Ryczałty od firmowych aut: miejsce dotychczasowych wątpliwości zajęły nowe

Od nowego roku zmieni się sposób ustalania przychodu z tytułu używania przez pracowników samochodu służbowego do celów prywatnych. Niedoskonałe dotychczasowe metody wyceny takiego świadczenia (np. na podstawie kilometrówki, według średnich cen wypożyczenia samochodu oferowanych przez podmioty zajmujące się wypożyczaniem aut czy według kwoty odpowiadającej racie leasingowej płaconej przez pracodawcę) zastąpi ryczałt. Wyniesie 250 zł dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³ i 400 zł dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³ (art. 3 pkt 3 ustawy z 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej; Dz.U. z 2014 r. poz. 1662; dalej: IV ustawa deregulacyjna).

Choć nowe zasady są bardziej przejrzyste od tych, które były stosowane dotychczas, to pytań nie brakuje. Ot chociażby takich, czy za wprowadzeniem ustawowych ryczałtów idzie obowiązek prowadzenia polityki samochodowej i jak ustalić przychód, gdy dana osoba z jedną firmą ma dwie umowy: o pracę i cywilnoprawną. Nie ustają też obawy o to, czy fiskus i ZUS nie upomną się o zaległe należności, których wypłaty firmy przez ostatnie lata celowo unikały, wykorzystując bałagan w przepisach.

I na koniec, jak to zwykle bywa, pomysły na obniżenie kosztów. Niektórzy już myślą, jak płacić niższy PIT i ZUS. O ile w pierwszym przypadku rozwiązania wynikają bezpośrednio z ustawy, o tyle w drugim już nie. Mimo to mechanizmów oszczędnościowych w składkach nie brakuje. Nie ma jednak konsensusu co do ich zasadności.

1. Oszczędności w PIT...

Zacznijmy od ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.; dalej: ustawa o PIT). Nowe przepisy przewidują, że w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia (które z racji nieodpłatności generuje przychód, od którego odprowadzamy PIT; przy ryczałcie 250 zł i stawce podatkowej 18 proc. będzie to 45 zł miesięcznie i odpowiednio 72 zł miesięcznie przy ryczałcie 400 zł i nawet 128 zł przy stawce 32 proc.) ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 danego ryczałtu. Zatem jeśli przykładowo pracodawca ustali w polityce samochodowej, że pracownik może korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych tylko przez 10 dni w miesiącu, to przychód będzie ustalany następująco: 10/30 x 250 zł lub 400 zł, a to z kolei będzie skutkowało naliczeniem odpowiednio niższego podatku.

Podatek będzie niższy także wtedy, gdy świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne. Wtedy przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością ryczałtu a odpłatnością ponoszoną przez zatrudnionego. Średni to jednak atut w porównaniu z tym co jest teraz. Dziś przecież w takiej sytuacji podatku nie płacimy w ogóle.

Tyle przepisy. Niewykluczone, że w praktyce będą wykorzystywane nawet wtedy, gdy użytek prywatny będzie trwał pełny miesiąc. Ewentualne nieprawidłowości, jeśli w ogóle, mogą wyjść na jaw dopiero przy ewentualnej kontroli fiskusa. Ale wtedy, co podkreśla Marek Jarocki, dyrektor w dziale doradztwa podatkowego EY, niektórzy będą się podpierać zapisem z polityki samochodowej, że użytek prywatny ponad wskazany limit miał być zgłoszony przez pracownika. A jeżeli nie był, to znaczy że użytkowanie było w normie.

2. ...i ZUS

Przy składkach nie jest już tak jednoznacznie. Jak wiadomo, podstawę wymiaru składek stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT osiągany przez pracownika w ramach stosunku pracy. Ustawodawca przewidział jednak katalog przychodów, które z takiego obowiązku są zwolnione. Zawiera go rozporządzenie z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Okazuje się, że par. 2 ust. 1 pkt 26 tego rozporządzenia przewiduje zwolnienie z ZUS dla korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Zdaniem Marka Jarockiego nie ma żadnej wątpliwości, że samochód służbowy jest środkiem lokomocji, dlatego przychód z tytułu używania auta firmowego może być zwolniony z oskładkowania, o ile zostanie to właściwie uregulowane w przepisach wewnętrznych.

Z kolei Patrycja Zawirska, radca prawny kierujący departamentem prawa pracy w Kancelarii K&L Gates uznaje, że wyłączenie dla firmowych samochodów wykorzystywanych w celach prywatnych nie musi być traktowane jako przejazd środkami lokomocji. Równie dobrze możliwe jest potraktowanie tego udogodnienia jako usługi, świadczonej po cenie niższej niż detaliczna. Jednak aby tak się stało, muszą zostać spełnione następujące warunki:

- korzystanie z firmowego auta musi być choć częściowo odpłatne (np. symboliczne 100 zł w skali miesiąca, ale warto dodać, że organy podatkowe kwestionują odpłatność w wysokości symbolicznej - np. 1 zł czy 10 zł); a do tego

- korzystanie z auta musi być uregulowane w zakładowym układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, przepisach o wynagradzaniu czy np. regulaminie samochodowym (zob. interpretacja oddziału ZUS w Lublinie z 12 lipca 2013 r., znak WPI/200000/451/886/2013). Pytanie jednak czy po zmianach korzystanie z tych zasad nadal będzie opłacalne. Wydaję się, że tylko dla pracodawcy, bo zatrudniony, choć składek nie zapłaci, to uiści podatek i umówiony z pracodawcą ryczałt.

