Jak należy udokumentować wartości niematerialne i prawne

@RY1@i02/2011/196/i02.2011.196.08600090l.802.jpg@RY2@

Edyta Bałtrukiewicz, menedżer w dziale usług księgowych Mazars

Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości każdym aktywom i pasywom przyporządkowana jest określona metoda inwentaryzacji. W przypadku wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) dokonywana jest ona w sposób określony w ust. 1 pkt 3 ustawy - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, tzw. weryfikacja sald.

Należy pamiętać, że WNiP są prawami majątkowymi, których okres użytkowania jest dłuższy niż rok. Są to między innymi patenty, znaki towarowe, licencje oraz programy komputerowe, co oznacza, że nie da się ich policzyć i spisać za pomocą arkusza spisowego tak jak jest to w przypadku inwentaryzacji składników, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Sporządzenie inwentaryzacji za pomocą weryfikacji sald ma na celu zweryfikowanie, czy posiadane przez jednostkę dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione. Przy tej okazji należy upewnić się, czy dany składnik WNiP, np. program komputerowy, jest nadal używany, a zastosowana stawka amortyzacyjna nie powinna ulec podwyższeniu. Jeśli składnik aktywów stracił swoją użyteczność dla jednostki, to jednostka dokonuje odpisu z tytułu trwałej utraty wartości.

Większość jednostek w czasie rocznych inwentaryzacji pomija inwentaryzację drogą weryfikacji lub znacznie ją upraszcza, co jest dużym błędem mającym wpływ na realność wykazanych w bilansie aktywów. Weryfikacja sald to jedyny sposób, aby porównać księgi rachunkowe ze stanem rzeczywistym i sporządzić sprawozdanie finansowe w sposób rzetelny i wiarygodny.

Ze względu na różnorodność WNiP każdy ich składnik przy inwentaryzacji powinien podlegać szczególnej ocenie:

1) prawa do wynalazków, znaki towarowe: porównanie z umowami (dokumentami zakupu) co do legalności korzystania z nich, weryfikacja realnej wartości,

2) licencje, koncesje, prawa autorskie: sposób zakwalifikowania do WNiP, weryfikacja realnej wartości, porównanie z dokumentami zakupu w szczególności z umowami,

3) wartość firmy: sprawdzenie prawidłowość ujęcia w księgach i jej amortyzowania,

4) koszty zakończonych prac rozwojowych: porównanie z dokumentacją, sprawdzenie efektu zakończenia prac i zakwalifikowania do wartości niematerialnych i prawnych.

Inwentaryzację drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z dokumentami przeprowadza dział finansowy i księgowy. Dla urealnienia wyników wskazane jest, aby nie była to osoba prowadząca ewidencję księgową. Zgodnie z art. 27 ustawy o rachunkowości ujawnione w czasie inwentaryzacji różnice należy wyjaśnić i ująć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Sposób przeprowadzenia oraz wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować, poprzez sporządzenie protokołu weryfikacji.

Protokół ten powinien zawierać podstawowe dane inwentaryzowanych składników:

● rodzaj składnika WNiP,

● numer konta księgowego, na którym został zaewidencjonowany dany składnik,

● wartość zgodną z księgami rachunkowymi,

● wartość ustaloną w drodze weryfikacji tą metodą,

● powstałe różnice między księgami a inwentaryzacją,

● sposób ich rozliczenia.

Każdy protokół powinien być podpisany przez członków zespołu spisowego oraz zatwierdzony przez kierownika jednostki. Załącznikami do protokołu powinny być notatki służbowe osób przeprowadzających inwentaryzację oraz wykaz dokumentów, na podstawie których dokonano weryfikacji. Dopiero gdy protokół będzie zawierał wszystkie wyżej wymienione elementy, będzie podstawą do korekty zapisów w księgach rachunkowych.

AP