Jak rozliczyć wydatki z telepracy

Telepraca to w uproszczeniu forma organizacji pracy polegająca na świadczeniu pracy poza siedzibą przedsiębiorstwa, jednak w kontakcie z przełożonymi i współpracownikami za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych. Telepraca staje się coraz powszechniejsza, bo pozwala na redukcję kosztów pracodawcy np. związanych z wynajmem powierzchni biurowych.

Jednak z wykonywaniem pracy w tej formie wiążą się pewne obowiązki zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Najwięcej trudności sprawia właściwe rozliczenie wydatków ponoszonych przez pracownika w związku ze świadczeniem telepracy.

Załóżmy, że podatnik zostanie zatrudniony w formie telepracy. W ramach wykonywanych czynności telepracownik będzie korzystać z:

● części lokalu mieszkalnego, jak prądu i oświetlenia,

● telefonu stacjonarnego i internetu,

● telefonu komórkowego, komputera i drukarki.

Pojawia się wątpliwość, w jaki sposób (i w jakiej wysokości) telepracownik powinien rozliczać się ze swoim pracodawcą.

Jak wynika z przepisów kodeksu pracy, pracodawca i telepracownik mogą w odrębnej umowie określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika.

W przypadku gdy telepracownik do wykonywania pracy używa własnego sprzętu, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości określanej w porozumieniu lub regulaminie. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę normy zużycia sprzętu, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby firmy.

Zasady opodatkowania dochodów osobistych reguluje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami (z pewnymi wyjątkami) są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z kolei za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Podstawową zasadą podatku dochodowego od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania. Zgodnie z nią opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i art. 52c ustawy o PIT oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stąd też opodatkowaniu PIT podlegają wszelkie dochody osiągane przez podatnika, z wyjątkiem tych dochodów, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę jako zwolnione od podatku, bądź od których zaniechano poboru podatku, w drodze rozporządzenia wydanego przez ministra finansów.

W konsekwencji refundacja kosztów telepracownikowi związana z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego telefonu stacjonarnego, komórkowego (na podstawie billingów), komputera, drukarki będących własnością telepracownika oraz zwrot kosztów związanych z zakupem komputera, drukarki, materiałów biurowych, takich jak papier, tusz, jak również refundacja częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność, stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT.

Przepisy ustawy o PIT zawierają pewien katalog zwolnień od podatku. Przykładowo wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Oznacza to, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tych tytułów ma zastosowanie po spełnieniu kilku warunków:

● ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

● kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez telepracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,

● narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

● narzędzia, materiały lub sprzęt muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Po spełnieniu wskazanych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku

Zatem uzyskany od pracodawcy zwrot kosztów poniesionych przez telepracownika, związanych z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego telefonu stacjonarnego, komórkowego (na podstawie billingów), komputera, drukarki, oraz zwrot kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych takich, jak papier, tusz, stanowi przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego. Zwolnienie będzie miało zastosowanie pod warunkiem, że wysokość ekwiwalentu odzwierciedlała wydatki poniesione na ten cel. Podstawą wypłaty ekwiwalentu będą dowody potwierdzające i dokumentujące wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy. Tym celom służy faktura oraz wydruk połączeń telefonicznych (billingi), którego uzyskanie pozwala na wyeliminowanie rozmów prywatnych telepracownika.

Natomiast sposób ustalenia i wysokość ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych urządzeń telepracownika powinny być określone w zawartym porozumieniu, regulaminie lub umowie, co wynika z przepisów kodeksu pracy.