Taką możliwość zwolnienia od składek, wynikającą z pierwszej części tego przepisu, Bartosz Matusik, doradca podatkowy w DLA Piper Wiater sp.k., oraz Izabela Nowacka, ekspert ds. wynagrodzeń uznają za bardzo ryzykowne. Ich zdaniem taki sposób wykładni tej części przepisu został zakwestionowany przez ZUS np. w interpretacji oddziału w Gdańsku z 23 maja 2013 r. (znak: DI/100000/451/659/2013), z której wynika, że przekazanie do używania samochodu służbowego nie stanowi nabycia artykułu, przedmiotu ani usługi i jako takie nie podlega wyłączeniu z oskładkowania.

Ponadto Bartosz Matusik dodaje, iż nie należy się spodziewać, że firmy będą chciały masowo szukać oszczędności w podatkach czy składkach, gdyż obciążenia te od 250 czy 400 zł nie są wysokie, a z pewnością zapis w polityce samochodowej o tym, że przychód z tytułu takiego świadczenia ustalany jest na podstawie przepisów ustawy o PIT, daje gwarancje, że w razie kontroli nie wystąpi ryzyko ewentualnych zaległości. Odnosząc się do potencjalnych oszczędności, Marek Jarocki zaznacza jednak, że w przypadku dużych flot zaoszczędzone kwoty szybko staną się materialne, a w przypadku niewielu aut też nie warto płacić więcej, niż to konieczne. Wszystko to oczywiście przy ograniczeniu ryzyk do akceptowalnego minimum.

3. Regulamin (nie)obowiązkowy

Teraz słowo o samej polityce samochodowej, a dokładnie o tym, czy od 1 stycznia będzie obowiązkowa. Nie, ale zdaniem ekspertów wiele argumentów przemawia za tym, żeby ją wprowadzić. - Ustawa deregulacyjna nie nakłada na pracodawców obowiązku ustanowienia takiego dokumentu wprost, ale wydaje się, że w praktyce taki dokument może się okazać bardzo pomocny - mówi Magdalena Zwolińska, adwokat z kancelarii DLA Piper Wiater sp.k. Przepisy nie są bowiem precyzyjne, dlatego warto zadbać o szczegóły.

- Chodzi m.in. o zasady wyceny takiego świadczenia dla osób niebędących pracownikami, jak członkowie zarządu czy zleceniobiorcy. W ustawie mowa tylko o zatrudnionych na umowę o pracę - wyjaśnia Marek Jarocki. Dodaje też, że w polityce takiej należy zawrzeć wszelkie kwestie związane z przyznawaniem samochodów służbowych, ich użytkowaniem oraz odpowiedzialnością pracownika za powierzony samochód (np. kto płaci mandaty). Dodatkowo, co podkreśla Marek Jarocki, w polityce aut firmowych należy odpowiednio uregulować kwestię dodatkowych, a związanych z autem świadczeń, takich jak prywatne paliwo. Przepisy nie są w tej mierze precyzyjne, da się jednak znaleźć argumenty, aby koszt takiego paliwa nie zwiększał kwoty ryczałtu do opodatkowania.

4. Gdy kilka umów

Wracając do mnogiego zatrudnienia, w polityce warto doprecyzować, na jakich zasadach będzie ustalany przychód w sytuacji, kiedy dana osoba z tym samym pracodawcą ma zawartą równolegle umowę cywilnoprawną i umowę o pracę. A ma to znaczenie o tyle, że do pracowników stosujemy zasady ustalone w ustawie o PIT, a do osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne firma może przewidzieć przecież inne zasady, np. ustalać przychód na podstawie cen rynkowych. Zdaniem Bartosza Matusika przychód należy przypisać do stosunku, na mocy którego pracownik otrzymał samochód służbowy.

- Decyzja o kwalifikacji przychodu za korzystanie z firmowego auta do odpowiedniego źródła w zależności od podstawy zatrudnienia może być faktycznie ryzykowna. Jeśli np. w ramach dotychczasowej polityki firmy opodatkowaniu podlegał zdecydowanie wyższy przychód menedżera, to przerzucenie nagle przychodu z tytułu używania auta firmowego do stosunku zatrudnienia w celu optymalizacji może nie spotkać się ze zrozumieniem organów podatkowych i składkowych. Z innej strony, jeśli wielkość przychodu jest podobna do wchodzących w życie ryczałtowych stawek PIT dla pracowników, to nie ma przeszkód, by w celu ułatwienia naliczania należnych danin przekwalifikować taki przychód do stosunku zatrudnienia - mówi Patrycja Zawirska.

5. Czy należy obawiać się kontroli

I na koniec słowo o kontrolach. Firmy zadają sobie bowiem pytanie, czy jeśli dotychczas nie ustalały przychodu z tytułu przekazania pracownikom auta firmowego, bo np. nie wiedziały, jak to robić, a zaczną od 1 stycznia stosować ryczałt, to mogą obawiać się negatywnych konsekwencji w razie kontroli fiskusa lub ZUS. Zdaniem Marka Jarockiego istnieje takie ryzyko, ale można je zmniejszyć, zmieniając zasady użytkowania aut i wprowadzając w firmie politykę samochodową, która może uzasadnić stosowanie ryczałtów właśnie od tego dnia.

Jednak wydaje się, że w praktyce ryzyko to nie jest duże. Nawet gdyby urząd skarbowy albo ZUS nabrał podejrzeń co do uchylania się od obowiązków podatkowo-składkowych, to udowodnienie tego będzie bardzo trudne. To bowiem na organach kontrolnych spoczywa ciężar dowodu, a ten musiałby być niezaprzeczalny. Zatem wydaje się, że firmy nie muszą się obawiać.

Katarzyna Dąbrowska

katarzyna.dabrowska@infor.pl