Czy prywatne wykorzystywanie służbowego auta jest przychodem pracownika

doradca podatkowy, menedżer w Departamencie Doradztwa Podatkowego Grant Thornton Frąckowiak

Bez względu na rodzaj wykonywanej pracy i zajmowane stanowisko wykorzystywanie przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi nieodpłatne świadczenie ze stosunku pracy, o ile strony nie ustaliły odpłatności za taką usługę. Wartość nieodpłatnego świadczenia należy obliczyć na podstawie cen rynkowych stosowanych przy tego rodzaju usługach lub udostępnianiu rzeczy tego samego rodzaju i gatunku. Zdaniem organów podatkowych dla określenia wartości nieodpłatnego świadczenia należy stosować ceny najmu samochodów danej marki w wypożyczalniach. Dla pracodawców takie rozwiązanie jest nie do przyjęcia. Trudno porównywać te usługi zwłaszcza wtedy, gdy przydzielenie pracownikowi samochodu służbowego jest uzasadnione charakterem powierzonej pracy lub związane z jego dyspozycyjnością.

Często trudno jest nawet ustalić, czy i w jakim zakresie samochód był wykorzystywany przez pracownika dla celów innych niż służbowe. Pytania pojawią się już np. na etapie ustalania, czy jazdy z i do pracy stanowią jazdy prywatne czy też służbowe? Zdaniem doradców podatkowych (i niektórych organów podatkowych) pracownicy dojeżdżający samochodami służbowymi z wyznaczonego miejsca parkowania do siedziby pracodawcy i z powrotem nie uzyskują przychodów ze stosunku pracy, jeżeli miejsce parkowania samochodu służbowego zostało wyznaczone przez pracodawcę w obowiązującym regulaminem (umowie), a pracodawca nie dysponuje zabezpieczonym placem bądź garażem, w którym mógłby bezpiecznie parkować samochody stanowiące jego własność. W pozostałych przypadkach jazdy z i do pracy należy uznać za jazdy prywatne. Ponadto jazdami prywatnymi są niewątpliwie jazdy w weekendy, dni wolne, podczas urlopu itp.

W praktyce pracodawcy stosują różne metody określenia wartości rynkowej takiego świadczenia. Jedni przyjmują współczynnik udziału jazd prywatnych w łącznej wartości przejechanych w danym okresie kilometrów. Inni, wykorzystując stosunek liczby dni wolnych do dni roboczych w roku, ustalają stosunek procentowy czasu, w jakim samochód może być wykorzystywany do celów prywatnych, a następnie określają odpłatność pracownika jako iloczyn kosztów eksploatacji samochodów i procentowego udziału czasu, w jakim samochód może być wykorzystywany do celów prywatnych. Jeszcze inni zobowiązują pracowników do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu do celów prywatnych lub przyznają pracownikom ryczałt kilometrów na jazdy prywatne i wyliczają wartość świadczenia jako iloczyn kilometrów i stawki za 1 km obliczonej indywidualnie przez pracodawcę na bazie rzeczywistych kosztów lub wynikającej z par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r.

Konsekwencją określenia wysokości nieodpłatnego świadczenia ze stosunku pracy jest obowiązek uwzględnienia jego wysokości w przychodach pracowników i w podstawie naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne. Dodatkowo należy pamiętać, że czynność taka podlega opodatkowaniu VAT, a to oznacza, że powinna być udokumentowana fakturą wewnętrzną VAT.