Jak rozliczyć księgi za 2012 rok

wOrgan zatwierdzający do końca czerwca powinien przyjąć dokumenty

wRozliczenie roczne składa się w rejestrze sądowym i urzędzie skarbowym

Rozliczenie ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy jest procesem długotrwałym. W przypadku gdy pokrywa się on z kalendarzowym, może trwać nawet do 15 lipca. To ostatni dzień na przekazanie sprawozdań do publikacji.

Zestawienie obrotów i sald

Jeszcze do 15 stycznia w firmach mogą potrwać niektóre czynności inwentaryzacyjne, np. spis z natury określonych składników majątku. To podstawa, aby zweryfikować, czy stan aktywów i pasywów wykazany w księgach rachunkowych (na podstawie których będzie sporządzane sprawozdanie) jest zgodny ze stanem faktycznym. Różnice inwentaryzacyjne nie powinny dziwić, a ich brak może nawet rodzić podejrzenie, czy czynności faktycznie przeprowadzono albo czy zrobiono to prawidłowo. Jeżeli różnice występują, trzeba sprawdzić, dlaczego tak się stało, ustalić przyczyny, a następnie rozliczyć w księgach. Przepisy nie określają daty końcowej tych działań. Przyjmuje się jednak, że należy to zrobić w takim terminie, aby możliwe było sporządzenie zestawienia obrotów i sald. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości podmioty mają na to czas do 85. dnia po dniu bilansowym. W przypadku rozliczenia 2012 r. ostatnim terminem na sporządzenie tzw. obrotówki jest więc 26 marca 2013 r.

Z kolei samo sprawozdanie finansowe sporządza się do 31 marca (tj. 3 miesiące od dnia bilansowego). Podpisuje je - podając datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy), i kierownik jednostki. Podpisy powinny zostać złożone pod każdym elementem składowym sprawozdania. Jeżeli kierownikiem jednostki jest zarząd, sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie, niezależnie od tego, kiedy zostali powołani. Nie mają tu też znaczenia zasady reprezentacji, wewnętrzny podział funkcji czy odpowiedzialności za poszczególne sfery działalności spółki.

Odmowa podpisania dokumentów wymaga pisemnego uzasadnienia (dotyczy to zarówno kierownika jednostki, jak i osoby odpowiedzialnej za rachunkowość).

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

W terminie sporządzenia sprawozdania, tj. nie później niż trzy miesiące od dnia bilansowego, trzeba również zamknąć księgi rachunkowe. Wymaga tego art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Nie oznacza to jednak, że potem do ksiąg nie można wprowadzić żadnych zmian. Przykładowo biegły rewident może jeszcze zgłaszać swoje uwagi. Ponieważ sprawozdanie nie jest jeszcze zatwierdzone, a księgi nie są ostatecznie zamknięte, możliwe jest naniesienie korekty. Dotyczy to również tzw. zdarzeń po dniu bilansowym. Wyłączenie możliwości wprowadzenia jakichkolwiek zmian w księgach powinno nastąpić wraz z ostatecznym ich zamknięciem, czyli w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sporządzonego za ten okres sprawozdania finansowego.

Zatwierdzenie raportu przez organ

Sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone przez odpowiedni organ nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego (tj. do końca czerwca).

Organem tym jest w przypadku:

wdziałalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną - właściciel,

współek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych - wspólnicy,

współek komandytowo-akcyjnych i spółdzielni - walne zgromadzenie,

współek akcyjnych - zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,

współek z o.o - zwyczajne zgromadzenie wspólników.

Zanim nastąpi zatwierdzenie, dokumenty muszą zostać udostępnione. Kwestię tę regulują kodeks spółek handlowych oraz ustawa o rachunkowości. Zgodnie z art. 68 ustawy o rachunkowości m.in. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne są zobowiązane do udostępnienia wspólnikom lub akcjonariuszom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki. A jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania, trzeba im przekazać także opinię wraz z raportem biegłego rewidenta. Dokumenty te powinny zostać udostępnione przez spółkę najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem akcjonariuszy.

Publikacja dokumentów

Data zatwierdzenia sprawozdania finansowego jest o tyle ważna, że od tego momentu podmioty mają 15 dni na publikację sprawozdań finansowych.

Ponieważ zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2012 rok powinno się odbyć najpóźniej 30 czerwca 2013 r., to od tego dnia pozostanie 15 dni na złożenie stosownych dokumentów w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeżeli w ustawowym czasie jednostka nie zatwierdzi sprawozdania finansowego, i tak musi je złożyć do 15 lipca 2013 r., a następnie drugi raz w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości w Krajowym Rejestrze Sądowym składa się:

wroczne sprawozdanie finansowe,

wopinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu,

wodpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

wsprawozdanie z działalności jednostki w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

Sprawozdań finansowych za 2012 rok, które podlegają badaniu przez biegłego rewidenta, nie trzeba już ogłaszać w Monitorze Polskim B lub Monitorze Spółdzielczym (w przypadku spółdzielni). A to za sprawą nowelizacji ustawy o rachunkowości, która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2013 r.

