Jak rozliczyć wydatki na nagrody i karty przedpłacone z ZFŚS

Przedsiębiorstwo planuje przyznanie każdemu z kilkudziesięciu pracowników, których zatrudnia, po 200 zł nagrody świątecznej. Środki te będą pochodziły z ZFŚS. Niektórzy pracownicy zatrudnieni w przedsiębiorstwie dłużej otrzymali też na początku 2013 roku nagrodę z okazji świąt wielkanocnych w kwocie 200 zł. Jak firma powinna rozliczyć dofinansowanie dla tych pracowników, którzy otrzymają nagrodę po raz pierwszy w roku, a jak dla tych, którzy otrzymają drugą nagrodę i przekroczą limit 380 zł w skali roku? Czy organy podatkowe mogą podważyć zasadność wydatków z ZFŚS w równej kwocie dla każdego pracownika w ramach przyznanego dofinansowania?

ODPOWIEDZI UDZIELAJĄ

Izba Skarbowa w Bydgoszczy

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm., dalej: ustawa o PIT) przychodem ze stosunku pracy są otrzymane lub postawione do dyspozycji pracownika wypłaty pieniężne, wartość otrzymanych świadczeń w naturze, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Niemniej jednak nie każdy przychód podlega bezwzględnie opodatkowaniu. Ustawodawca we wspomnianej wyżej ustawie przewidział szeroki katalog zwolnień przedmiotowych. Preferencje dotyczą między innymi świadczeń otrzymanych przez pracownika z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Warunki, które należy spełnić, aby skorzystać ze zwolnienia, określone zostały w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Wobec czego wolne od podatku będą otrzymane przez pracownika świadczenia rzeczowe (np. paczki świąteczne) oraz świadczenia pieniężne (np. nagrody świąteczne), jeżeli:

wotrzymane są w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,

wsfinansowane są ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych,

wnie przekraczają w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Zakład pracy przekazujący benefit, spełniający wyżej wymienione kryteria, nie potrąca podatku dochodowego od osób fizycznych. Z kolei pracownik nie wykazuje tak uzyskanego przychodu w składanym przez siebie rocznym zeznaniu podatkowym.

Podkreślenia wymaga fakt, iż kwota limitu uprawniająca do zwolnienia określona jest w skali roku. Nie ma znaczenia, czy świadczenia wypłacone są jednorazowo, czy wielokrotnie. Istotne jest, aby ich suma w roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 380 zł. Stosując w praktyce omawianą normę prawną, mogą wystąpić wątpliwości, gdy pracodawca przekazuje w różnych miesiącach danego roku podatkowego dwie nagrody świąteczne, każdą o wartości np. 200 zł. Zakładając, że warunki ustawowe zostały spełnione, pierwsza z nich w całości będzie korzystała z przedmiotowego zwolnienia. Wypłacając drugą kwotę, należy opodatkować nadwyżkę ponad limit 380 zł, liczoną od sumy przekazanych nagród (w przytoczonym przykładzie będzie to wartość 20 zł).

Nadmienić także należy, iż przedstawione zwolnienie podatkowe nie dotyczy przekazanych pracownikowi bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. W przypadku ich otrzymania podatek powinien być odprowadzony.

@RY1@i02/2013/213/i02.2013.213.071001200.801.jpg@RY2@

Bartosz Kubista, konsultant podatkowy w Kancelarii TAX Leader Szymik, Oleś. Kancelaria Doradztwa Podatkowego

Aby odpowiedzieć na zadane pytanie należy w pierwszej kolejności przytoczyć art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, zgodnie z którym wyłączona od opodatkowania PIT jest m. in. wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Pracownicy, którzy otrzymają od pracodawcy świadczenia pieniężne - o ile tylko będą one pozostawały w związku z działalnością socjalną pracodawcy, o której mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.), jakimi bez wątpienia będą premie świąteczne dla pracowników o ciężkiej sytuacji materialnej - nie będą musieli opodatkowywać (ani wykazywać w rozliczeniu rocznym) tych kwot do wysokości 380 zł w skali roku.

Odnosząc się do zadanego pytania, dla pracowników, którzy otrzymają w roku tylko jedną nagrodę - nie powstanie dochód opodatkowany, a pracodawca nie będzie musiał pobierać od nich zaliczki na podatek dochodowy. Co innego będzie dotyczyło pracowników, którzy w ciągu roku otrzymają łącznie dwie premie, przenoszące w sumie limit 380 zł zakreślony w ww. przepisie. Wyłączenie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT odnosi się bowiem do skali rocznej, a nie pojedynczego świadczenia. Oznacza to, że od kwoty nadwyżki (w tym przypadku - 20 zł) pracownik będzie obowiązany zapłacić podatek dochodowy. Będzie to dla niego przychód ze stosunku pracy. Stąd, pracodawca zobligowany będzie do poboru zaliczek od dokonanych przez siebie świadczeń na zasadach określonych w art. 31 ustawy o PIT.

