W jaki sposób rozliczyć organizację spotkania wigilijnego w firmie

w Obowiązek podatkowy dotyczy nie tylko pracowników danej firmy, lecz każdej z zaproszonych na przyjęcie osób, także niezwiązanych z zakładem

w W obliczeniu należnego podatku pomocna będzie dokumentacja wydatków oraz szczegółowa lista gości obecnych ma uroczystości

Przyjęcia wigilijne dla pracowników mają charakter imprezy integracyjnej i wymagają odpowiedniego rozliczenia podatkowego.

Obliczenie PIT dla uczestników takiego spotkania powoduje jednakże wiele problemów. Firmy od lat spierają się z fiskusem, w jaki sposób obliczyć przychód i odprowadzić należny podatek do urzędu skarbowego. Przepisy nie dają na to bowiem jednoznacznej odpowiedzi.

Pracownicy uzyskują przychód podatkowy nie tylko z tytułu wynagrodzenia za pracę, ale również z powodu innych świadczeń otrzymywanych od pracodawcy, które często są bezpłatne. Zalicza się do nich właśnie udział w spotkaniach o charakterze integracyjnym. Wartość pieniężną bezpłatnego świadczenia ustala się według cen konkretnych usług czy rzeczy, które kupił pracodawca w związku z organizacją przyjęcia. [Przykład 1]

Obowiązkiem firmy jest ustalenie przychodu dla każdego pracownika, ponieważ pełni ona funkcję płatnika. Przychód taki podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych (według skali podatkowej: 18 proc. lub 32 proc.). Obliczoną wartość świadczenia przypadającego na pracownika firma dolicza mu do miesięcznego wynagrodzenia i od łącznej wartości pobiera zaliczkę na PIT. Powinno to zostać wykazane w łącznym rozliczeniu wszystkich przychodów pracownika w druku PIT-11, który pracodawca wystawi do 28 lutego 2013 r. [Przykład 2]

Udział rodziny też do opodatkowania

Jeśli na przyjęcie wigilijne pracownik przyjdzie z kimś z rodziny (np. małżonkiem czy dziećmi), to takie osoby również korzystają ze świadczenia sfinansowanego przez pracodawcę.

Tak uznała Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 30 kwietnia 2012 r. (nr IBPBII/1/415-118/12/BD). Według izby wynika to z tego, że gdyby nie łącząca pracownika z zakładem pracy więź, to członek rodziny nie otrzymałby w ogóle takiego świadczenia - tj. nie uczestniczyłby w przyjęciu. Dlatego też zakład pracy rozliczając przyjęcie wigilijne, powinien doliczyć do przychodu pracownika również wartość świadczenia przypadającą na każdego członka jego rodziny.

[Przykład 3]

Goście emeryci traktowani wyjątkowo

Na spotkanie wigilijne organizowane przez zakład pracy mogą zostać zaproszeni prócz pracowników także emerytowani pracownicy.

Dyrektor izby skarbowej w Katowicach w interpretacji z 25 listopada 2011 r. (nr IBPBII/1/415-772/11/BD) stwierdził, że również emeryci z tytułu udziału w imprezie integracyjnej sfinansowanej ze środków spółki otrzymają nieodpłatne świadczenie. Dla nich będą to jednak przychody z tzw. innych źródeł w rozumieniu ustawy o PIT. Jeśli emeryt pojawi się na przyjęciu razem z osobą towarzyszącą, to do jego przychodu płatnik powinien przypisać również przypadające na nią świadczenie.

Jednak w przypadku rozliczenia świadczeń uzyskiwanych przez emerytowanych pracowników zastosowanie ma przepis szczególny. Od takiego przychodu nie jest pobierany podatek na zasadach ogólnych, ale tzw. ryczałtowy podatek według stawki 10 proc. Przed udostępnieniem świadczenia emeryt powinien wpłacić płatnikowi kwotę należnego podatku.

