Nawet po śmierci zatrudnionego trzeba wystawić PIT-11

Obowiązek sporządzenia informacji o wysokości wypłaconych wynagrodzeń oraz zaliczek PIT-11 spoczywa na płatniku podatku dochodowego. Są nim: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, zobowiązane na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Jeżeli podatnik nie upoważni płatnika do dokonania rocznego obliczenia podatku, wówczas płatnik ma obowiązek przekazać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, imienną informację PIT-11, do końca lutego 2013 r. Właściwość miejscową obcych rezydentów podatkowych, którzy nie posiadają w Polsce miejsca zamieszkania, ustala się według miejsca pobytu w Polsce, a o ile osoby takie nie przebywają w Polsce, właściwy jest III Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście.

Wysyłka elektroniczna

Doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić poprzez bezpośrednie jej przekazanie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Możliwość wyboru formy elektronicznej potwierdzają organy podatkowe, np. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, w interpretacji nr IPPB4/415-653/11-2/MP, z 21 października 2011 r. Czytamy w niej, że brak jest przesłanek uniemożliwiających przekazywanie PIT-11 podatnikom przez płatnika za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres wskazany przez podatnika.

Należy jednak pamiętać, że to na płatniku ciąży obowiązek udowodnienia, iż wywiązał się on z obowiązku i przekazał pracownikowi informację PIT-11.

Przekroczenie terminu

Termin na wystawienie PIT-11 jest terminem ustawowym, którego przekroczenie spowoduje nałożenie na płatnika kary grzywny.

Odpowiedzialność za nieterminowe złożenie informacji PIT-11 określa kodeks karny skarbowy. Zasadniczo, kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych (w 2013 roku stawka dzienna wynosi od 53,33 zł do 21 332 zł). Wymierzając karę grzywny, uwzględnia się stosunki majątkowe i rodzinne sprawcy oraz jego dochody i możliwości zarobkowe.

Aby uniknąć odpowiedzialności, należy złożyć czynny żal. Jest to zawiadomienie organu podatkowego o popełnieniu czynu zabronionego, takiego jak np. niezłożenie w terminie deklaracji. Prawidłowo złożony czynny żal uwalnia od odpowiedzialności karnej skarbowej.

Czynny żal powinien zawierać informacje o fakcie niezłożenia deklaracji, wyjaśniać okoliczności i przyczyny niezłożenia w terminie oraz być podpisany przez wszystkie osoby, które potencjalnie mogą ponosić odpowiedzialność za zbyt późne złożenie deklaracji.

Mniej niż zryczałtowane koszty

Wysokość kosztów uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy ustawodawca określił w sposób zryczałtowany w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Co zrobić, jeśli przychód z umowy o pracę jest w danym miesiącu niższy od kosztów?

Przepisy nie przewidują możliwości obniżenia miesięcznej kwoty kosztów uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy, nawet gdy koszty te przewyższają wysokość miesięcznego wynagrodzenia. Zatem w miesiącu, w którym koszty przewyższają przychód z tytułu stosunku pracy, dochód do opodatkowania podatkiem dochodowym nie wystąpi. Koszty uzyskania przychodów za miesiąc, w którym wystąpił przychód z tytułu stosunku pracy w kwocie niższej od zryczałtowanej kwoty kosztów, powinny być jednak wykazane przez płatnika w informacji o uzyskanych dochodach i pobranych zaliczkach - PIT-11 w pełnej wysokości. Stanowisko takie potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 12 lutego 2008 r., nr IBPB2/415-369/07/MK.

Wygaśnięcie umowy

Co do zasady, z dniem śmierci pracownika umowa o pracę wygasa, a prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą, w równych częściach, na małżonka zmarłego oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. I tak osobami uprawnionymi do renty rodzinnej są:

wdzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,

wprzyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, w tym również w ramach rodziny zastępczej,

wmałżonek (wdowa i wdowiec),

wrodzice (również ojczym, macocha i osoby przysposabiające).

Prawa majątkowe ze stosunku pracy to wszelkie świadczenia, jakie zmarły przed śmiercią wypracował i do których nabył prawo, a więc np.: wynagrodzenie za pracę wraz z dodatkami, premiami, nagrodami, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (w wymiarze proporcjonalnym do czasu przepracowanego w roku, w którym nastąpił zgon pracownika) itd.

