Jak rozliczać wydatki w firmie prowadzonej w domu

Pojęcie kosztów uzyskania przychodów zdefiniowane zostało w art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT). Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Zaznaczmy, że dokonując kwalifikacji wydatków, należy wziąć pod uwagę przede wszystkim fakt, czy zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Zaliczenie wydatków do kosztów leży zatem w ocenie podatnika. To podatnik sam, zgodnie ze swoją wiedzą, dokonuje zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

W takim ujęciu kosztami podatkowymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

W celu poprawnego zakwalifikowania poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w pierwszej kolejności należy dokonać analizy istnienia związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą. Musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy dany wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub ewentualnie w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Jeśli tak, następnie należy sprawdzić, czy dany wydatek nie znajduje się na liście wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT). Przeanalizować należy także to, czy dany wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w pełnej kwocie, na zasadach ogólnych czy na podstawie zasad szczególnych.

Wynika zatem z tego, że określony wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zostaną spełnione następujące warunki:

● wydatek ten musi być faktycznie poniesiony,

● celem tego wydatku musi być osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów,

● wydatek nie może się znajdować na liście zawierającej katalog wyłączeń wydatków z kosztów podatkowych.

Wielu podatników prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą ze względu na ograniczenie kosztów działalności zarejestrowało firmy w domu lub mieszkaniu. Wydzielają na jej potrzeby pokój lub jego część i tam prowadzą działalność. Przechowują dokumenty, komputer, segregatory itp.

Warto pamiętać, że prowadząc działalność gospodarczą w domu lub mieszkaniu, do kosztów uzyskania przychodów możliwe jest zaliczenie wydatków związanych z czynszem za mieszkanie oraz z jego wyposażeniem i używaniem. Przykładem mogą tu być np. faktury za energię elektryczną i czynsz. Zaznaczmy jednak, że kwoty te nie mogą zostać do kosztów uzyskania przychodów zaliczone w całości, ale tylko w części proporcjonalnej, odpowiadającej wykorzystaniu powierzchni domu lub mieszkania na działalność gospodarczą.

W celu kwalifikacji tego typu wydatków w prawidłowej wysokości trzeba określić, jaki procent powierzchni mieszkaniowej wykorzystujemy na potrzeby firmy i taką tylko wartość faktury dotyczącej czynszu czy mediów wliczyć w koszty działalności gospodarczej. Jeśli zatem mieszkanie jest wykorzystywane na potrzeby działalności gospodarczej, np. w dwudziestu procentach, taką właśnie część czynszu podatnik będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Pamiętajmy, zaliczenie tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów będzie oczywiście możliwe po spełnieniu warunków dotyczących kwalifikacji kosztów podatkowych.

W celu zaliczenia poniesionch wydatków do kosztów uzyskania przychodów osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą musi on zostać prawidłowo zaewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe. Mogą być nimi przede wszystkim faktury VAT, dokumenty celne, rachunki, a także noty i faktury korygujące. Dowodami księgowymi mogą być także inne dowody, na podstawie których możliwe jest stwierdzenie dokonania operacji gospodarczych, jakie miały miejsce. Należy jednak zaznaczyć, iż powinny być one sporządzone w języku polskim, a sama treść dokumentu musi być jasna i zrozumiała.

Przepisy zobowiązują podatnika do prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowych, ewidencji, rejestrów itp., a także do sporządzania i gromadzenia różnego rodzaju dokumentów, m.in. faktur, rachunków, potwierdzeń zamówień, zawartych umów itd. Należy zaznaczyć, iż zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą przez sądy administracyjne, jeśli wydatki poniesione zostały w celu uzyskania przychodów, a także zostały prawidłowo udokumentowane i zaewidencjonowane w prowadzonych przez podatnika księgach, niejako automatycznie podlegają one uwzględnieniu jako koszty uzyskania przychodów bez konieczności udowadniania ich w jakikolwiek inny sposób.

Należy jednakże wskazać, iż w doktrynie prawa podatkowego często można spotkać się ze stwierdzeniem, że czasami mogą być wymagane szczególne dowody potwierdzające np. zawarcie transakcji. W praktyce często może to dotyczyć zakupu usług o charakterze niematerialnym. Obowiązek taki wprowadzony został np. w przypadku konieczności sporządzenia dokumentacji podatkowej związanej z dokonywanymi transakcjami z podmiotami powiązanymi (art. 25 i art. 25a ustawy o PIT).

Ciężar udowodnienia organowi podatkowemu, że między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem istnieje jakikolwiek związek, spoczywa na podatniku

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby przychód nie został osiągnięty.

