Jak rozliczyć w księgach fałszywe banknoty

dyrektor zarządzający w Auxilium, oddział w Łódzi

Zgodnie z art. 124 prawa pracy pracownik, któremu powierzono mienie (np. pieniądze) z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik musi jednak wyrazić pisemną zgodę na powierzenie mienia, która występuje najczęściej w formie oświadczenia pracownika bądź umowy z pracodawcą o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. W przypadku osób pełniących obowiązki kasjera odpowiadają one również za przyjęcie fałszywych znaków pieniężnych.

W przedsiębiorstwach, w których obrót gotówki jest znacznej wartości (np. w bankach lub większych jednostkach handlowych), obowiązują instrukcje kasowe, a kasjer przechodzi stosowne szkolenia mające na celu ograniczenie ryzyka przyjęcia fałszywych banknotów. W mniejszych jednostkach kasjer we własnym zakresie powinien się zapoznać z zabezpieczeniami występującymi na poszczególnych nominałach banknotów oraz monet, aby uchronić się przed ewentualną stratą powstałą w wyniku przyjęcia falsyfikatu. Pełną informację na temat rozpoznawania zabezpieczeń znaków pieniężnym można uzyskać na stronie internetowej www.nbp.pl w zakładce banknoty i monety/zabezpieczenia.

Jeżeli podczas inwentaryzacji kasy stwierdzono falsyfikat, fakt ten należy zgłosić policji w celu sporządzenia protokołu. W przypadku niedostatecznej pewności co do braku autentyczności banknotu należy przekazać go do ekspertyzy bankowej.

Wartość nominalną fałszywych banknotów stwierdzonych w kasie, zatrzymanych lub przekazanych do ekspertyzy, uznaje się za niedobór, który w księgach rachunkowych ujmuje się następująco: strona Wn konta 240 - Inne rozrachunki, strona Ma konta 100 - Kasa.

W zależności od wyników przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego niedobór ten traktuje się jako zawiniony lub niezawiniony.

Jeżeli kierownik jednostki uzna niedobór za zawiniony i obciąży pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie kasy, zdarzenie to w księgach rachunkowych ujmuje się w następujący sposób:

● Obciążenie kasjera: strona Wn konta 230 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki,

● Kasjer spłacił należność - strona Wn konta 100 - Kasa, strona Ma konta 230 - Rozrachunki z pracownikami.

Gdy kierownik jednostki uzna niedobór za niezawiniony, wówczas niedobór jest księgowany po stronie Wn konta 766 - Pozostałe koszty operacyjne oraz po stronie Ma konta 240 - Inne rozrachunki.

Niedoboru z tytułu ujawnienia fałszywych znaków pieniężnych, uznanych za niezawinione, nie należy księgować na koncie - straty nadzwyczajne. Uznanie bowiem strat za nadzwyczajne wymaga równoczesnego spełnienia następujących warunków:

● były one trudne do przewidzenia,

● powstały poza działalnością operacyjną jednostki,

● nie wiążą się z ogólnym ryzykiem prowadzenia działalności.

Natomiast przyjęcie fałszywego banknotu jest związane z ogólnym ryzykiem prowadzenia działalności i powstaje podczas prowadzenia działalności operacyjnej jednostki.

Oprac. Agnieszka Pokojska

Art. 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).