Datę powstania kosztu wyznacza tylko oryginał faktury

@RY1@i02/2014/198/i02.2014.198.071001200.802.jpg@RY2@

W praktyce zdarza się, że faktura dokumentująca zakup towarów lub usług ulegnie zniszczeniu lub zaginie. Wówczas nabywca ma prawo zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie dokumentu zwanego duplikatem. Przepisy ustawy o PIT oraz rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie regulują obowiązku weryfikowania zasadności oraz nie ograniczają liczby wystawianych duplikatów faktur. Jedynym przypadkiem odmowy wystawienia takiego dokumentu przez sprzedawcę jest upływ okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, po którym może on nie dysponować już fakturami źródłowymi.

Jeżeli faktura została zniszczona bądź zaginęła już po ujęciu jej w księdze, duplikat będzie jedynie potwierdzeniem wydatku oraz udokumentowaniem zdarzenia gospodarczego i nie podlega dodatkowej ewidencji księgowej. Dokument ten pod datą faktury pierwotnej zostanie zarchiwizowany wraz z pozostałymi dowodami księgowymi. Duplikat nie wpływa na wysokość ustalonej zaliczki na podatek dochodowy.

Nie było zapisu

Inaczej należy postąpić, gdy nabywca nie otrzymał faktury i wydatek nie został ujęty w księdze. Mogą pojawić się wątpliwości, która data będzie podstawą zaksięgowania kosztu. Stosując się do definicji dnia poniesienia kosztu, zawartej w ustawie o PIT, zgodnie z którą za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, moment potrącalności kosztu wyznacza data oryginału faktury. Data wystawienia duplikatu jest jedynie potwierdzeniem transakcji, a nie dokumentuje zdarzenia z przeszłości.

Jeżeli miesiąc, w którym została wystawiona faktura pierwotna, nie został zamknięty, duplikat można ująć w księdze pod datą faktury pierwotnej, a w kolumnie 16 księgi "Uwagi" wprowadzić informację o dacie wystawienia duplikatu.

Po zamknięciu miesiąca...

Również w tym przypadku duplikat powinien być zaksięgowany w dacie wystawienia oryginału faktury. Na wydruku księgi lub jej papierowej wersji można dopisać koszt wynikający z duplikatu z adnotacją dotyczącą daty jego wystawienia. Następnie należy ponownie podsumować kolumny księgi oraz ustalić zaliczkę na podatek.

Innym rozwiązaniem byłoby ujęcie duplikatu w miesiącu jego otrzymania, jeżeli zdarzenie ma miejsce w tym samym roku podatkowym, i w kolumnie 2 księgi wykazanie daty wystawienia oryginału faktury. W kolumnie 16 PKPiR "Uwagi" należy umieścić datę wystawienia duplikatu. Rozwiązanie to nie powoduje w roku podatkowym uszczuplenia należności budżetowych, ponieważ dochód ustalany jest narastająco od początku roku.

...lub roku podatkowego

Duplikat dotyczący faktury z poprzedniego roku powinien być dopisany do kosztów poprzedniego roku. Na wydruku PKPiR lub jego papierowej wersji należy dopisać koszty wynikające z duplikatu, ponownie zsumować koszty danego roku i jeszcze raz obliczyć dochód. Jeśli zeznanie za dany rok zostało już złożone, podatnik powinien dokonać jego korekty.

Organy podatkowe zajmują w tym względzie jednolite stanowisko. Przykładowo dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 12 stycznia 2011 r. (nr IBPBI/1/415-965/10/RM) stwierdził, że duplikaty faktur nie dokumentują innego niż faktury pierwotne zdarzenia. Potwierdzają jedynie fakt zaistnienia w przeszłości zdarzenia udokumentowanego już uprzednio fakturą, która uległa zniszczeniu lub zaginęła.

Halina Zabrocka

dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1037). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).