Kiedy zaksięgować fakturę za towar

menedżer w Firmie Doradczej KPMG

W opisanym przez czytelnika przypadku, ze względu na fakt, że zarówno przyjęcie towaru, jak i otrzymanie faktury nastąpiło w ciągu tego samego miesiąca, można zastosować dwa rozwiązania. W zależności od zasad przyjętych w zakładowym planie kont - zaksięgować dokument PZ i fakturę w tym samym momencie lub zaksięgować oba dokumenty osobno w korespondencji z kontem rozliczenie zakupu. Ewentualne różnice między ceną towaru przyjętą do wyceny ruchów magazynowych a wynikającą z faktury należy ująć na odpowiednim koncie odchyleń. Różnice te mogą wynikać z faktu, że w momencie otrzymania towaru jednostka nie była świadoma lub nie była w stanie dokładnie oszacować (np. w przypadku zakupów wyrażonych w walucie obcej i występującej zmienności kursów na dzień przyjęcia towaru oraz daty faktury), jaka będzie ostateczna wartość faktury.

Gdyby opisana transakcja miała miejsce na przełomie roku sprawozdawczego (np. przyjęcie towaru 28 grudnia, natomiast otrzymanie faktury 3 stycznia), saldo konta rozliczenie zakupu należałoby wykazać w bilansie jednostki na dzień 31 grudnia jako dostawy niefakturowane w zobowiązaniach z tytułu dostaw i usług, zgodnie z zapisami ust. 2.3 krajowego standardu rachunkowości nr 6 - Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe, który mówi, że zobowiązania wynikające z przyjętych przez jednostkę niefakturowanych dostaw zalicza się do zobowiązań z tytułu dostaw i usług, i to także wtedy, gdy ustalenie przez jednostkę dokładnej ceny dostawy może wymagać szacunków.

Przyjęcie rozwiązania pierwszego i zaksięgowanie opisanych transakcji dopiero w momencie otrzymania faktury, w opisanym przypadku, kiedy zarówno przyjęcie towarów, jak i otrzymanie faktury następuje w tym samym miesiącu, nie narusza postanowień art. 24 ust. 1. ustawy o rachunkowości dotyczących bieżącego prowadzenia ksiąg, gdyż zgodnie z ust. 5 tego artykułu księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń podatkowych.

Osobno należy rozważyć ewentualne skutki podatkowe opisanej transakcji, zarówno w zakresie VAT, jak i podatku dochodowego, które to zagadnienia nie są przedmiotem powyższej odpowiedzi.

opracowała Agnieszka Pokojska

Art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).