Jak płatnik powinien sporządzić deklarację PIT-4R za 2009 rok

Przepisy podatkowe określają, że ustawowy termin na złożenie rocznej deklaracji o pobranych zaliczkach w 2009 roku zwanej PIT-4R przypada na koniec stycznia następnego roku. Za rok 2009 trzeba ją więc złożyć do 31 stycznia 2010 r. W tym roku dzień ten przypada w niedzielę. To oznacza, że tym razem obowiązuje zasada, zgodnie z którą termin, który przypada w dzień ustawowo wolny od pracy, na przykład w sobotę lub niedzielę, automatycznie przesuwa się na pierwszy dzień roboczy po dniu wolnym. W konsekwencji ostatecznym dniem złożenia deklaracji PIT-4R za 2009 rok będzie poniedziałek 1 lutego 2010 r.

Na podstawie art. 42 ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnicy mają obowiązek przesłania wypełnionej deklaracji PIT-4R. Przesyła się ją do urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Przypomnijmy, że na podstawie art. 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Formularz deklaracji można pobrać z internetowej strony Ministerstwa Finansów znajdującej się pod adresem www.mf.gov.pl.

Do złożenia PIT-4R zobowiązany jest każdy pracodawca, bez względu na to, czy jest osobą fizyczną, prawną czy też jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej. Należy w nim wykazać przede wszystkim obliczony i pobrany podatek w formie zaliczek miesięcznych od wszystkich wypłat należności dokonanych swoim pracownikom w ciągu całego poprzedniego roku. Przypomnijmy, że kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy pracodawcy muszą przekazywać w ciągu roku na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one pobrane.

W celu poprawnego wypełnienia formularza, w pierwszej kolejności należy podać w nim dane identyfikacyjne płatnika. W pozycji 1 należy wpisać przyznany mu numer identyfikacji podatkowej. Zaznaczmy, by w przypadku jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, np. spółek cywilnych, pamiętać, że płatnikiem jest spółka, a nie jeden ze wspólników. Kolejne części A i B (poz. od 5 do 18) formularza dotyczą miejsca i celu składania deklaracji PIT-4R, a także danych adresowych płatnika.

Ważne

Obowiązek złożenia PIT-4R dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od tego, czy jest on osobą fizyczną, prawną czy jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej

W części C deklaracji wykazuje się zaliczki na podatek dochodowy za poszczególne miesiące danego roku. Pamiętajmy jednak, że wszystkie zaliczki należy wykazać w wartościach pomniejszonych zgodnie z przepisami ustawy o składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Pierwszy wiersz dotyczy zaliczek na podatek dochodowy obliczony od dochodów, o których mowa w art. 31 i art. 42e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłat z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej. Część ta powinna także zostać wypełniona w sytuacji, gdy za zakład pracy wypłaty wynagrodzeń dokonuje komornik sądowy lub podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy, przejmujący jego zobowiązania, wynikające ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż podmioty te także zobowiązane są do poboru zaliczek na podatek. Zaznaczmy, że w celu naliczenia zaliczek powinny one stosować najniższą stawkę podatkową określoną w skali.

Konieczne jest zatem podanie szczegółowych informacji dotyczących liczby pracowników (poz. 19-24 i 31-36) oraz kwot należnych zaliczki (poz. 25-30 i 27). W drugim wierszu (43-54) wpisać należy kwoty dotyczące zaliczek na podatek od dochodów, o których mowa w art. 33-35 ustawy o PIT. Do tych dochodów zaliczają się przede wszystkim:

● dniówki obrachunkowe (art. 33 ust. 3 ustawy o PIT),

● emerytury i renty, renty strukturalne, renty socjalne, świadczenia i zasiłki przedemerytalne (art. 34 ust. 7 ustawy o PIT),

● emerytury i renty zagraniczne (art. 35 ust. 3 ustawy o PIT).

Następnie należne zaliczki za poszczególne miesiące z obu tych wierszy (1 i 2) trzeba zsumować i wykazać w wierszu trzecim (poz. 55-66).

