Jakie obowiązki wiążą się z organizacją wigilii i imprez

Kwestia dotycząca opodatkowania imprez integracyjnych, a do takich można zaliczyć firmowe wigilie czy imprezy świąteczne, wywołuje wiele wątpliwości. Nie ma zgody wśród organów podatkowych, sądów administracyjnych czy niezależnych ekspertów, jak tego typu usługi trzeba rozliczyć przed fiskusem.

My postanowiliśmy o interpretację zapytać Ministerstwo Finansów. Resort przysłał nam obszerną analizę dotycząca interpretacji przepisów, które podatnicy powinni brać pod uwagę, ustalając przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, które przekazują pracodawcy pracownikom. Nasz materiał w całości oparty jest na tym właśnie stanowisku Ministerstwa Finansów.

Według resortu finansów zgodnie art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Spółka na podstawie listy pracowników, którzy wyrażą chęć uczestnictwa w imprezie integracyjnej - jeśli obowiązywałyby zgłoszenia lub zaproszenia - bądź tylko na podstawie listy pracowników, do których oferta została skierowana - jeśli nie wymagano potwierdzeń obecności bądź nie wystawiono zaproszeń - powinna ustalić wartość nieodpłatnego świadczenia dla każdego z nich, bez względu na to, który pracownik weźmie udział w spotkaniu.

Możliwe jest wyliczenie, jaki koszt zostanie poniesiony w związku ze zorganizowaniem poszczególnej imprezy integracyjnej, a także określenia, który pracownik w nich będzie uczestniczył, bez względu na to, czy dany pracownik weźmie udział w imprezie, czy też nie, oraz co i ile skonsumuje i z jakich atrakcji skorzysta bądź nie. Wobec tego spółka będzie mogła ustalić wartość nieodpłatnych świadczeń z tytułu możliwości uczestnictwa w organizowanych przez nią spotkaniach integracyjnych i przyporządkować je poszczególnym pracownikom. Wartość świadczenia, jaką spółka powinna doliczyć do przychodu danego pracownika, należy obliczyć, dzieląc łączną kwotę wynikającą z wystawionych przez firmy zewnętrzne faktur lub rachunków za poszczególne spotkania integracyjne, w posiadaniu których będzie spółka (np. faktury), przez liczbę pracowników zainteresowanych bądź mogących wziąć udział w danym spotkaniu. Tak uważa dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (nr IBPBII/1/415-653/10/HK).

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2 - 2b ustawy o PIT.

Z kolei wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się, jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu.

Z definicji przychodów ze stosunku pracy wynika, żw ustawodawca zaliczył do nich nie tylko pieniądze, ale też wartość otrzymanych świadczeń w naturze czy świadczeń nieodpłatnych poniesionych za pracownika.

W ocenie Ministerstwa Finansów przychód ze stosunku pracy powstaje zatem w każdym przypadku, w którym mamy do czynienia z uzyskaniem przez pracownika realnej korzyści. Wyjątek stanowią te rodzaje świadczeń, które zostały wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych określonym w art. 21 ustawy o PIT. Przepis ten nie zwalnia jednak od podatku świadczeń otrzymywanych przez pracownika w związku z imprezą integracyjną. Pracodawca powinien zatem doliczyć wartość otrzymanych świadczeń do globalnej kwoty przychodu i opodatkować dochód z tego tytułu.

Ustalenie beneficjentów świadczenia nieodpłatnego nie powinno stanowić dla pracodawcy problemu.

W przypadku imprez wyjazdowych z obowiązkowym szkoleniem bhp przychodem pracownika nie będzie z pewnością udział w szkoleniu, do którego organizacji i sfinansowania obligują pracodawcę przepisy prawa pracy. Przychodem jest jednak wartość innych świadczeń zakupionych dla pracownika podczas wycieczki, wykraczających poza standardową ofertę dla gości hotelowych. Imprezy integracyjne w formie wycieczek czy wyjść do restauracji, w których uczestniczą pracownicy, również generują przychód po ich stronie.

Trudno wyobrazić sobie bowiem sytuację, w której pracodawca nie jest w stanie zidentyfikować, kto otrzymał świadczenia w związku z imprezą zorganizowaną w restauracji (np. wyjście na piwo), wycieczką bądź biletowaną imprezą artystyczną.

Podobnie - według MF - trudno zaakceptować argument o niemożności przypisania przychodu w sytuacji, gdy pracownik partycypuje w kosztach imprezy integracyjnej - w tej sytuacji mamy do czynienia ze świadczeniem częściowo odpłatnym.

