Kiedy i w jakich sytuacjach skorygować PIT-11 i PIT-40

● Jeżeli wpisze w nim błędne dane, np. niewłaściwą wysokość przychodu, to musi dokonać korekty

● Nie zmienia się rozliczeń, jeżeli minęło pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku

Do końca lutego płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych muszą sporządzić i przekazać (zarówno pracownikowi, jak i do urzędu skarbowego) PIT-11, czyli informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach. W tym samym terminie zobowiązani są do przekazania PIT-40. Formularz ten służy do rozliczania pracowników (na ich życzenie wyrażone przed 10 stycznia w PIT-12), którzy uzyskali dochody wyłącznie od tego jednego pracodawcy i nie korzystają z żadnych ulg, preferencji, odliczeń i doliczeń.

Ponowna wysyłka z uzasadnieniem

Jeżeli płatnik przekaże w PIT-11 lub PIT-40 niewłaściwe dane, to deklaracje te trzeba skorygować. Następuje to poprzez ponowne poprawne wypełnienie formularza z zaznaczeniem, że w tym przypadku mamy do czynienia z korektą uprzednio złożonego druku. Do tego trzeba dołączyć pisemne uzasadnienie przyczyn korekty.

Według organów podatkowych w tym przypadku zastosowanie ma art. 81 ordynacji podatkowej. Wynika z niego, że korekta deklaracji ma na celu poprawienie błędu, który został popełniony przy poprzednim jej sporządzeniu, i może dotyczyć każdej jej pozycji - o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Mogą to być m.in. błędy rachunkowe, oczywiste omyłki. Korekty można także dokonać, gdy deklarację wypełniono niezgodnie z wymaganiami lub istnieją wątpliwości co do prawidłowości zawartych w niej danych, np. błędnie została określona wysokość przychodu bądź dochodu.

Do kiedy można wprowadzać zmiany

Prawo lub obowiązek korekty istnieje do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednak podatnicy mogą źle liczyć ten termin. Do tej kwestii ustosunkował się dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 23 października 2013 r. (nr IPPB2/415-577/13-2/MK). Wyjaśnił, że zgodnie z art. 70 par. 1 ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku (co do zasady podatek za dany rok należy uregulować do 30 kwietnia następnego roku podatkowego).

Wątpliwości w tym zakresie miała spółka, która od 1 stycznia 2007 r. do 30 kwietnia 2010 r. finansowała pracownikom abonamenty medyczne. Kontrola ZUS wykazała, że nie naliczała od nich składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, fundusze pracy i gwarantowanych świadczeń pracowniczych oraz zaliczek na PIT. Zgodnie z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego (sygn. akt II FPS 1/10) abonamenty należało opodatkować. W związku z tym spółka musiała ponownie obliczyć zaliczki na PIT.

W wyniku kontroli ZUS skorygowała też deklaracje ZUS RCA i ZUS DRA za powyższy okres i zapłaciła wszystkie składki - pracodawcy i pracownika. Część, którą powinien uiścić zatrudniony, a którą sfinansował pracodawca, spółka uznała za przychód pracownika. Dlatego od tej kwoty naliczyła składki ZUS oraz potrąciła zaliczkę na podatek.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wyjaśnił, że w 2013 r. spółka może dokonać korekty za wszystkie wspomniane lata, czyli 2007-2010. Płatnik miał więc obowiązek sporządzenia korekt informacji PIT-11, PIT-4R (deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) i PIT-40 za lata 2007-2010 oraz uiszczenia zaległego podatku wraz z należnymi odsetkami. Z kolei pracownicy (także byli), którzy otrzymają od spółki korektę informacji PIT-11, powinni skorygować swoje rozliczenia roczne za te lata.

