Zwrot kosztów podróży służbowej, jaką kierowca odbył na polecenie pracodawcy, nie jest opodatkowany

W zależności od charakteru wykonywanej pracy pracownik lub inna osoba świadcząca pracę na rzecz danego podmiotu może w ramach obowiązków służbowych przemieszczać się poza stałe miejsce pracy.

- W wielu przypadkach fakt ten będzie uznany za podróż służbową, co wywoła konsekwencje nie tylko w przepisach prawa pracy, ale również w przepisach podatkowych - stwierdza Jarosław Żemantowski, doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy.

Zadania do wykonania

Podróżą służbową określamy sytuację, w której pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Według Jarosława Żemantowskiego, takiemu pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że w ramach obowiązków pracownika stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne. Obejmuje ona czas dojazdu do miejsca wykonywania pracy, świadczenia pracy oraz powrotu do stałego miejsca zatrudnienia lub innego miejsca wskazanego przez pracodawcę (np. miejscowości zamieszkania lub pobytu pracownika).

- W praktyce przeważa pogląd, że nie każdy pracownik świadczący pracę poza siedzibą pracodawcy wykonuje ją w ramach podróży służbowej - zauważa Jarosław Żemantowski.

Do takich wyjątków obejmujących pracowników, którzy co prawda są w podróży, jednak nie w podróży służbowej, należą tzw. pracownicy mobilni.

Zakres terytorialny

W doktrynie oraz orzecznictwie przeważa pogląd, że jeżeli pracownik posiada w umowie o pracę określone, konkretne miejsce pracy (miejscowość), a ponadto obszar pracy (wyszczególnione województwa, pewien obszar kraju), to podróże w ramach obszaru pracy nie są podróżami służbowymi. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 9 lutego 2010 r. (sygn. akt I PK 157/09) za pracowników mobilnych możemy uważać osoby, które na podstawie zobowiązania pracowniczego z umowy o pracę oraz rodzaju wykonywanej pracy wykonują pracę na terytorialnie określonym obszarze, a zatem zasadniczo nie tylko w siedzibie pracodawcy.

- Do takich pracowników zaliczymy np. agentów handlowych - podpowiada Jarosław Żemantowski.

Zasady szczególne

Inne zasady przy rozliczaniu podróży służbowych dotyczą kierowców. Jarosław Żemantowski zwraca uwagę, że stosownie do przepisów ustawy o czasie pracy kierowców podróżą służbową jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego poza miejscowość, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności miejsce, gdzie znajduje się filia, przedstawicielstwo czy oddział.

Podróżą służbową będzie też każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy wyjazdu poza wskazaną miejscowość w celu przewozu drogowego. Jednocześnie przepisy omawianej ustawy stanowią, że kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w art. 77⁵ par. 3-5 kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Rozliczenia PIT

Definicja podróży służbowej wypracowana w doktrynie prawa pracy ma ogromny wpływ na wykładnię przepisów prawa podatkowego. Zgodnie z regulacjami ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika oraz podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wykonawczych.

- Art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT posługuje się pojęciem podróży służbowej, jednak przepisy prawa podatkowego nie definiują tego pojęcia, stąd konieczne jest odwoływanie się do definicji z zakresu prawa pracy - podkreśla Jarosław Żemantowski.

Przepisy wykonawcze do ustawy o PIT to dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. Jedno dotyczy należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Drugie dotyczy podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Rozporządzenia przewidują sposób określania wysokości diet oraz należności z tytułu przejazdów, dojazdów, noclegów i innych wydatków. Mimo że rozporządzenia dotyczą pracowników sfery budżetowej, stosuje się je także do innych pracowników przy określaniu limitu do zwolnienia podatkowego.

Co więcej, przepisy prawa pracy przewidują, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona w powyższych rozporządzeniach.

- W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących wypłacania należności za czas podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów powołanych wyżej rozporządzeń - podpowiada ekspert z Kancelarii Ożóg i Wspólnicy.

Ważny charakter wyjazdu

Wskazane limity znajdują zastosowanie tylko wówczas, gdy pracownik faktycznie przebywa w podróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy. Jarosław Żemantowski wyjaśnia w rozmowie z nami, że zwolnienie nie będzie obejmowało pracowników mobilnych, którzy w ramach wykonywania obowiązków służbowych podróżują, jednak ich wyjazdy nie mają charakteru podróży służbowych. W interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 czerwca 2011 r. (nr IPPB2/415-344/11-2/MK) organ podatkowy uznał, że zwrot kosztów podróży (paliwo, opłaty przejazdowe, parkingowe) przedstawicielowi handlowemu nie stanowi dla niego przychodu. Natomiast przychodem takim będzie zwrot kosztów noclegów. Wydaje się zatem, że podobnie jak zwrot kosztów noclegów potraktowany powinien zostać również zwrot kosztów wyżywienia pracownika, jeżeli nie stanowi zwrotu należności z tytułu podróży służbowej, oraz diety, które wypłacane są jedynie w przypadku podróży służbowych i w takim właśnie przypadku korzystają ze zwolnienia od podatku (np. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 listopada 2009 r., nr ILPB2/415-856/09-2/ES).

- Zwolnienie podatkowe wydaje się natomiast znajdować zastosowanie w przypadku kierowców. Należności na pokrycie kosztów przekazywane kierowcom stanowią bowiem diety i inne należności za czas podróży służbowej. Tym samym są one zwolnione z opodatkowania w ramach limitów określonych w odrębnych przepisach - wskazuje Jarosław Żemantowski.

Ważne

Podróż służbowa powinna być zdarzeniem incydentalnym. Jeżeli głównym obowiązkiem służbowym pracownika jest właśnie wykonywanie pracy na określonym obszarze, to nie można mówić o wykonywaniu przez tego pracownika podróży służbowej

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).