Kiedy należy zaksięgować sporną należność

Pracownika uznano za winnego za braki w materiałach ujawnione podczas inwentaryzacji. Jednak nie zgodził się on z tym i sprawa trafi do sądu.

- Jak sporną należność ująć w księgach rachunkowych - pyta pan Wojciech z Katowic.

Jeżeli niedobory i szkody powstały z winy pracownika, zostanie on obciążony z tego tytułu. W księgach rachunkowych zostanie to odzwierciedlone następująco: strona Wn konta 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów. Należność może być potrącona z wynagrodzenia, ale tylko pod warunkiem, że pracownik oświadczy pisemnie, że wyraża na to zgodę.

Natomiast gdy niedobór powstał z winy pracownika, ale nie wyrazi on zgody na jego pokrycie, należy to ująć w ewidencji księgowej w następujący sposób: strona Wn konta 238 - Roszczenie sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów i szkód. W momencie przekazania sprawy do sądu należy dokonać następującego księgowania: strona Wn konta 239 - Należności od pracowników objęte postępowaniem sądowym, strona Ma konta 238 - Roszczenie sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym.

Warto pamiętać, że odpowiedzialność pracownika jest ograniczona przepisami ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Zgodnie z przepisami ustawy pracownik ponosi odpowiedzialność wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę. Zgodnie jednak z art. 118 odszkodowanie od pracownika nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Jeżeli jednak pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Podobne zasady w tym zakresie obowiązują w przypadku przyjęcia odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr. 152, poz. 1223 z późn. zm.).