Jak w bilansie ująć nadpłatę kontrahenta

W sytuacji gdy kontrahent przelał na konto dostawcy kwotę przewyższająca kwotę zobowiązania, przede wszystkim konieczne jest skontaktowanie się z nim i wyjaśnienie przyczyny nadpłaty. Nadpłacona kwota za dostawę towaru (ale także w przypadku nadpłaty za świadczone usługi) powinna zostać bez zbędnej zwłoki zwrócona kontrahentowi.

O ile do daty sporządzenia sprawozdań finansowych kwota ta nie została zwrócona kontrahentowi, powinna ona zostać wykazana w pozycji - Inne zobowiązania krótkoterminowe.

Strony mogą także uzgodnić, a dobrą praktyką jest, by takie uzgodnienie zostało potwierdzone w formie pisemnej, na przykład e-mailem, że kwota nadpłaty zostanie wykorzystana na pokrycie przyszłych zobowiązań.

W takiej sytuacji nadpłata może być wykazana w pasywach bilansu w pozycji - Zaliczki otrzymane na dostawy.

Należy w takiej sytuacji pamiętać o powstaniu obowiązku podatkowego VAT z dniem otrzymania zaliczki na przyszłe dostawy (czyli z dniem, w którym dokonana została nadpłata). Otrzymujący zaliczkę ma wówczas obowiązek wystawienia faktury VAT, w której kwotą zaliczki jest kwota brutto faktury, a stawka VAT powinna być zgodna ze stawką stosowaną przy sprzedaży towarów (czy usług), których zaliczka dotyczy.

Firmy, które rozliczają nadpłaty od swoich kontrahentów, często popełniają błąd, zmniejszając o wartość nadpłaty kwotę należności z tytułu dostaw i usług wykazywanych w bilansie. Takie podejście nie jest poprawne, gdyż nie odzwierciedla natury transakcji oraz powoduje zaniżenie wartości należności, a tym samym sumy bilansowej.

Natomiast prezentacja kwoty nadpłaty w pasywach bilansu w pozycji - Inne zobowiązania krótkoterminowe (kwota przeznaczona do zwrotu kontrahentowi) lub - Zaliczki otrzymane na dostawy (poparta uzgodnieniem między stronami) nie powoduje konieczności dokonywania dodatkowych zapisów w księgach jednostki.

AP

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).