Jak sporządzić dokumentację księgową

Od przyszłego roku przedsiębiorstwo, w którym pracuje czytelnik, będzie prowadzić pełną księgowość.

- Jak sporządzić dokumentację księgową. Czy możemy przyjąć do swojej działalności plan kont innego podmiotu - pyta pan Zbyszek z Poznania.

Założenie ksiąg rachunkowych wiąże się z koniecznością sporządzenia odpowiedniej dokumentacji księgowej. Po pierwsze, konieczne jest opracowanie odpowiedniej polityki rachunkowości, za którą odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości polityka rachunkowości obejmuje przede wszystkim:

● określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

● spis wszystkich metod wyceny aktywów i pasywów (bez względu na to, czy ustawa daje możliwość wyboru, czy nie) oraz ustalanie wyniku finansowego.

Dokumentacja księgowa musi też opisywać sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych, m.in. przedstawiać wykaz kont księgi głównej, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Istotna będzie również konstrukcja zakładowego planu kont. Jego właściwe skonstruowanie jest istotne ze względu na to, że jeżeli operacje gospodarcze nie są odpowiednio klasyfikowane, tworzone na ich podstawie sprawozdanie finansowe nie będzie rzetelnie odzwierciedlało sytuacji finansowej i majątkowej jednostki. Czytelnik pyta, czy do swojej działalności przyjąć plan kont innego podmiotu. Jest to możliwe w przypadku, gdy np. podmiot, od którego przejmowany jest plan kont, prowadzi taką samą działalność. Plan kont musi bowiem uwzględnia specyfikę danej firmy, a także rodzaj prowadzonej działalności. Przykładowo, dla przedsiębiorstwa wytwórczego duże znaczenie mają konta produkcyjne, czyli zespołu 6. Na nich ujmuje się efekty uzyskane w wyniku produkcji. W tego typu przedsiębiorstwie ważne są również oba zespoły kont kosztów. W przypadku zaś jednostek handlowych kluczowe są konta w zespole 7, związane ze sprzedażą produktów, oraz konta zespołu 3, dotyczące zapasów. Oznacza to, że należy rozbudować ewidencję, która dotyczy danej działalności, a pozostałą część zminimalizować. Ważne jest również, aby uwzględnić wielkość jednostki. W przypadku małych firm rozbudowa kont nie jest konieczna. Plan kont nie wymaga również tak obszernego komentarza. Należy też pamiętać, że przy jego tworzeniu trzeba wziąć pod uwagę wybrany wariant rachunku zysków i strat. Wprawdzie w każdym przypadku w księgach rachunkowych należy obserwować układ rodzajowy kosztów, jednak jeżeli jednostka sporządza kalkulacyjny wariant rachunku, musi to uwzględnić przez wprowadzenie odpowiednich kont.

Agnieszka Pokojska

Art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).