Wykorzystanie auta służbowego decyduje o przychodzie

Spółka posiada samochody firmowe stanowiące przedmiot umowy leasingu. Niewielka część tych samochodów jest także własnością spółki. Podatnik udostępnia pracownikom spółki samochody służbowe w celu umożliwienia im właściwej realizacji obowiązków służbowych.

Zasady udostępniania pracownikom spółki samochodów służbowych określa ustanowiony regulamin. Zgodnie z jego postanowieniami samochody służbowe mogą być wykorzystywane przez uprawnionych pracowników spółki wyłącznie w celach służbowych oraz w interesie i na zlecenie pracodawcy. Regulamin ten stanowi także, że uprawnionemu pracownikowi spółki zezwala się na użytkowanie samochodów służbowych w celach prywatnych po uprzednim uzyskaniu zgody pracodawcy, wyrażonej na piśmie lub w formie wiadomości e-mail. Czy u pracownika powstanie przychód?

W sytuacji udostępniania pracownikom do celów prywatnych pojazdów stanowiących własność spółki, jak również pojazdów użytkowanych na podstawie umowy leasingu znajdzie zastosowanie art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.), co oznacza, że w celu ustalenia wartości świadczenia - spółka jako pracodawca, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie świadczy usług najmu samochodów, powinna uwzględnić ceny rynkowe stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów.

Ustalając przychód z udostępniania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika należy wziąć pod uwagę m.in. markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie tych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika.

Wskazać również należy, że wszelkie dodatkowe koszty (np. koszt paliwa zakupionego przez spółkę) związane z eksploatacją samochodu do celów prywatnych, jeśli nie zostaną uwzględnione w wartości świadczenia wyliczonego zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o PIT, należy obliczyć na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy, tj. na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku.

Przepisy dotyczące określania przychodu ze stosunku pracy, w szczególności dotyczące innych nieodpłatnych świadczeń należy rozpatrywać w kontekście przepisów obowiązujących pracowników, określających m.in. zasady użytkowania i dbania o powierzone pracownikom mienie.

W analizowanej sprawie pracownik jest zobowiązany do pozostawiania samochodu służbowego po godzinach pracy na parkingu strzeżonym, w związku z koniecznością zapewnienia bezpiecznych warunków jego przechowywania. Pracownik jest zwolniony z tego obowiązku, jeśli spółka powierzyła mu na podstawie umowy cywilnoprawnej przechowywanie samochodu służbowego po godzinach pracy w garażu znajdującym się w posiadaniu tego pracownika lub na posesji będącej w jego dyspozycji. Zwykle miejsce przechowywania samochodu służbowego znajduje się więc w pobliżu miejsca zamieszkania pracownika, któremu spółka powierzyła samochód służbowy do przechowywania.

Zatem realizacja obowiązków służbowych przez pracownika, w tym również przejazdy z miejsca zamieszkania pracownika do miejsca wykonywania pracy i z powrotem będące konsekwencją zawarcia umowy cywilnoprawnej przechowania samochodu służbowego, nie mogą generować dla pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy.

Oprac. Ewa Matyszewska

@RY1@i02/2011/084/i02.2011.084.086.004a.001.jpg@RY2@

Izabela Ścierska-Kulma, starszy konsultant w Deloitte

Nieodpłatne korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi przychód ze stosunku pracy. Coraz więcej firm o tym pamięta i zwiększa przychód pracownika. Z uwagi na brak uregulowań w tym zakresie wątpliwości podatników nadal budzi sposób kalkulacji wysokości przychodu pracownika. Organy podatkowe często uznają, że najlepszym miernikiem przychodu są ceny rynkowe stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów. W takim wypadku dodatkowy przychód podatnika może być znaczący. Co więcej, trzeba pamiętać, że samo zwiększenie przychodu pracownika nie eliminuje wszystkich ryzyk związanych z nieodpłatnym używaniem samochodu do celów prywatnych. Rodzi ono bowiem także skutki w CIT oraz VAT. Regulując kwestię używania samochodów służbowych do celów prywatnych warto zatem rozważyć różne scenariusze i spróbować stworzyć takie procedury, które będą najkorzystniejsze zarówno dla pracownika (uniknięcie ciężaru opodatkowania dodatkowego benefitu), jak i dla firmy (możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z samochodem).