W jakich formularzach należy nanieść poprawki

Podobny problem został omówiony przez dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 28 sierpnia 2013 r. (nr IBPBII/1/415-575/13/MK). W tym przypadku spółka w 2010 r. nie wykazała przychodu pracowników we właściwej wysokości. Wynikało to z tego, że od wartości polis ubezpieczeniowych i pakietów opieki medycznej wykupionych dla kilku pracowników nie były odprowadzane składki ZUS oraz zaliczka na PIT. Taka sytuacja spowodowała konieczność dokonania korekt deklaracji PIT-4R, informacji PIT-11 oraz rocznego obliczenia podatku PIT-40.

Organ podatkowy w interpretacji wyjaśnił, że obowiązkiem płatnika jest wykazanie w informacji PIT-11 faktycznie osiągniętego przez podatnika przychodu (dochodu) i faktycznie pobranej zaliczki na podatek dochodowy. W związku z tym jeżeli dochód w 2010 r. został wykazany w niewłaściwej wysokości, to płatnik powinien zwiększyć w skorygowanych informacjach PIT-11 za 2010 r. przychód (dochód) pracownika. W tym przypadku nie zmienia się wartości pobranych zaliczek. Jak bowiem sama nazwa wskazuje, PIT-11 jest informacją o pobranych (a nie należnych) zaliczkach na podatek dochodowy. Zatem fakt uiszczenia brakującej kwoty zaliczki w latach późniejszych nie może znaleźć odzwierciedlenia w informacji PIT-11 złożonej za poprzednie lata - w tym przypadku za 2010 r.

Takie zasady stosuje się również w przypadku korekt rocznego obliczenia podatku. Zatem w korekcie PIT-40 za 2010 r. należy wykazać w prawidłowej wysokości uzyskany przez pracownika dochód oraz zaliczki faktycznie pobrane przez płatnika w tym właśnie roku podatkowym.

Dodatkowo dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach podkreślił, że zaliczki odprowadzone w 2013 r. należy wykazać w deklaracjach za 2013 r., gdyż wtedy zostały pobrane od przychodów z 2013 r. Kwoty te nie mogą więc zostać przeniesione do deklaracji za 2010 r.

Oznacza to, że w PIT-11 składanym za 2013 r. płatnik musi wykazać przychód za 2013 r. i pobrane od niego zaliczki oraz zaległe zaliczki zapłacone za 2010 r.

Natomiast korygując deklaracje PIT-4R za 2010 r., trzeba wykazać należną zaliczkę, jaką płatnik powinien pobrać w związku z ciążącymi na nim obowiązkami.

Ważne

Jeżeli po otrzymaniu rocznego obliczenia PIT-40 lub informacji PIT-11 podatnik stwierdzi dane odbiegające od stanu faktycznego, powinien zwrócić się do pracodawcy o dokonanie korekty

Obowiązki przy przejmowaniu pracowników

Przy przejmowaniu zatrudnionych przez nowego pracodawcę obowiązki płatnika wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), w tym obowiązek sporządzenia stosownych informacji i deklaracji, nie ustają, lecz przechodzą na nowego płatnika. Wraz z pracownikami przejmuje on także obowiązek poboru zaliczek na PIT oraz wszelkie inne powinności z tym związane. Nowy pracodawca powinien kontynuować obowiązki płatnika nałożone m.in. przepisami art. 31, 38 i 39 ustawy o PIT. A zatem informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 oraz roczne deklaracje PIT-4R obejmujące dane za cały rok podatkowy, zarówno za okres zatrudnienia w przejętym zakładzie pracy, jak i u nowego pracodawcy, powinien sporządzić ten ostatni.

z 20 września 2013 r., nr ITPB2/415-638/13/MU.