Zaliczki na podatek, których pobór został ograniczony, należy wykazać w wierszu 4 (poz. 67-78) i 5 (poz. 79-90). Dodajmy, że zgodnie z art. 32 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za podatnika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują podatnikowi za okres dłuższy niż miesiąc, przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość w wysokości przypadającej na jeden miesiąc. Natomiast jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka część tych świadczeń przypada na jeden miesiąc, a doliczenie całej wartości w miesiącu ich uzyskania spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę w stosunku do wypłaty pieniężnej, zakład pracy, na wniosek podatnika, ograniczy pobór zaliczki za dany miesiąc i pobierze pozostałą część zaliczki w następnych miesiącach roku podatkowego. Te zaliczki właśnie należy wykazać w tej części formularza. Wiersz 4 dotyczy zaliczek, których pobór został ograniczony, natomiast w wierszu 5 wykazać należy zaliczki pobrane w miesiącach następnych po ich ograniczeniu. Jeśli np. płatnik na wniosek podatnika ograniczy pobór jego zaliczki w maju, będzie zobowiązany do jej pobrania w pozostałej części, począwszy od czerwca.

W wierszu 6 należy wykazać dodatkowo pobrany podatek wynikający z rozliczenia za rok ubiegły. Konstrukcja formularza dopuszcza wykazanie tego podatku tylko za okres czterech pierwszych miesięcy roku (styczeń-kwiecień). Wynika to jasno z art. 37 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią, różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu za marzec roku następnego. Różnicę tę, na wniosek podatnika, pobiera się z dochodu za kwiecień roku następnego. Dodajmy, iż w razie gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące. Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce.

Podatek zryczałtowany

Obliczony podatek zryczałtowany wykazuje się w deklaracji PIT-8AR. Uwzględnić w niej należy kwoty ryczałtu od:

● wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych oraz nagród związanych ze sprzedażą premiową,

● świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów będących byłych pracownikami,

● świadczeń pieniężnych otrzymanych przez funkcjonariuszy służb mundurowych oraz żołnierzy,

● jednorazowych odszkodowań za skrócenie okresu wypowiedzenia wypłacanych żołnierzom zwalnianym z zawodowej służby wojskowej,

● należności osób zagranicznych,

● odsetek od pożyczek (z wyjątkiem gdy udzielanie pożyczek jest przedmiotem działalności gospodarczej), odsetek i dyskonta od papierów wartościowych,

● odsetek lub innych przychodów od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku podatnika lub w innych formach oszczędzania, przechowywania lub inwestowania,

● dywidend i innych przychodów z tytułu udziałów w zyskach osób prawnych,

● dochodów z tytułu udziału w funduszach kapitałowych,

● kwot wypłacanych po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego,

● dochodów członka pracowniczego funduszu emerytalnego z tytułu przeniesienia akcji,

● przychodów z tytułu zbycia prawa poboru akcji.

W deklaracji PIT-4R w odrębnych wierszach należy wykazać pobrany podatek przekazany na PFRON oraz zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych (wiersz 8, poz. 105-116).

W wierszu 9 natomiast należy wykazać zaliczki na podatek pobrane od należności wynikającej z umowy aktywizacyjnej, o której mowa w art. 35a ust. 1. Chodzi o osoby prowadzące gospodarstwo domowe, które zawarły umowę aktywizacyjną na podstawie przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, a które są obowiązane jako płatnicy do poboru miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy. Warto zaznaczyć, że do naliczenia jej wysokości należy stosować najniższą stawkę określoną w skali podatkowej PIT.

Wiersz 10 formularza dotyczy natomiast zaliczek wynikających ze świadczeń z tytułu działalności wymienionej w art. 13 pkt 2, 4-9 oraz 18 ustawy o PIT, czyli m.in.:

● z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych,

● z działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi,

● otrzymywanych przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek,

● uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej, z praw majątkowych, np. z praw autorskich i praw pokrewnych.