Jeśli źródłem finansowania imprezy integracyjnej jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, finansowanie musi uwzględniać sytuację dochodową pracowników. Resort tłumaczy, że oznacza to, iż dofinansowanie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych będzie różne dla poszczególnych pracowników, gdyż musi uwzględniać kryteria socjalne określone w regulaminie tego funduszu. Tego rodzaju dofinansowanie jest świadczeniem pieniężnym. W takiej sytuacji zastosowanie może znaleźć art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, zwalniający od podatku wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Na gruncie przepisów CIT reprezentację należy postrzegać jako wszelkie działania związane z tworzeniem wizerunku przedsiębiorcy, utrzymaniem dobrych relacji z kontrahentami, podwykonawcami.

Innymi słowy, wydatki takie mają się przyczynić do pozytywnego względem spółki nastawienia podwykonawców.

Organizacja spotkań integracyjnych staje się powszechnym zwyczajem właśnie z tego względu, że jest ona uznawana za pomocną w zbudowaniu tego pozytywnego nastawienia (wizerunku). Powszechność zwyczaju nie odbiera mu cech reprezentacji.

Różnego rodzaju spotkania integracyjne mające na celu zwiększenie pracy zespołowej stały się codziennym elementem działalności gospodarczej. Jednakże nie oznacza to, że każdy wydatek związany z takimi spotkaniami może być uznany za koszt uzyskania przychodów.

Ponoszone przez spółkę wydatki na organizację:

● spotkań integracyjnych dla podwykonawców firmy: jednolub kilkudniowe wyjazdy o charakterze integracyjnym,

● spotkań integracyjnych dla podwykonawców w biurze firmy lub organizowane poza biurem (np. w restauracji), wiążą się z tworzeniem i utrwaleniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów pomimo ich związku z przychodem.

Z kolei wydatki w części dotyczącej osób towarzyszących (członków rodzin) nie stanowią - na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT- kosztów uzyskania przychodu z uwagi na to, że wydatki te nie przyczynią się (nawet pośrednio) do osiągnięcia przez spółkę przychodów ani też zachowania bądź zabezpieczenia źródła jej przychodów. Potwierdza to dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPB5/423-458/10-4/JC).

Ministerstwo Finansów nie podziela też argumentu o niemożności ustalenia przychodu dla poszczególnych pracowników ze względu na opłacenie organizacji imprezy ryczałtowo. Trudno wyobrazić sobie sytuację, w której organizując imprezę integracyjną, pracodawca nie kalkuluje kosztu jednostkowego. Resort twierdzi też, że nie sposób zgodzić się również z opinią, że niewzięcie udziału w imprezie przez część pracowników powoduje wzrost przychodu u jej uczestników. W takim przypadku ogólną kwotę (ryczałtową) należy podzielić na ogół pracowników, dla których imprezę zorganizowano, i tak ustaloną kwotę przypisać wyłącznie tym pracownikom, którzy wzięli w niej udział.

Najczęściej mamy do czynienia z następującymi rodzajami organizowanych imprez integracyjnych:

● spotkania w restauracji,

● wyjazdy z zakwaterowaniem w hotelu, zagwarantowanym przejazdem i wyżywieniem, połączone ze zwiedzaniem, a także z udziałem w imprezach kulturalno-artystycznych, na które pracodawca zapewnia bilety wstępu,

● imprezy plenerowe, pikniki połączone z atrakcjami sportowymi, programem artystycznym itp., adresowane do pracowników i ich rodzin, a czasem o charakterze otwartym, gdy uczestnikami mogą być również osoby niezwiązane z firmą,

● spotkania (wyjazdy) integracyjne połączone z obowiązkowymi szkoleniami (np. bhp).

Organizacja imprezy może polegać na:

● wynajęciu w tym celu podmiotu, włącznie z organizacją przejazdów, noclegów i wyżywieniem oraz programem artystycznym,

● organizacji we własnym zakresie, tj. pracodawca zamawia i finansuje usługi gastronomiczne, a także sam zamawia przejazdy i noclegi związane z wyjazdową imprezą integracyjną dla pracowników.

Finansowanie imprezy może się odbywać:

● ze środków pracodawców,

● ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) z uwzględnieniem kryterium socjalnego (zróżnicowanie kwot dofinansowania dla poszczególnych pracowników),

● zarówno ze środków pracodawcy, jak i ZFŚS,

● z partycypacją pracownika w kosztach imprezy, np. przez opłacenie części kosztów wyjazdu.

Pracownik otrzymujący nieodpłatne świadczenia od pracodawcy musi opodatkować je w rocznym PIT z innymi dochodami uzyskanymi z pracy

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).