W jaki sposób zaksięgować stratę

biegły rewident, menedżer w Dziale Audytu firmy Deloitte

Prawdopodobnie, choć nie wynika to z zadanego pytania, spółka zaksięgowała w 2008 roku wypływ gotówki z banku, którą pobrał ówczesny pracownik, zgodnie z wyciągiem bankowym ujmując drugostronnie transakcję jako pozostałe należności lub saldo winien konta pozostałych rozrachunków.

Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości spółka powinna na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadzić inwentaryzację składników aktywów i pasywów. Spółka jest zobligowana do przeprowadzenia inwentaryzacji w terminach i częstotliwości określonych w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Ponadto zgodnie z art. 27 ustawy przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ewentualne różnice, jakie zostały podczas takiej inwentaryzacji wykazane, należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Z treści pytania wynika, że na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego za 2008 rok spółka nie dokonała inwentaryzacji niewyjaśnionego salda - nie przeprowadziła weryfikacji salda. Dopiero przy sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2009 rok spółka zweryfikowała saldo widniejące w księgach, stwierdzając, iż reprezentuje ono nienależnie pobrane środki pieniężne przez pracownika. Tym samym powstała należność od pracownika, której spłata zdaniem spółki jest wątpliwa.

Zatem spółka, dokonując inwentaryzacji na koniec 2009 roku, powinna udokumentować przeprowadzoną weryfikację salda rozrachunków. Ponadto należy mieć na uwadze art. 35b ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty przez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu m.in. do należności o znacznym stopniu nieściągalności. Z uwagi na fakt, że odzyskanie należności od byłego pracownika jest wątpliwe i sprawa została skierowana na drogę postępowania sądowego, moim zdaniem, należy utworzyć odpis aktualizujący powyższą należność w księgach z 2009 roku, odnosząc wartość odpisów do pozostałych kosztów operacyjnych.

Art. 27, art. 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).