W jaki sposób można ułatwić sobie przeprowadzanie rocznej inwentaryzacji

@RY1@i02/2011/196/i02.2011.196.08600080j.802.jpg@RY2@

Joanna Sklarz-Snopek, starszy menedżer w dziale audytu Deloitte

Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 4 ust. 1) podmioty gospodarcze zobowiązane są do stosowania zasad rachunkowości w sposób prawidłowy, pozwalający na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Potwierdzeniem rzetelności sytuacji majątkowej i finansowej, polegającym na ustaleniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów prezentowanych w sprawozdaniu finansowym, jest inwentaryzacja. Ustawa o rachunkowości precyzyjnie określa terminy i częstotliwość inwentaryzacji, nie reguluje jednak, jak technicznie i organizacyjnie należy ją przeprowadzić. Metody przyjęte dla potrzeb przeprowadzenia inwentaryzacji wyznaczają zwyczaje oraz doświadczenia płynące z praktyki. Brak w tym zakresie ustawowych regulacji sprawia, że inwentaryzacja nadal jest przedsięwzięciem pracochłonnym i uciążliwym, zwłaszcza dla podmiotów posiadających znaczne ilości towarów, materiałów czy też wyrobów gotowych w magazynie. Nasuwa się pytanie, czy podmioty te są w stanie ułatwić sobie to zadanie przy wykorzystaniu skutecznych technik oraz specjalistycznych urządzeń?

Jeśli chodzi o metodę, która pozwala rozłożyć prace inwentaryzacyjne w czasie, to jest to inwentaryzacja ciągła. Pomimo tego, że ustawodawca nie wypowiada się wprost o tej metodzie, wydaje się, że odpowiednio przeprowadzona, udokumentowana w planie inwentaryzacyjnym oraz dostosowana do wymogów zawartych w art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja ciągła spełnia wymogi ustawy. Inwentaryzacja ciągła pozwala usprawnić oraz skrócić proces zamykania ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych dzięki systematycznemu spisywaniu składników w ciągu całego roku według ustalonego planu. W przypadku, gdy podmioty gospodarcze nie są w stanie zastosować inwentaryzacji ciągłej, pomocne mogą być specjalistyczne urządzenia. Zastosowanie przez spółki urządzeń, które usprawniają procesy inwentaryzacji, w dalszym ciągu jest niewielkie. Jako biegli rewidenci uczestniczący w inwentaryzacjach w dalszym ciągu najczęściej spotykamy się z tradycyjną (ręczną) metodą spisu z natury na tzw. arkuszach spisowych. Nieliczne przedsiębiorstwa wykorzystują podczas inwentaryzacji programy oparte na kodach kreskowych. Inwentaryzacja zasobów z wykorzystaniem urządzeń sczytujących kody kreskowe polega na zeskanowaniu kodów kreskowych, a następnie wyeksportowaniu zebranych danych do systemu, który przeprowadza kompleksową analizę zebranych danych. Rola zespołów inwentaryzacyjnych sprowadza się jedynie do skanowania etykiet z kodami kreskowymi. System sam automatyzuje proces uzgadniania stanów i księgowania inwentaryzacji. Pozwala to na znaczne zmniejszenie czasu potrzebnego do realizacji inwentaryzacji oraz skrócenia czasu przestoju spowodowanego blokadą stanów magazynowych. Inwentaryzacja oparta o system skanowania obarczona jest również mniejszą liczbą błędów. Wykorzystanie dostępnych urządzeń skanujących jest na pewno kosztowne, wymaga wprowadzenia zmian w systemie magazynowym, konieczne jest również odpowiednie oznakowanie zapasów oraz zakupienie specjalistycznych urządzeń, niewątpliwą korzyścią jest jednak szybkie uzyskiwanie informacji o posiadanych stanach magazynowych, ich strukturze, rotacji na dowolny moment czasowy.

Należy pamiętać, że inwentaryzacji nie przeprowadza się jedynie raz w roku, w szczególnych przypadkach (np. fuzje, nabycia czy chociażby zmiana osób materialnie odpowiedzialnych) zmuszeni będziemy do częstszego jej przeprowadzenia, co w przypadku zastosowania systemów skanujących zdecydowanie przyśpieszy i ułatwi ten proces.

AP