Prawa majątkowe należy więc wypłacić rodzinie zmarłego (małżonkowi, dzieciom). Dla tych osób będzie to przychód z praw majątkowych. Pracodawca zmarłego ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od tego przychodu (bez potrącania kosztów uzyskania przychodów oraz składek na ZUS) w wysokości 18 proc. i odprowadzić ją do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po tym, w którym ją pobrano. A na koniec roku pracodawca będzie zobowiązany wystawić osobom uprawnionym do otrzymania świadczeń PIT-11 i wykazać w nim wypłacone świadczenie jako przychód z praw majątkowych.

Stanowisko takie potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 18 listopada 2008 r., nr ITPB2/415-830/08/ENB. Czytamy w niej: że zgodnie z art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy są obowiązani przesłać podatnikom oraz urzędom skarbowym, którymi kierują naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika - imienne informacje o wysokości dochodu PIT-11 i wykazać w nch wypłacone świadczenie jako przychód z praw majątkowych.

Dwa wynagrodzenia w miesiącu

Z uwagi na problemy finansowe pracodawcy zdarzają się sytuacje, że w jednym miesiącu pracownik otrzymują zaległe i bieżące wynagrodzenia. Przepisy ustawy o PIT wskazują, że koszty uzyskania przychodów należy naliczać w skali miesiąca i pomniejszać o nie uzyskane w tym miesiącu przychody. Brak przychodów powoduje więc niemożność potrącenia kosztów ich uzyskania. Bez znaczenia jest przy tym, za jaki okres następuje wypłata.

W związku z tym jednorazowa wypłata świadczenia przysługującego za dłuższy okres niż miesięczny stanowi dla podatnika przychód otrzymany w danym miesiącu, który należy pomniejszyć o miesięczną normę kosztów uzyskania przychodów określoną w ustawie. Nie jest istotne, za jaki okres dokonywana jest wypłata, znaczenie ma bowiem moment jej dokonania.

Nie oznacza to jednak, że pracownik traci możliwość odliczenia takich kosztów. Ma on prawo do ujęcia pominiętych przez pracodawcę kosztów uzyskania w trakcie roku w zeznaniu rocznym. Takie stanowisko prezentuje m.in. naczelnik Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w Kielcach, w piśmie z 28 lutego 2005 r. (nr RO/415/20/1/2005). Stwierdza w nim, że ,,w informacji PIT-11/8B sporządzanej dla pracownika płatnik jest obowiązany wykazać koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie potrąconej od przychodów, tj. (...) za 11 miesięcy 2004 r. przy przepracowaniu przez pracownika 12 miesięcy w 2004 r. Natomiast w zeznaniu rocznym PIT-40 składanym przez płatnika w imieniu pracownika, gdy ten pozostawał w stosunku pracy przez cały 2004 rok (również w grudniu), ma prawo wykazać koszty uzyskania przychodów w wysokości przysługującej podatnikowi (pracownikowi), tj. w rocznej wysokości 1227 zł lub 1533,84 zł. Ma to także zastosowanie do zeznań rocznych składanych przez pracowników (podatników) zatrudnionych przez cały 2004 rok".

Podobna sytuacja ma miejsce, gdy pracodawca uwzględnił koszty w niższej wysokości niż powinien. W takiej sytuacji również możliwe jest wykazanie kosztów w prawidłowej wysokości w zeznaniu rocznym. Takie stanowisko możemy też odnaleźć w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np. w piśmie wydanym przez naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Gdańsku, z 24 listopada 2006 r., nr WP/415-158/06/3, który stwierdził, że zryczałtowane koszty uzyskania przychodów nie mają charakteru bezwzględnie obowiązującego. Ustawodawca bowiem umożliwia uwzględnienie przez podatnika w rocznym zeznaniu podatkowym kosztów faktycznie poniesionych, jeżeli były one wyższe, niż koszty wynikające z zastosowania przez płatnika przy obliczaniu zaliczek na PIT przyjętej normy procentowej udziału kosztów w przychodzie.

@RY1@i02/2013/034/i02.2013.034.07100120a.802.jpg@RY2@

Rafał Styczyński, doradca podatkowy

Rafał Styczyński

doradca podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Ustawa z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 z późn. zm.).