Do kiedy należy rozliczyć wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji

HALINA PAWLIKOWSKA

dyrektor merytoryczny firmy Extor świadczącej outsourcing finansowo-księgowy

@RY1@i02/2009/214/i02.2009.214.086.0010.001.jpg@RY2@

Halina Pawlikowska, dyrektor merytoryczny firmy Extor świadczącej outsourcing finansowo-księgowy

Zgodnie ustawą o rachunkowości jednostki przeprowadzają inwentaryzację na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Artykuł 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości mówi, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. W praktyce jednostki przeprowadzają inwentaryzację na ostatni dzień miesiąca ostatniego kwartału, tj. 31 października, 30 listopada lub 31 grudnia.

Istnieją różne metody inwentaryzacji stosowane w zależności od rodzaju weryfikowanych aktywów i pasywów. Pierwszą metodą inwentaryzacji jest spis z natury, którym obejmowane są np. zapasy czy środki trwałe. Drugą metodą uzgodnienia stanu majątku jest uzyskiwanie potwierdzeń sald, np. sald na rachunkach bankowych, należności. Trzecią, równie ważną metodą, jest inwentaryzacja przez porównanie stanów wynikających z ksiąg z dokumentami, np. wartości niematerialnych i prawnych, należności spornych czy kapitałów własnych.

Kierownik jednostki powinien wydać zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, w szczególności jeśli przeprowadzana jest inwentaryzacja w drodze spisu z natury. Dokument ten powinien zawierać wszystkie istotne informacje dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji. Najważniejsze z nich to: termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej, rodzaj przeprowadzanej inwentaryzacji (roczna), informacje o tym, kto dokonuje wyceny zapasów, sposób udokumentowania spisu, może też określać, w jakim terminie inwentaryzacja powinna zostać rozliczona.

Ponadto w dokumentacji jednostki oprócz polityki rachunkowości, powinna się znajdować zatwierdzona przez kierownika jednostki instrukcja inwentaryzacyjna, określająca zasady przygotowania, przeprowadzenia i rozliczania inwentaryzacji. W dokumencie tym powinien zostać podany sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Powinien być podany również sposób wyceny ustalonych w efekcie inwentaryzacji zweryfikowanych stanów składników aktywów i pasywów oraz ustalone i wyjaśnione przyczyny powstania różnic.

Dzięki temu powstaje zatwierdzony przez kierownika jednostki protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, który zawiera informacje o tym, co należy uznać za niedobory, co za nadwyżki (zawinione, niezawinione) oraz co powinno ulec kompensacie. Niedobory, nadwyżki i kompensaty wprowadza się do części magazynowej systemów finansowo-księgowych. Protokół ten stanowi też podstawę do zaewidencjonowania skutków inwentaryzacji w księgach jednostki. Jeżeli ani w zarządzeniu o inwentaryzacji, ani w instrukcji inwentaryzacyjnej nie będzie wymieniona data, do której powinno nastąpić rozliczenie i zaksięgowanie, to ostatecznym terminem będzie dzień sporządzenia sprawozdania finansowego oraz zeznania podatkowego. Datą wprowadzenia tego dokumentu do ksiąg powinna być data zakończenia inwentaryzacji.

(AP)

Podstawa prawna

Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).