Jak rozliczać ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.; dalej: ustawa o PIT) źródłem przychodów jest stosunek pracy. Przychodami, w myśl art. 11 ust. 1 tej ustawy, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Za przychody ze stosunku pracy uważa się zaś, stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wypłacone pracownikom przez pracodawcę ekwiwalenty za samodzielne wypranie odzieży roboczej używanej w pracy stanowią co do zasady przychód pracowników ze stosunku pracy.

Nie w każdym jednak przypadku ekwiwalenty takie podlegają opodatkowaniu PIT. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Warunkiem zwolnienia z opodatkowania ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej jest zatem wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania były określone w przepisach o bezpieczeństwie i higienie pracy. Ustawa o PIT nie określa innych warunków dla możliwości zastosowania omawianego zwolnienia.

Podstawą wypłacania ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej są przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy, zawarte w ustawie z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Nakładają one (art. 237⁷ par. 1 kodeksu pracy) na pracodawcę obowiązek nieodpłatnego dostarczenia pracownikowi odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, bądź też ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca jest również obowiązany (art. 237⁹ prac. 2 kodeksu pracy) zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli zaś (art. 237⁹ par. 3 kodeksu pracy) pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Zatem zwolnieniem podatkowym, na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, objęty jest ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, wypłacany pracownikom przez pracodawcę, na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, zawartych w kodeksie pracy, w wysokości kosztów poniesionych przez pracowników.

Jeżeli zatem pracodawca, na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, wypłaca pracownikowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej i wysokość tego ekwiwalentu stanowi równowartość kosztów poniesionych przez pracownika, to ekwiwalent taki korzysta ze zwolnienia z opodatkowania PIT. Z kolei w każdym innym przypadku ekwiwalent nie będzie objęty zwolnieniem i świadczenie takie podlegać będzie opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.

@RY1@i02/2014/052/i02.2014.052.071000800.803.jpg@RY2@

Mikołaj Jabłoński specjalista ds. podatków w Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić m.in. pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie odzieży i obuwia roboczego (art. 237⁹ par. 2 kodeksu pracy, t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Jeśli nie może zapewnić prania odzieży roboczej, tego rodzaju czynności mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem że pracodawca wypłaci mu z tego tytułu ekwiwalent pieniężny w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 2379 par. 3 kodeksu pracy).

Ekwiwalenty pieniężne wypłacane pracownikom stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), przy czym w odniesieniu do ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej ustawa o PIT przewiduje zwolnienia z podatku. Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są m.in. ekwiwalenty za świadczenia rzeczowe, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Do ustaw, o których mowa w tym przepisie, należy m.in. kodeks pracy.

Prawidłowe zastosowanie omawianego zwolnienia z podatku nie jest łatwe. Dzieję się tak przede wszystkim dlatego, że głównym kryterium, jakim pracodawca powinien się kierować przy ustalaniu jego wysokości, jest koszt rzeczywiście poniesiony przez pracownika, a to najczęściej jest niemożliwe do precyzyjnego ustalenia. Kluczem do rozwiązania tych trudności powinien być dobrze przygotowany regulamin pracy zawierający odpowiednie zapisy dotyczące sposobu ustalania ekwiwalentu. Jakimi zatem kryteriami należy się kierować?

Jeżeli pracownik korzysta z usług pralni, to, co do zasady, powinien przedstawić pracodawcy rachunek za wykonaną usługę z żądaniem zwrotu poniesionych wydatków, a pracodawca na tej podstawie powinien mu wypłacić ekwiwalent.

Problem pojawia się w przypadku pracowników, którzy piorą odzież roboczą we własnym zakresie. Pracodawca ma obowiązek wypłacenia mu ekwiwalentu w wysokości uzgodnionej z pracownikiem lub przedstawicielstwem pracowników, przy czym wysokość ekwiwalentu za pranie powinna uwzględniać rzeczywisty koszt prania. Koszt ten powinien zostać skalkulowany przy uwzględnieniu przede wszystkim kosztów zużycia energii, zakupu wody, proszku od prania. Poza tym ustalając wysokość ekwiwalentu, niezbędne jest określenie częstotliwości prania lub czyszczenia odzieży. Tylko uwzględnienie tych okoliczności pozwoli na to, aby ekwiwalent odzwierciedlał rzeczywiste koszty poniesione przez pracownika. Co na to organy podatkowe?