Każdy wydatek z ZFŚS powinien być dostosowany do sytuacji życiowej pracownika. Jak wskazuje art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Stąd w mojej ocenie świadczenia te powinny trafiać do osób faktycznie potrzebujących pomocy - nie mogą być przydzielane każdemu "po równo" ani stanowić formy premii motywacyjnej. W literaturze podnosi się, że świadczenia te powinny trafiać do osób faktycznie potrzebujących pomocy i jako takie nie mogą być tak po prostu przydzielane każdemu po równo.

Nie wystarczy więc w mojej ocenie samo określenie w regulaminie, że wszystkim pracownikom przysługuje z ZFŚS równa wypłata w postaci premii (nagrody) świątecznej. Nie zmienia tego fakt, że zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny znaleźć się właśnie w regulaminie. Powinien on określać zasady dokonywania wypłat (np. zakres prowadzonej działalności socjalnej, kulturalnej, bytowej i mieszkaniowej lub wysokość przeznaczania środków funduszu na dane cele i główne kierunki ich wydatkowania), nie może natomiast zmieniać socjalnego charakteru tych wypłat.

Uważam więc, że organy podatkowe mogą słusznie kwestionować wysokość wypłat z ZFŚS, jeżeli okaże się, że pracodawca wypłacił je wszystkim osobom po równo. Organ może bowiem zakwestionować związek tych wypłat z finansowaniem działalności socjalnej pracodawcy, a zatem i prawo do zwolnienia tych świadczeń z opodatkowania. Może się tak zdarzyć zwłaszcza, jeżeli pracodawca nie uzyska od pracowników oświadczeń o ich przychodach i z tego względu nie zróżnicuje świadczeń poszczególnym pracownikom, w konsekwencji nie stosując kryterium socjalnego. Takie "równe" wypłaty trzeba będzie również oskładkować.

EKSPERT RADZI

Karta ze zwolnieniem

W jaki sposób firma może rozliczyć w kosztach wydatki na zakup kart przedpłaconych, które chce przekazać pracownikom i doładować je środkami?

@RY1@i02/2013/213/i02.2013.213.071001200.802.jpg@RY2@

Michał Mrozik, ekspert podatkowy w KPMG w Polsce

Obowiązek tworzenia ZFŚS został nałożony na pracodawców, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku mają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Środki ZFŚS przeznacza się na szeroko rozumianą działalność socjalną, która obejmuje: usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną, opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym ze związkami zawodowymi, a w przypadku pracodawców, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgodnionym z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Istotnym ograniczeniem swobody w dysponowaniu środkami ZFŚS jest zasada, zgodnie z którą przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Nie byłoby zatem prawidłowe ustalenie uprawnienia każdego pracownika do otrzymania określonej, równej kwoty wsparcia finansowego, niezależnie od jego sytuacja życiowej, rodzinnej i materialnej. ZFŚS jest zasilany z obowiązkowego corocznego odpisu naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Kwota obowiązkowego odpisu na ZFŚS stanowi koszt uzyskania przychodu pracodawcy, co wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.) w związku z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.) i art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.). Należy jednak podkreślić, że warunkiem zaliczenia odpisu na ZFŚS do kosztów uzyskania przychodów jest faktyczne wpłacenie środków na rachunek funduszu. Środki przekazywane pracownikom z ZFŚS stanowią przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ustawy o PIT. Przychód ten może jednak korzystać z określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT zwolnienia. Powołany przepis stanowi, że wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Z powyższego przepisu wynika, że przekazanie pracownikowi środków pieniężnych z ZFŚŚ w wysokości do 380 zł rocznie jest zwolnione z podatku. W tym zakresie wątpliwości może budzić, w jaki sposób zakwalifikować karty przedpłacone, które umożliwiają ich posiadaczom płatności w punktach obsługujących płatności kartą lub, w niektórych wypadkach, wypłatę środków z bankomatów, bez konieczności posiadania rachunku bankowego. Tego typu karty stanowią bowiem instrumenty pieniądza elektronicznego w rozumieniu ustawy o elektronicznych instrumentach płatniczych będąc w zasadzie ekwiwalentem pieniądza. W zasługującej na aprobatę linii interpretacyjnej organów podatkowych przyjmuje się, że wydanie tego typu karty, zasilonej w całości środkami z ZFŚŚ, w ramach limitów 380 zł, będzie korzystać ze zwolnienia z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT (por. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 4 czerwca 2013 r., nr ILPB2/415-219/13-2/WS). Karta ta pełni bowiem funkcję analogiczną do znaków pieniężnych w postaci monet lub banknotów.

Opracował Przemysław Molik