Pamiętać jednak trzeba, że ustawa o PIT przewiduje w tym zakresie zwolnienie podatkowe. Będzie można je zastosować, jeśli wartość świadczeń otrzymywanych przez emerytów w związku z łączącym ich w przeszłości stosunkiem pracy z firmą nie przekracza w skali roku 2280 zł.

Inne osoby rozliczą się samodzielnie

Świadczenie w związku z udziałem w imprezie otrzymują także goście, którzy nie pracują w firmie, np. zaproszeni kontrahenci. Jednak w tym przypadku firma nie musi odprowadzać podatku od przychodu. Ma natomiast obowiązek wystawić informację PIT-8C, w której określi wartość świadczenia dla każdej osoby.

Druk ten powinna wystawić dla podatnika i jednocześnie dla urzędu skarbowego do końca lutego 2013 r. Na tej podstawie uczestnik przyjęcia rozliczy przychód samodzielnie na zasadach ogólnych w zeznaniu rocznym PIT-36, składanym do 30 kwietnia 2013 r.

Firma, która organizuje przyjęcie dla wielu osób, nie tylko dla pracowników, powinna zadbać o to, aby ustalić listę osób zaproszonych. Łatwiej będzie rozliczyć przychód dla wszystkich uczestników spotkania wigilijnego.

Przyjęcie wigilijne to nieodpłatne świadczenie otrzymane od pracodawcy

PRZYKŁADY

1 Czy trzeba rozliczyć PIT, jeśli spotkanie wigilijne ma charakter częściowo oficjalny

Spotkanie wigilijne dla pracowników nie jest obowiązkiem pracodawcy. Jego cel jest inny niż służbowy i nie zmienia tego nawet włączenie do harmonogramu imprezy elementów oficjalnych, takich jak podsumowanie działalności spółki za 2012 r. czy przedstawienie planów inwestycyjnych na przyszłość. Dlatego pracownicy biorący udział w takim spotkaniu otrzymują przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Tak uznał dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 8 marca 2012 r. (nr IPPB2/415-104/12-2/AS).

2 Czy przychód otrzymają także ci pracownicy, którzy nie wezmą udziału w imprezie?

W tym przypadku odpowiedź nie jest jednoznaczna. Obecnie niektóre izby skarbowe uważają, że przychód otrzymują tylko te osoby, które faktycznie wzięły udział w imprezie. Takie stanowisko potwierdziła m.in. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 7 listopada 2012 r. (nr IPPB2/415-801/12-2/AK) czy Izba Skarbowa w Katowicach (interpretacja z 30 kwietnia 2012 r., nr IBPBII/1/415-118/12/BD). Jednak np. dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 12 stycznia 2011 r. (nr ITPB2/415-953/10/ENB) uznał, że firma powinna ustalić wartość nieodpłatnego świadczenia dla każdej osoby bez względu na to, czy weźmie ona udział w takim spotkaniu. Podobne stanowisko wyraził też Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 17 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 2740/11).

3 Jak obliczyć wysokość przychodu dla jednego zaproszonego pracownika?

Przychód jednego pracownika należy obliczyć, dzieląc łączną kwotę kosztów organizacji imprezy przez liczbę zaproszonych (np. wszystkich, jeśli impreza była przewidziana na wszystkich pracowników) lub tych, którzy zadeklarowali swój udział (jeżeli firma takie deklaracje zbierała i sporządzała listę chętnych do udziału w spotkaniu). Następnie tak ustaloną wartość jednostkową należy przypisać tylko pracownikom uczestniczącym w danej imprezie. Taki sposób wyliczenia przychodu przedstawiła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 30 kwietnia 2012 r. (nr IBPBII/1/415-118/12/BD).

3 pytania do eksperta

@RY1@i02/2012/245/i02.2012.245.18300140a.802.jpg@RY2@

Paweł Stańczyk, menedżer w PwC

Czy wydatki na zorganizowanie przyjęcia wigilijnego dla pracowników firma może zaliczyć do kosztów podatkowych?

