument może stanowić m.in. protokół opisujący zdarzenie. Ważne jest, aby wskazywał on datę powstania zdarzenia, jego przyczynę, a także dokładne obliczenie wielkości straty. W przypadku kradzieży dodatkowo można dołączyć protokół Policji lub zgłoszenie szkody firmie ubezpieczeniowej.

Krzysztof Koślicki

Art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).