Jak rozliczyć dofinansowanie do wczasów i wyjazdów wakacyjnych

Jeżeli zakład pracy ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dofinansowuje pracownikom wczasy zorganizowane przez podmiot gospodarczy dla całej rodziny, to zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlega ta część, która dotyczy wypoczynku dzieci. Dopłatę wypłaconą pracownikom należy opodatkować.

Wolne od podatku dochodowego są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:

● z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,

● z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

W konsekwencji do zastosowania tego zwolnienia od podatku niezbędne jest łączne spełnienie dwóch warunków: dopłata musi dotyczyć wypoczynku w formach określonych przez ustawę, a także wypoczynek musi być zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie.

Jeśli te warunki będą spełnione, dopłata do kolonii dzieci pracowników będzie zwolniona z PIT.

Aby dofinansowanie do wypoczynku dzieci było zwolnione z podatku, konieczne jest m.in. spełnienie przesłanki, że wypoczynek musi być zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie. Do podmiotów prowadzących działalność w zakresie wypoczynku zaliczyć można zarówno te podmioty, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, np. biura turystyczne, jak również te, które zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością, m.in. podmioty prowadzące działalność agroturystyczną, szkoły, kościoły, stowarzyszenia.

Zakład pracy będzie więc uprawniony do zastosowania zwolnienia od podatku jedynie wtedy, gdy wydatek został rzeczywiście poniesiony i odpowiednio udokumentowany. W naszym przypadku pracodawca nie posiada dokumentu, na podstawie którego można stwierdzić, że będzie miało zastosowanie zwolnienie z PIT. Dofinansowanie to stanowi więc przychód ze stosunku pracy, który będzie opodatkowany podatkiem dochodowym.

Świadczenie pieniężne otrzymane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przez wdowę z tytułu dofinansowania do wypoczynku w postaci wczasów dla dzieci stanowi przychód z innych źródeł, który jest opodatkowany PIT. Jeżeli wniosek o dofinansowanie do wypoczynku dzieci złożyła wdowa po zmarłym pracowniku i zgodnie z regulaminem funduszu socjalnego byłego zakładu pracy męża przysługuje jej dofinansowanie do wypoczynku dzieci (także pełnoletnich), wypłata świadczenia również stanowi przychód z innych źródeł.

Latem rodzice dwójki 16-letnich dzieci opłacali noclegi w ośrodku

Jedną z przesłanek zastosowania zwolnienia z podatku dla dofinansowania do wypoczynku dzieci jest to, by wypoczynek był zorganizowany w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk. Usługi noclegowej nie można uznać za którąkolwiek ze wskazanych form wypoczynku zorganizowanego. W tej sytuacji dofinansowanie stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego płatnik ma obowiązek pobrać zaliczki na podatek dochodowy.

Taka dokumentacja będzie niezbędna, jeśli rodzice pracownicy będą chcieli skorzystać ze zwolnienia z PIT od otrzymanej od pracodawcy dopłaty. Tymi dokumentami mogą być: faktury, rachunki, dowody wpłaty, z których będą wynikały co najmniej: nazwa i adres podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku, na rzecz którego wpłata została dokonana, forma wypoczynku (wczasy, kolonie, obóz, zimowisko – w jakim okresie), imię i nazwisko dziecka korzystającego z zorganizowanej formy wypoczynku, imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty, kwota i data dokonania zapłaty.

Na pracowniku składającym wniosek o dofinansowanie wypoczynku ciąży obowiązek przedłożenia stosownych dowodów i udowodnienia prawa do zwolnienia z PIT.

Nie każda dopłata do wypoczynku dla dzieci może korzystać ze zwolnienia od podatku, a tylko ta, która związana była z wypoczynkiem zorganizowanym w postaci wczasów, kolonii, obozu, zimowiska. Ustawodawca jednoznacznie określił katalog form wypoczynku objętych zwolnieniem, a także wymóg dla jego organizatorów, co powoduje, że tylko dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie korzystają ze zwolnienia.

Wprowadzając obowiązek zorganizowania wypoczynku przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, ustawodawca nie sprecyzował bliżej tego pojęcia. Przepis nie wskazuje, czy ma być to podmiot, który świadczy usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, czy podmiot zajmujący się statutowo tego typu działalnością. Istotne jest to, czy tego typu wypoczynek organizowany jest zgodnie ze specjalnymi regulacjami dotyczącymi organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży. Tak więc zasadnicze znaczenie ma formalnoprawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku, określone w dokumentach stanowiących podstawę funkcjonowania danego podmiotu.

Wypoczynek może być zorganizowany w formach wypoczynku wyjazdowego (kolonie, obozy, zimowiska) i w formach wypoczynku w miejscu zamieszkania (np. półkolonie, wczasy w mieście). Za definicję tych form wypoczynku należy rozumieć:

● wczasy, czyli wypoczynek poza miejscem zamieszkania, którego organizatorzy za opłatą zapewniają noclegi, całodzienne wyżywienie, a niekiedy także rozrywki sportowe i kulturalne,

● kolonie, czyli zorganizowany pobyt dzieci i młodzieży poza miejscem stałego zamieszkania, dla wypoczynku w czasie wakacji,

● obóz, czyli zorganizowany wypoczynek grupy ludzi, często połączonego z uprawianiem sportu, doskonaleniem zawodowym, nauką języków obcych,

● zimowisko, czyli zorganizowany w celach wypoczynkowych pobyt młodzieży poza miastem w czasie ferii zimowych.

Do wymienionych form wypoczynku nie kwalifikują się inne formy wypoczynku, w tym wycieczki, jak również organizowane na własną rękę pobyty w hotelach, wynajmowanych pokojach.

W związku z tym w opisanym przypadku, pracownicy nie będą mogli skorzystać ze zwolnienia z PIT. Otrzymana dopłata będzie opodatkowana.

Dopłaty do kosztów wypoczynku w wojskowych domach (zespołach) wypoczynkowych – zakładach budżetowych nie są objęte zwolnieniem wynikającym z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i powinny być opodatkowane w sposób zryczałtowany. Od uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dochodów (przychodów) pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy z tytułu świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów, w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunkiem pracy w wysokości 10 proc. należności.