Jak rozliczać wykorzystywanie samochodów w celach służbowych

NATALIA MITRĘGA

konsultant w dziale doradztwa podatkowego Pricewaterhouse-Coopers (biuro w Katowicach)

W przypadku korzystania przez podatnika z samochodu osobowego, który został przez niego nabyty, a następnie wprowadzony do ewidencji środków trwałych, wydatki poniesione na nabycie tego samochodu nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodów w momencie poniesienia. W takiej sytuacji kosztem będą odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia tego środka trwałego. W przypadku samochodów osobowych kosztem będą jedynie odpisy amortyzacyjne od wartości samochodu nieprzewyższającej 20 tys. euro. Możliwe będzie również ujęcie jako kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości nieprzekraczającej limitu ustalonego w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro z dnia przyjęcia do używania, do wartości samochodu przyjętej dla celów zawarcia ubezpieczenia.

W przypadku używania na potrzeby działalności gospodarczej samochodu osobowego będącego prywatną własnością osoby prowadzącej działalność gospodarczą lub używanego na podstawie umowy najmu, wydatki z tytułu korzystania z tego samochodu będą kosztem uzyskania przychodu tylko do wysokości kwoty wynikającej z iloczynu liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu samochodu określonej w rozporządzeniu ministra infrastruktury.

Natomiast w sytuacji, w której podatnik korzysta z samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu operacyjnego w rozumieniu odpowiednio ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, raty leasingowe ustalone w umowie leasingu oraz wydatki związane z eksploatacją samochodu, zasadniczo stanowią koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Dodatkowe opłaty, takie jak opłata wstępna, manipulacyjna, prowizja itp., które dotyczą całej umowy, zaliczane są do kosztów proporcjonalnie do okresu trwania umowy leasingu, którego dotyczą.

Mając na uwadze powyższe konsekwencje podatkowe, generalnie dla przedsiębiorstw rozpoczynających działalność najbardziej korzystne w aspekcie podatków dochodowych może być finansowanie w formie leasingu operacyjnego. W tym rozwiązaniu możliwe jest ujęcie całości wydatków związanych z korzystaniem z samochodu osobowego jako koszty uzyskania przychodów oraz rozpoznanie większości wydatków, w tym rat leasingowych, na bieżąco w dacie ich poniesienia, przy jednoczesnym braku konieczności zamrażania własnych środków finansowych w majątku trwałym. Drugim korzystnym podatkowo rozwiązaniem, w szczególności w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, może być korzystanie z samochodu prywatnego przedsiębiorcy. Ta forma finansowania nie wymaga ponoszenia wydatków na nabycie samochodu osobowego, a jednocześnie pozwala na ujęcie jako koszty całości lub części wydatków związanych z eksploatacją tego samochodu.

Jednakże w celu określenia, które z powyższych rozwiązań będzie najbardziej korzystne dla danego przedsiębiorstwa, każdorazowo przed podjęciem decyzji o formie finansowania samochodu osobowego konieczna jest indywidualna analiza ekonomiczna i podatkowa.