O kwalifikacji podatkowej danego wydatku decyduje cel jego poniesienia. W przypadku spotkań wigilijnych w firmach zwykle uważa się, że poprawiają one atmosferę w pracy i mają na celu dodatkowe zmotywowanie pracowników.

Niestety, z taką interpretacją nie zgadzają się ani władze podatkowe, ani - co gorsza - sądy. Twierdzą one, że spotkanie pracowników polegające jedynie na wspólnej konsumpcji nie ma charakteru motywacyjnego, a zatem nie można uznać, że wydatki zostały poniesione w celu uzyskania przychodu lub zachowania jego źródła. W świetle interpretacji podatkowych i wyroków sądowych wydaje się, że zaliczenie wydatków na wigilię w siedzibie przedsiębiorstwa (takich jak zakup jedzenia czy usług cateringowych) do kosztów podatkowych byłoby akceptowalne, gdyby w trakcie spotkania odbywały się różne aktywności, np. polegające na współzawodnictwie grup pracowników. Wtedy można by twierdzić, że wydatki związane z organizacją spotkania stanowią koszt podatkowy. Możliwość organizacji tego typu aktywności w biurze jest jednak ograniczona.

Czy łatwiej byłoby rozliczyć takie wydatki, gdyby spotkanie gwiazdkowe odbyło się poza siedzibą firmy? Czy trzeba spełnić dodatkowe warunki?

Modne jest ostatnio organizowanie spotkań wigilijnych powiązanych z różnymi aktywnościami sportowymi, np. wspólne wyjście na kręgle czy ściganie się na torze kartingowym. A skoro będziemy mieli do czynienia ze współzawodnictwem pracowników, to można znaleźć argumenty, iż otrzymane faktury (np. za wynajęcie toru kartingowego) mogą stanowić koszt podatkowy, nawet jeśli pojawi się na nich także obciążenie za konsumpcję.

Pamiętajmy jednak, że w ramach ugruntowanej praktyki rynkowej przyjęło się wyłączać z kosztów podatkowych wydatki na alkohol dla celów konsumpcyjnych, i to bez znaczenia, w jakich okolicznościach czy w jakim celu był on spożywany.

Natomiast, gdy w spotkaniu wigilijnym uczestniczą nie tylko pracownicy danej spółki, lecz również kontrahenci, jest duże ryzyko, że władze skarbowe potraktują całość wydatków związanych z imprezą jako koszt niepodatkowy. Wprawdzie są wyroki sądowe pozwalające na dzielenie tego typu wydatków na związane z kontrahentami i z pracownikami i na zaliczanie do kosztów podatkowych tej ostatniej części. Pamiętajmy jednak, że w takiej sytuacji konieczne będzie uzasadnienie i udokumentowanie przyjętego podziału, co w praktyce nie jest łatwe.

Czy firma może sfinansować organizację wigilii dla wszystkich pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?

To odrębne zagadnienie. Tu kosztem podatkowym jest sam odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, więc wydatek z niego sfinansowany nie może być kosztem podatkowym po raz drugi.

Wydawać się jednak może, że finansowanie wydatków wigilijnych z funduszu jest panaceum na trudności z ich rozliczaniem jako kosztów podatkowych. Niestety, sama możliwość finansowania takich wydatków z zakładowego funduszu socjalnego budzi wiele wątpliwości. Z tego powodu wiele firm wciąż unika finansowania w ten sposób świadczeń, do których dostęp mają wszyscy pracownicy, niezależnie od ich statusu socjalnego.

Od wielu lat nie udało się bowiem jednoznacznie rozstrzygnąć, czy wolno z tego funduszu finansować wydatki na przyjęcie wigilijne dla wszystkich zatrudnionych w firmie.

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 10 ust. 1 pkt 9, art. 11 ust. 1, ust. 2a, art. 12 ust. 1 i 3, art. 20 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 38, pkt 67, art. 30 ust. 1 pkt 4, art. 41 ust. 4, ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).