Jak zweryfikować niepotwierdzone salda

ekspert w Instytucie Outsourcingu, dyrektor ekonomiczny i główny księgowy w Web Inn

Przepisy nie regulują kwestii, jak ma wyglądać dokumentacja świadcząca o przeprowadzeniu inwentaryzacji. Tworząc ją, należy kierować się przyjętymi zwyczajowo procedurami i zarządzeniami wewnętrznymi w firmie.

Z inicjatywą potwierdzenia salda występuje wierzyciel. Nawet jeśli saldo jest zerowe, warto je potwierdzić, bo w ten sposób mamy zwrotną informację, że rozrachunki zostały uregulowane. Potwierdzenie salda wysyłamy do wszystkich naszych odbiorców, z którymi mamy kontakty w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Ustawa o rachunkowości nie pozwala na tzw. milczący akcept. Jeśli więc kontrahent nam nie odeśle potwierdzenia salda, pozostaje nam przeprowadzić inwentaryzację należności drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi i weryfikacja realnej wartości należności wynikających z faktur, umów i wyciągów bankowych.

W komputerowych programach finansowo-księgowych istnieje możliwość wydrukowania potwierdzenia sald na dany dzień z jednoczesnym wydrukiem zestawienia wszystkich pozycji wynikających z analityki konta - należności od odbiorców. Należy wysłać je listami poleconymi z potwierdzeniem odbioru.

Dowód nadania stanowi załącznik do protokołu, który sporządzamy, opisując wykonane czynności, zestawienie naszych dłużników, analitykę konta, a także podłączamy listę wysłanych, lecz nieotrzymanych potwierdzeń. W ten sposób otrzymujemy gotową dokumentację, którą przedstawimy naszemu audytorowi.

Przeprowadzenie inwentaryzacji należności pod koniec roku bilansowego to nie tylko spełnienie obowiązku nałożonego na nas przez ustawę o rachunkowości, lecz także pewna korzyść. Po pierwsze, mamy okazję wysłać do naszych kontrahentów życzenia świąteczne, przypominając, że istnieją miedzy nami niezapłacone faktury, a po drugie, możemy sprawdzić, czy u nas i u nich są takie same pozycje w rozrachunkach. Ujawnią się przy tym braki (faktur zaginionych w szufladach kierowników, które nie dotarły do księgowości itp.) i będziemy mieć możliwość wyjaśnienia ewentualnych różnic.

Oprac. Agnieszka Pokojska

Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).