Koszty należy ujmować według zasad:

● zakupy towarów handlowych - według daty otrzymania towaru, materiału

● usługi podwykonawstwa - w roku, w którym wykonano usługę (jeżeli usługa została wykonana w następnym roku, to musi być ujęta w remanencie w wartości usług w toku)

● koszty pośrednie - w dniu wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu

● koszty pośrednie dotyczące dwóch lat podatkowych - proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą

● koszty wynagrodzeń i składek ZUS - w dniu zapłaty

Podatnik rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym użyczonym mu przez matkę. Stan lokalu nie pozwalał jednak na prowadzenie w nim działalności. Podatnik przeprowadził w nim remont. Teraz chce związane z nim wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W celu prawidłowego zakwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów należy rozstrzygnąć, czy wydatki te były związane z wykonaniem robót o charakterze remontowym, czy też dotyczyły ulepszenia obcego środka trwałego. Zaznaczmy, że inwestycją w obcych środkach trwałych są poniesione przez podatnika nakłady na ulepszenie tego środka polegające na jego przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, powodujące wzrost wartości użytkowej w stosunku m.in. do jego wartości z dnia przyjęcia do używania. Biorąc pod uwagę stan faktyczny i prawny, poniesione przez podatnika na użyczony lokal wydatki, z pewnością przekraczające w roku podatkowym wartość 3,5 tys. zł, nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Kosztem uzyskania przychodu w przypadku inwestycji w obcych środkach trwałych są odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z zasadami określonymi w art. 22a do 22n ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Trzeba zaznaczyć, że wydatki poniesione na wskazany cel będą stanowiły koszt podatkowy jedynie w formie odpisów amortyzacyjnych.

Podatniczka prowadzi działalność gospodarczą w domu. Świadczy usługi tłumaczenia dokumentów. Chcąc ograniczyć koszty działalności, jeden pokój przeznaczyła na potrzeby biura. Część kosztów związanych z funkcjonowaniem tego biura stanowią wydatki na media. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dopuszczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przynajmniej części wydatków związanych z używaniem własnego mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wynika to z ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodu zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Stanowi on, że kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Artykuł 23 ustawy o PIT nie zawiera żadnych ograniczeń dotyczących odliczania części wydatków za dom mieszkalny wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej. W przypadku zatem prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w budynku mieszkalnym do kosztów uzyskania przychodu zaliczona może być jedynie ta część rachunków za gaz i wodę, która dotyczy pomieszczeń wykorzystywanych przez firmę. Do kosztów podatkowych zaliczyć można również część wpłat na fundusz remontowy, opłat za legalizację wodomierzy i zaliczkę za wodę oraz opłaty będące częścią składową czynszu, tj. opłatę eksploatacyjną, wywóz nieczystości, c.o., konserwacje instalacji gazowej.

Trzeba też pamiętać, że zgodnie z par. 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

Podatnik prowadzi od niedawna niewielką firmę. Działalność wykonuje we własnym mieszkaniu. Przychody rozlicza w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Zastanawia się, czy nie powinien prowadzić ewidencji wyposażenia. Pojęcie wyposażenia oznacza rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do środków trwałych. Przepisy wskazują, że ewidencją obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1,5 tys. zł. Do wyposażenia należy zatem zakwalifikować te wszystkie składniki majątku, których wartość mieści się pomiędzy 1,5 tys. zł a 3,5 tys. zł, oraz te, których wartość początkowa przekracza 3,5 tys. zł, ale ze względu na ich przewidywany okres używania nie przekraczający jednego roku (składniki te nie stanowią środków trwałych).

Wyposażenie powinno zostać ujęte w ewidencji wyposażenia najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania. Prawidłowo prowadzona ewidencja wyposażenia powinna zawierać m.in. datę nabycia wyposażenia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub jego koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, a także datę likwidacji wyposażenia (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

Podatniczka sprzedaje towary na aukcjach internetowych. Działalność prowadzi w domu. Towar wysyłany jest po otrzymaniu zapłaty od klientów. W tym czasie wystawiana jest również faktura. Podatniczka ponosi wydatki związane z wysyłką towarów. Musi je zaliczyć w koszty w odpowiednim czasie. Zasadą jest potrącanie (rozliczenie dla celów podatkowych) poniesionych kosztów bezpośrednich w roku, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, zaś kosztów innych niż bezpośrednio związanych z przychodami (tzw. kosztów pośrednich) w dacie ich poniesienia. Koszt wysyłki jest niewątpliwie kosztem pośrednim, wobec powyższego powinien być zaksięgowany w momencie poniesienia. W omawianym przykładzie koszt wysyłki należy zaksięgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w miesiącu w którym został poniesiony, bez względu na moment zapłaty za zamówiony towar.

Krzysztof Koślicki

krzysztof.koslicki@infor.pl

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).