W wierszu 11 wykazuje się pobrany podatek do urzędu skarbowego za wszystkie miesiące roku podatkowego. W wierszu 12 formularza PIT-4R znajduje się natomiast miejsce na obliczenie wynagrodzenia przysługującego płatnikowi z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego za poszczególne miesiące. Prawo to wynika z art. 28 Ordynacji podatkowej. Na zakończenie w wierszu 13 formularza należy obliczyć kwoty do wpłat. W celu dokonania poprawnej kalkulacji od kwot za poszczególne miesiące z wiersza 11 należy odpowiednio odjąć kwoty z wiersza 12. Jeśli różnica w danym miesiącu jest liczbą ujemną, należy wpisać 0.

Z okazji świąt Bożego Narodzenia spółka wypłaciła swoim emerytom specjalne dodatki okolicznościowe. Zostały one wręczone wszystkim emerytom i rencistom podczas specjalnego spotkania przygotowanego dla tych osób w siedzibie spółki.

Dla rozliczenia zaliczki na PIT od tych wypłat trzeba przyjąć zasadę wynikającą z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którą za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zaznaczmy, że w zakresie dochodów osób, z którymi stosunek pracy zostaje rozwiązany w ciągu roku z innych powodów niż przejście na emeryturę lub rentę, należy stwierdzić, iż podlegają one opodatkowaniu na zasadach ogólnych dla przychodów ze stosunku pracy. Jeśli chodzi natomiast o kwoty wypłacone na rzecz emerytów, trzeba je opodatkować podatkiem zryczałtowanym. Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pobrane z tego tytułu należy odprowadzić do urzędu skarbowego do 20 dnia następnego miesiąca po dokonanej wypłacie.

Do końca stycznia następnego roku trzeba natomiast złożyć deklarację PIT-8AR, w której pobrane zaliczki zostaną wykazane. Ponieważ w 2010 roku ostatni dzień stycznia przypada w niedzielę, termin złożenia wspomnianej wyżej deklaracji mija 1 lutego. Kwoty zaliczek od kwot wypłaconych emerytom będącymi byłymi pracownikami wykazuje się w wierszu 2 formularza PIT-8AR.

Na rzecz żołnierza i członków jego rodziny przyznany został zwrot kosztów przejazdów. Co ważne, żołnierz pozostaje w stanie czynnym. Nie jest jeszcze zwolniony ze służby wojskowej. Płatnik zastanawia się, w jaki sposób opodatkować te wypłaty i czy podlegają one opodatkowaniu według stawki zryczałtowanej. Do przychodów pracownika - co do zasady - zalicza się wszelkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać jako pracownik. Należy pamiętać, że są nimi nie tylko wynagrodzenia wynikające z zawartej umowy o pracę lub umowy o podobnym charakterze, ale również wszystkie inne przychody, niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakiś sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Biorąc pod uwagę powyższe, zwrot kosztów przejazdów żołnierza i członków jego rodziny trzeba będzie potraktować jako przychód ze stosunku służbowego podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych w roku podatkowym, w którym został otrzymany lub pozostawiony do dyspozycji podatnika. Podkreślmy, że jeśli chodzi natomiast o opodatkowanie wypłat na rzecz żołnierzy według stawki zryczałtowanej, będzie miała ona zastosowanie jedynie do świadczeń pieniężnych wypłacanych na rzecz żołnierzy zawodowych po zwolnieniu ze służby, w związku ze zwolnieniem tych osób ze służby stałej na podstawie odrębnych ustaw, przez okres roku co miesiąc lub za okres roku jednorazowo albo co miesiąc przez okres trzech miesięcy - w wysokości 20 proc. należności. Dodajmy jeszcze, że jeśli zwroty kosztów przejazdu były wypłacane na rzecz żołnierza pozostającego w czynnej służbie zawodowej, podatek zryczałtowany nie będzie mógł mieć zastosowania. Wypłacone kwoty trzeba będzie opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych według zasad ogólnych, traktując je jako świadczenia pieniężne wypłacane na rzecz pracowników. Zaliczki pobrane od tych kwot trzeba będzie wykazać w rocznej deklaracji PIT-4R.

jest ostatnim dniem na złożenie deklaracji za 2009 rok

Krzysztof Koślicki

krzysztof.koslicki@infor.pl