O czym pamiętać przy korekcie rozliczeń

Urzędy skarbowe w swojej pracy spotykają się z wątpliwościami podatników lub błędami przez nich popełnianymi. Tamara Dzyr, zastępca naczelnika Urzędu Skarbowego w Chrzanowie, wymienia niektóre z nich:

1. Najczęstsze sytuacje wymagające korekty

- stwierdzenie błędów mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego, takich jak: nieprawidłowa wysokość przychodu czy składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,

- podanie błędnych danych osobowych pracownika, np. niejednokrotnie pracodawcy posługują się nieaktualnym adre- sem zamieszkania czy też zameldowania zatrudnionego,

- użycie błędnego identyfikatora podatkowego, z tym że nie ma potrzeby składania korekty, jeżeli pracodawca podał posiadany przez pracownika przed 2012 r. numer NIP zamiast PESEL. Najczęściej spotykany błąd to użycie identyfikatora innej osoby niż wymieniona w deklaracji.

Do błędów często dochodzi przy korzystaniu z tego samego formularza deklaracji na zasadzie "nadpisywania" danych.

2. Sposób korygowania w przypadku zawyżenia lub zaniżenia podatku

Jeżeli płatnik nieprawidłowo naliczył i pobrał zaliczki na podatek od wypłaconych wynagrodzeń, to korektę informacji PIT-11 składa się w przypadku ich zaniżenia. Konsekwencją tego błędu jest też konieczność korekty PIT-4R oraz dopłata podatku przez płatnika. Zawyżone zaliczki na podatek nie wymagają korygowania przez płatnika. Nadpłacony podatek zostanie pracownikowi zwrócony przez właściwy urząd skarbowy po złożeniu zeznania podatkowego. PIT-40 zawsze koryguje płatnik.

3. Postępowanie przy ponownym zatrudnieniu pracownika

Nie można dla pracownika wystawić dwóch informacji PIT-11 za ten sam okres, ponieważ dokument ten jest sporządzany za dany rok podatkowy. Zatem jeżeli po ustaniu zatrudnienia pracodawca wystawił pracownikowi PIT-11, a następnie ponownie go zatrudnił, to musi skorygować wcześniejszą informację i ująć w korekcie całość uzyskanego w danej firmie dochodu.

4. Zastosowanie przez płatnika podstawowych, a nie podwyższonych kosztów

Nie trzeba korygować ani PIT-11, ani PIT-40 w przypadku zastosowania przez płatnika podstawowych kosztów uzyskania przychodów, jeżeli pracownikowi przysługują podwyższone. Koszty, do odliczenia których pracownik jest faktycznie uprawniony, wykaże on w swoim zeznaniu podatkowym. Konieczności korygowania deklaracji PIT-40 nie powoduje również uzyskanie dodatkowych dochodów czy prawo do ulgi, o których pracownik zapomniał, składając pracodawcy oświadczenie PIT-12. W tym przypadku podatnik traktuje PIT-40 tak, jak informację PIT-11, i samodzielnie składa zeznanie.

5. Odpowiedzialność za dane wykazane w zeznaniu

Błędna informacja PIT-11 nie zwalnia podatnika (pracownika) od odpowiedzialności za dane wykazane w jego zeznaniu rocznym. Jeżeli do 30 kwietnia następnego roku podatkowego nie otrzyma korekty PIT-11, zeznanie sporządza na podstawie innych posiadanych informacji, np. wpływów na konto, a o braku korekty informuje właściwy urząd skarbowy.

6. Wykorzystanie właściwych druków

Wszystkie deklaracje powinny być składane na aktualnych drukach formularzy. Za rok 2013 dla informacji PIT-11 obowiązuje wersja 20, a dla PIT-40 - wersja 19. Wybór właściwego formularza ułatwi skorzystanie z portalu www.e-deklaracje.gov.pl. Złożenie deklaracji na nieaktualnych drukach co do zasady powinno podlegać korekcie. Wprowadzanie danych do systemów informatycznych z takich formularzy jest dużym utrudnieniem dla pracowników urzędów skarbowych. Przykładowo US w Chrzanowie je przyjmuje, aby nie narażać przedsiębiorców na dodatkowe obciążenia.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 70 par. 1, art. 81 ustawy

z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r.

poz. 749 z późn. zm.).