Czy rachunek przesłany e-mailem jest dowodem

Podobno od 11 marca 2011 r. rachunek przesłany w formie elektronicznej można zaksięgować.

- Z czego to wynika - pyta pani Maria z Warszawy.

Zaksięgowanie operacji gospodarczej na podstawie rachunku przesłanego e-mailem umożliwiają przepisy ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 21 ust. 1 tej ustawy dowód księgowy musi zawierać co najmniej:

● określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

● określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

● opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

● datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

● podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

● stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z kolei zgodnie z ust. 1a przytoczonego przepisu można zaniechać m.in. umieszczania podpisu, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów techniki dokumentowania zapisów księgowych. Obowiązujące od 11 marca 2011 r. odrębne przepisy pozwalają, aby rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi nie zawierał podpisu ani odcisku pieczęci wystawcy, jeżeli posługuje się on pieczęcią.

Rachunek nie musi również mieć oznaczenia: "Oryginał" lub "Kopia". Takie zmiany wprowadziło rozporządzenie ministra finansów z 9 lutego 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.

Dzięki obecnym regulacjom rachunki można przesyłać e-mailem (na zasadach analogicznych do przesyłania faktur) i mogą one stanowić dowód księgowy.

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 21 ust. 1 i 1a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Par. 1 rozporządzenia ministra finansów z 9 lutego 2011 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. z 2011 r. nr 40, poz. 204).