Koszty wyżywienia ponad limit pracownik musi rozliczyć

Nadwyżka rzeczywistych kosztów wyżywienia za czas podróży służbowej pracownika pokrytych przez pracodawcę ponad limit diety stanowi przychód pracownika, od którego spółka musi pobrać podatek.

Spółka akcyjna zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe na terenie kraju i za granicą. Skarżący wypłacał swoim pracownikom diety z tytułu odbywanych przez nich podróży służbowych, jednak obecnie zamierza wprowadzić nowy system rozliczania wydatków na wyżywienie ponoszonych przez pracowników w czasie tych podróży. Spółka chce zapewniać pracownikom całodzienne bezpłatne wyżywienie i nie wypłacać diet, na co pozwalają przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.) i odpowiednich rozporządzeń wykonawczych. Zapewnienie całodziennego wyżywienia będzie mogło następować poprzez wypłacenie zaliczki na poczet wydatków na wyżywienie albo wyposażenie pracownika w kartę służbową ze wskazaniem w przepisach wewnątrzzakładowych maksymalnej kwoty przeznaczonej na wyżywienie. Trzecią opcją będzie zwrot pracownikowi wydatków poniesionych przez niego na wyżywienie w czasie podróży służbowej, które będą udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na spółkę albo - jeśli nie będzie to możliwe - paragonami fiskalnymi.

Istota sporu sprowadzała się do tego, czy nadwyżka kosztów wyżywienia za czas podróży służbowej pracownika pokryta przez pracodawcę ponad wysokość diety, określoną w rozporządzeniach w sprawie podróży służbowej, jest przychodem pracownika. Sąd wyjaśnił, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z 26 lipca 1991 r. o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości określonej w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie delegacji wynikającej z art. 775 par. 2 kodeksu pracy. Chodzi o wysokość określoną w przepisach rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r.: w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) oraz na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Zgodnie z art. 775 par. 1 kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której jest siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jak wynika z par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Z kolei na pokrycie kosztów wyżywienia przysługuje pracownikowi dieta obliczona w wysokości i na zasadach określonych w par. 4 tego rozporządzenia. W myśl par. 4 ust. 1 rozporządzenia dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej i wynosi 23 zł za dobę podróży. Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Sąd przyznał rację ministrowi finansów, że należności wypłacone pracownikom odbywającym podróż służbową w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę korzystają ze zwolnienia z PIT do wysokości określonej powyższymi rozporządzeniami ministra pracy. Ewentualna nadwyżka podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. W takiej sytuacji - wyjaśnił sąd - spółka jako płatnik będzie miała obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od nadwyżki otrzymanego zwrotu, która przekracza wysokość diety z tytułu podróży służbowej.

Wyrok WSA w Rzeszowie z 5 lutego 2013 r., sygn. akt I SA/Rz 25/13, nieprawomocny.

Oprac. Łukasz Zalewski