Czy potwierdzenie sald można otrzymać drogą elektroniczną, np. e-mailem

ZOFIA PODHORODECKA

prezes zarządu Auxilium

@RY1@i02/2009/214/i02.2009.214.086.0008.001.jpg@RY2@

Zofia Podhorodecka, Prezes Zarządu Auxilium

Jedną z metod inwentaryzacji jest potwierdzenie salda przez kontrahenta (obok spisu z natury oraz porównywania stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych odpowiednimi dokumentami). Metoda ta stosowana jest do zinwentaryzowania aktywów niemających postaci materialnej, a także do aktywów znajdujących się u innych podmiotów, w szczególności:

● aktywów finansowych gromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki,

● kredytów bankowych,

● należności, w tym udzielonych pożyczek (z wyjątkiem należności spornych, wątpliwych, a także należności z pracownikami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych oraz należności publicznoprawnych),

● powierzonych innym jednostkom własnych składników aktywów, z wyjątkiem znajdujących się w posiadaniu jednostek świadczących usługi transportowe, spedycyjne i składowania.

Ustawa o rachunkowości w art. 27 ust. 1 nakłada obowiązek odpowiedniego dokumentowania inwentaryzacji, nie precyzuje jednak, jaka forma potwierdzenia sald jest właściwa. Co najważniejsze, ustawa nie wymaga formy pisemnej z własnoręcznym podpisem.

W tej kwestii mamy do czynienia z zastosowaniem części ogólnej kodeksu cywilnego dotyczącej oświadczeń woli. Zgodnie z art. 78 par. 1 k.c. podstawową formą złożenia oświadczenia woli (w tym przypadku potwierdzenia salda) jest firma pisemna z własnoręcznym podpisem (kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, np. księgowego).

Równoważną formą może być zgodnie z art. 78 par. 2 k.c. oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej, opatrzone podpisem elektronicznym. Co oznacza, że oświadczenie woli podpisane takim podpisem ma takie same skutki prawne, jak oświadczenie woli podpisane własnoręcznie.

Zatem w przedmiotowej kwestii potwierdzenie sald przez kontrahenta w postaci mailowej wchodzi w grę tylko wraz z zastosowaniem podpisu elektronicznego.

Jednak, aby dokument opatrzony podpisem elektronicznym mógł być równoważny dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym, musi spełnić kilka dodatkowych przesłanek. Warunki uznania za ważny podpisu elektronicznego wskazane zostały w ustawie o bezpiecznym podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2001 r. nr 130, poz. 1450).

Podpis elektroniczny powinien być przede wszystkim weryfikowalny za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, a ponadto musi być bezpieczny.

Z certyfikatem kwalifikowanym mamy do czynienia w przypadku, gdy wystawiono go jego właścicielowi z zastosowaniem odpowiednich procedur weryfikacji tożsamości, a klucz prywatny, służący do składania podpisów, jest przechowywany w sposób bezpieczny. W szczególności pojęcie bezpiecznego podpisu elektronicznego określa art. 3 pkt 2 ustawy o bezpiecznym podpisie elektronicznym.

Po pierwsze, musi być przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis. Po drugie, powinien być sporządzany za pomocą bezpiecznych urządzeń, które jednocześnie podlegają wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny, a służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania tego podpisu.

Po trzecie, jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Reasumując - potwierdzenie salda w wersji elektronicznej jest jak najbardziej możliwe, jednak pod warunkiem opatrzenia dokumentu podpisem elektronicznym, weryfikowalnym i bezpiecznym.

(AP)

Podstawa prawna

Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).