Czy notę księgową można ująć w księgach rachunkowych

księgowa z Auxilium

Nota obciążeniowa (nota księgowa obciążeniowa) jest dowodem księgowym rozliczeniowym stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej przeprowadzonej między jednostką a jej kontrahentem. Jest ona dokumentem zewnętrznym własnym - z punktu widzenia jednostki wystawiającej - oraz zewnętrznym obcym - z punktu widzenia jednostki otrzymującej.

Przy czym aby nota obciążeniowa mogła zostać uznana za dowód księgowy będący podstawą zapisów w księgach rachunkowych, powinna być rzetelna, tzn. zgodna z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, wolna od błędów rachunkowych oraz zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, tzn.:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Kara umowna nie zawsze będzie dla podatnika kosztem uzyskania przychodu. Należy pamiętać, że takim kosztem nie będzie kara umowna zapłacona z tytułu nienależytego wykonania umowy, polegającego na dostarczeniu wadliwych towarów, zwłoce w zamianie tych towarów na niewadliwe lub zwłoce w usunięciu wad. W pozostałych przypadkach koszt w postaci kary umownej powinien być traktowany jako koszt podatkowy i zaliczany jest do kosztów w momencie faktycznej zapłaty. W powyższej sytuacji, gdy nie doszło do zapłaty, nota nie powinna być ujęta w księgach.

AP

Art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).