Jak w rocznym PIT wykazać koszty faktycznie poniesione

Podatnicy przystępujący właśnie do wypełniania rocznych zeznań PIT powinni wziąć pod uwagę nie tylko wszystkie uzyskane w 2008 roku przychody, lecz także koszty uzyskania przychodów, które w takim rozliczeniu mogą uwzględnić. Osoby, które były w ubiegłym roku zatrudnione na podstawie umowy o pracę, mogą w swoim rozliczeniu z fiskusem uwzględnić tzw. pracownicze koszty uzyskania przychodów. W rocznej deklaracji wpisuje się je w wysokości ustawowych limitów uzależnionych od tego, czy pracownik był zatrudniony w jednej firmie czy miał więcej miejsc pracy oraz czy dojeżdżał do pracy. Jednak po spełnieniu pewnych warunków podatnicy mogą w swoim rozliczeniu podatkowym uwzględnić wydatki faktycznie poniesione w danym roku podatkowym. Będzie to opłacalne zwłaszcza dla tych osób, których roczne koszty, np. na dojazdy do pracy, znacznie przekraczają limity wynikające z ustawy o PIT.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

● wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,

● nie mogą przekroczyć łącznie 2002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,

● wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,

● nie mogą przekroczyć łącznie 2502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Warto wiedzieć, że w przypadku, gdy podatnik ponosi koszty uzyskania przychodów ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu, oraz koszty związane z przychodami z innych źródeł, a nie jest możliwe ustalenie kosztów uzyskania przypadających na poszczególne źródła, koszty te ustala się w takim stosunku, w jakim pozostają przychody z tych źródeł w ogólnej kwocie przychodów. Zasadę tę stosuje się również, gdy część dochodów z tego samego źródła przychodów podlega opodatkowaniu, a część jest wolna od opodatkowania (z wyłączeniem źródeł przychodów określonych w art. 10 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o PIT).

Jeżeli roczne pracownicze koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych. Jednak aby z tej możliwości skorzystać, podatnik, który takie wydatki poniósł, musi posiadać imienne bilety okresowe. Jeśli na przykład pracodawca w informacji PIT-11 za 2008 rok uwzględnił podatnikowi pracownicze koszty uzyskania przychodów, w granicach ustawowego limitu, a podatnik posiada imienne bilety okresowe przewyższające ten limit, ma prawo w zeznaniu wykazać wydatki wynikające z biletów imiennych.

Zatem jeśli podatnik nie posiada imiennych biletów, nie będzie miał prawa uwzględnić faktycznie poniesionych wydatków w zeznaniu podatkowym.

W tym miejscu jeszcze jedna ważna uwaga. Zasad dotyczących uwzględniania w rocznym PIT kosztów pracowniczych oraz kosztów faktycznie poniesionych w danym roku podatkowym nie stosuje się, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Sytuacja z rozliczaniem kosztów uzyskania przychodów w rocznym zeznaniu PIT komplikuje się, gdy podatnik rozpoczął pracę w połowie miesiąca, a pierwszą pensję pracodawca wypłacił mu w miesiącu następnym.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy, co do zasady, są ustalane jako stała kwota miesięczna, nie więcej jednak niż roczny ryczałt. Wysokość wspomnianych limitów jest uzależniona od kilku czynników. Na przykład, jeżeli podatnik uzyskuje przychody z kilku stosunków pracy bądź gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, limity odliczeń są odpowiednio wyższe.

Pewne wątpliwości w zakresie naliczania kosztów powstają w sytuacji, gdy pracownik rozpoczyna pracę w połowie miesiąca, a pierwszą pensję otrzymuje w miesiącu następnym. Mając na uwadze literalne brzmienie przepisów, w rozliczeniu rocznym pracownikowi powinny przysługiwać koszty również za część miesiąca, w którym wykonywał (rozpoczął) pracę. W praktyce może wystąpić pewien dysonans między deklaracją roczną a informacją PIT-11 wystawioną przez płatnika, ponieważ w tej ostatniej płatnik wykaże niższe koszty, tj. faktycznie uwzględnione przy kalkulacji zaliczek na podatek dochodowy.

Nie powinno to jednak pozbawiać podatnika prawa do wyższych kosztów uzyskania przychodów. W praktyce organy podatkowe zajmują w tej sprawie zróżnicowane stanowiska, nie zawsze korzystne dla podatników.

Ze względu na fakt, że ustawodawca nie różnicuje sytuacji podatnika, który wykonywał pracę przez część miesiąca od takiego, który przepracował cały miesiąc, ryczałtowe koszty za część miesiąca powinny przysługiwać w pełnej wysokości.