Jak rozliczyć koszty rozpoczęcia działalności gospodarczej

doktor, ekspert podatkowy w firmie Rödl & Partner, oddział Wrocław

W podatkach dochodowych kosztem jest każdy wydatek, który jest bezpośrednio związany z uzyskanym przychodem lub ma na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu (wydatki pośrednie), a nie został wyłączony przez ustawodawcę jako koszt na mocy odrębnych przepisów. Przepisy podatkowe nie wprowadzają odrębnej kategorii kosztów związanych z rozpoczynaniem działalności gospodarczej. Dotyczy to także wyłączenia takich wydatków z kosztów podatkowych. Stąd też jakakolwiek kwalifikacja ponoszonych wydatków tego typu powinna mieć powiązanie z przychodem w sposób bezpośredni lub pośredni.

Ustawodawca nie definiuje bezpośredniego lub pośredniego powiązania kosztu z przychodem. Niewątpliwie analizowane wydatki nie będą miały bezpośredniego związku, gdyż ich poniesienie nie przekłada się automatycznie na uzyskiwany przez podatnika przychód.

Jednak przyjąć można, że ich poniesienie ma na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu, jakim jest przyszły przychód z prowadzonej działalności gospodarczej. Bez nich przedsiębiorca nie mógłby tej działalności prowadzić, a zatem są one niezbędnym elementem wydatków związanych z działalnością w sposób pośredni. Tym samym powinny być uznane jako koszt uzyskania przychodu.

O ile sam fakt traktowania wydatków związanych z rozpoczęciem działalności gospodarczej jako kosztów pośrednich nie powinien rodzić problemów, o tyle trudności mogą się pojawić przy kwalifikacji okresu, w jakim wydatki te powinny być zaewidencjonowane jako koszt. Podatki dochodowe z istoty swojej obejmują zawsze okres jednego roku. Oznacza to, że określony wydatek powinien być przyporządkowany do tego roku podatkowego, z którego przychodem wiąże się w sposób bezpośredni lub pośredni. Wątpliwości pojawiają się jednak przy wydatkach poniesionych przed rozpoczęciem działalności. Wprawdzie wszelkie wydatki poniesione w celu rozpoczęcia takiej działalności są kosztem podatkowym nawet wówczas, gdy faktycznie poniesione zostały przed dniem rejestracji, jednak pojawia się pytanie, czy wartość nakładów poczyniona w roku poprzednim na działalność uruchomioną w roku bieżącym będzie stanowiła jej koszty podatkowe.

Przepisy wprowadzają podział na koszty bezpośrednio i pośrednio związane z okresem, w którym uzyskano przychód. Co do zasady, wydatki bezpośrednio związane z przychodem są kosztem okresu, w którym odpowiadający im przychód zaewidencjonowano. Natomiast koszty pośrednie rozlicza się w momencie ich poniesienia, chyba że możliwe jest przyporządkowanie ich do kilku okresów, których przychody odpowiadają poniesionym wydatkom. Wówczas koszty te rozlicza się proporcjonalnie.

W odniesieniu do kosztów związanych z prowadzoną działalnością nie jest możliwe określenie z góry, przez jaki czas będzie ona prowadzona. Uzasadnia to zatem rozliczenie wydatków w okresie, w którym zostały poniesione. Podkreślenia jednak wymaga, iż musi być to okres, w którym zaewidencjonowano przychód. Jego brak będzie bowiem prowadził do powstania straty, która rozliczana jest w sposób szczególny.

W nawiązaniu natomiast do postanowionego pytania organy podatkowe mogą kwestionować koszty poniesione w latach poprzednich przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej, nawet wówczas gdy podatnik wykaże ich funkcjonalny związek z tą działalnością. W tym przypadku należałoby wystąpić o interpretację do ministra finansów.