Niestety, aktualna praktyka organów podatkowych nie pozwala na jednoznaczne określenie, w jaki sposób należy ustalić sposób wypłaty ekwiwalentu, tak aby korzystał on ze zwolnienia z podatku. Organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych nie oceniają bowiem kwestii prawidłowości wypłaty ekwiwalentu na gruncie przepisów prawa pracy i w tym kontekście ograniczają się jedynie do stwierdzeń, że jeśli ekwiwalent będzie wypłacany zgodnie z tymi przepisami, to będzie zwolniony z podatku (por. dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 28 sierpnia 2013 r., nr ITPB2/415-575/13/MU; dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 21 sierpnia 2013 r., nr IBPBII/1/415-565/13/MK; dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 8 sierpnia 2013 r., nr IBPBII/1/415-527/13/MK).

Warto przy tym podkreślić, że we wcześniejszych interpretacjach indywidualnych organy podatkowe wypowiadały się wprost co do skutków podatkowych przyjętych metod ustalania ekwiwalentu, przy czym zajmowały dość restrykcyjne stanowisko w tym zakresie, tzn. w przypadku gdy pracownik otrzymałby od pracodawcy ekwiwalent za pranie w formie ryczałtów, tj. w kwocie nieuwzględniającej faktycznie poniesionych kosztów, to wówczas taki ekwiwalent nie byłby świadczeniem przysługującym na podstawie przepisów bhp i w konsekwencji jego wartość stanowiłaby przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym (niekorzystający ze zwolnienia z PIT). Takie stanowisko zajął m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 10 października 2012 r., nr IPPB4/415-574/12-4/JK.

EKSPERT RADZI

W jaki sposób formułować wnioski do NSA w sprawach dotyczących przepisów z zakresu prawa pracy

@RY1@i02/2014/052/i02.2014.052.071000800.804.jpg@RY2@

Hanna Filipczyk of counsel w Enodo Advisors

Przywołana powyżej sprawa rozpoznawana przez NSA dotyczyła interpretacji indywidualnej, która została zaskarżona do sądu, ponieważ organ nie wyjaśnił wnioskodawcy, w jaki sposób rozumieć pojęcie podróży służbowej, i stwierdził, że regulacje dotyczące należności przysługujących pracownikom za jej czas należą do zakresu prawa pracy, a ich wykładnia nie mieści się w kompetencjach organu podatkowego. Pismo organu zostało uchylone. W ocenie sądu organ, uchylając się od oceny pojęć z zakresu prawa pracy na etapie postępowania interpretacyjnego, wydał w praktyce interpretację wariantową, ponieważ uzależnił jej wartość od tego, czy wyjazdy pracowników spółki spełniają kryteria podróży służbowych. NSA jednoznacznie orzekł, że minister finansów zmieniając pierwotną interpretację musi wyjaśnić firmie znaczenie pojęć podróży służbowej czy diety w kontekście zwolnienia podatkowego, o które pytała firma.

Wydaje się, że w sprawie rozpoznanej przez NSA podatnik wyczerpująco opisał stan faktyczny - nie było potrzeby zwracania się o usunięcie braków wniosku. Organ powinien omówić kryteria decydujące o tym, czy dany wyjazd pracownika spółki jest podróżą służbową, czy oddelegowaniem. Kryteria te wynikają z przepisów prawa pracy, ale także doktryny i orzecznictwa Sądu Najwyższego. W ich świetle stanowisko wnioskodawcy było zbyt uproszczone - a zatem nieprawidłowe. Warto podkreślić, że wnioskodawcy nie powinni umieszczać w opisie stanu faktycznego ustaleń, o które chcą dopiero zapytać. Przykładowo byłoby błędem wskazanie w tej części wniosku, że pracownicy spółki odbywają podróże służbowe w rozumieniu prawa pracy. Wówczas organ nie musiałby orzekać, czy wyjazdy te są podróżami służbowymi, lecz mógłby to po prostu założyć. Uczyniłoby to interpretację trywialną i - ponownie - bezużyteczną.

Oprac. Łukasz Zalewski