Zwolnienie z publikacji nie dotyczy jednak podmiotów nieskładających rocznych sprawozdań finansowych w rejestrze sądowym, a więc osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą czy spółek cywilnych sporządzających sprawozdania finansowe podlegające obowiązkowemu badaniu. Te podmioty muszą ogłosić sprawozdania finansowe w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Koszt zgodnie z rozporządzeniem ministra sprawiedliwości będzie od nowego roku wynosił 500 zł.

Złożenie raportu do urzędu

Ważnym obowiązkiem jest również złożenie sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym. Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi prowadzącymi księgi rachunkowe muszą je dołączyć do zeznania podatkowego. Natomiast zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym składa się do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Wynika to z art. 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podatnicy CIT sprawozdanie finansowe składają do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od daty jego zatwierdzenia. Wynika to z art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Taki termin związany jest z tym, że podatnicy ci zobowiązani są do przekazania:

wpełnego rocznego sprawozdania finansowego,

wopinii i raportu podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania,

ww przypadku spółek kapitałowych także odpisu uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

Podatnicy będący osobami fizycznymi nie mają obowiązku składania urzędom skarbowym opinii i raportu biegłego rewidenta, nawet gdy sprawozdanie finansowe było przez niego badane.

Odpowiedzialność

Kierownik jednostki (np. zarząd) odpowiada za rachunkowość podmiotu. Wynika to z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. W przypadku przekazania obowiązków innej osobie za jej zgodą, np. głównemu księgowemu, kierownik jednostki odpowiada z tytułu nadzoru (musi dopilnować, aby zatrudnić kompetentną osobę). Nie może przekazać jednak odpowiedzialności za spis z natury.

Z kolei zgodnie art. 4a ustawy o rachunkowości kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Ponadto wszystkie wymienione organy odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tych obowiązków.

3 pytania do eksperta

@RY1@i02/2012/247/i02.2012.247.18300140a.802.jpg@RY2@

Marcin Kuliński, radca prawny, senior associate w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka

Czy księgowy sporządzający sprawozdanie za rok obrotowy, w którym nie prowadził ksiąg rachunkowych, może nie podpisać dokumentu?

Przepisy przewidują sytuację, w której osoba odpowiedzialna za prowadzenie rachunkowości nie podpisze sprawozdania. Odmowa wymaga jednak formy pisemnej. Samo nieprowadzenie ksiąg w roku, za który sporządzane jest sprawozdanie, nie objaśnia w istocie przyczyn odmowy. Powstaje więc pytanie, czy odmowę należy rozumieć jako brak zaufania do poprzedniego księgowego. A jeśli tak, to czy motywowana jest podejrzeniem konkretnych nieprawidłowości, czy tylko zwykłą niewiedzą o sposobie prowadzenia ksiąg spółki? Nawet jeśli uznamy, że podana przyczyna odmowy podpisu może być akceptowalna, nie zmienia to faktu, że spółka znajdzie się wówczas w sytuacji, w której nie został wypełniony obowiązek ustawowy.

Co w takiej sytuacji ze sporządzonym sprawozdaniem?

Odmowa złożenia podpisu nie pociąga za sobą konieczności przygotowania nowego sprawozdania - choć wiele zależy od jej przyczyn. Ostateczna ocena sprawozdania należy do wspólników. To oni decydują, czy pomimo odmowy należy je zatwierdzić i jak spółka powinna zareagować na odmowę podpisania.

W praktyce jednak odmowa może skomplikować proces zatwierdzenia sprawozdania, zwłaszcza jeśli następuje przed przekazaniem dokumentu audytorowi, choć w praktyce bada on zwykle już wstępne wersje. Odmowa podpisania przez księgowego może też pociągnąć za sobą odmowę ze strony zarządu spółki.

W normalnej sytuacji można sobie jednak wyobrazić, że obawy nowego księgowego mogą zostać rozwiane właśnie na skutek audytu, który potwierdzi rzetelność ksiąg. Taka ocena dokonana przez podmiot niezależny mogłaby skłonić księgowego do zmiany zdania i podpisania sprawozdania. Gdyby jednak mimo tego nowy księgowy zdecydował się na tak dobitne wyrażenie braku swojej zgody na treść sprawozdania, świadczyłoby to o poważnych zastrzeżeniach do księgowości.

Czy mogą się pojawić problemy, jeżeli mimo braku podpisu sprawozdanie zostanie zatwierdzone?

Tak. Można się spodziewać kłopotów ze skutecznym złożeniem sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowym. Ponieważ tego rodzaju sytuacje nie występują często, sąd może powziąć wątpliwości co do prawidłowości działania spółki. Jest to jednocześnie sygnał dla władz skarbowych, że być może księgi spółki nie są prowadzone prawidłowo.

Kalendarium

Obowiązki spółek za rok obrotowy 2012:

w Do 15 stycznia 2013 r. - trzeba zakończyć inwentaryzację.

w Do 26 marca 2013 r. - należy rozliczyć inwentaryzację i sporządzić zestawienie obrotów i sald.

w Do 31 marca 2013 r. - należy sporządzić jednostkowe sprawozdanie finansowe.

w Do 30 kwietnia 2013 r. - osoby fizyczne muszą złożyć sprawozdanie finansowe wraz z zeznaniem podatkowym do urzędu skarbowego.

w Do 30 czerwca 2013 r. - organ zatwierdzający musi przyjąć roczne sprawozdanie finansowe.

w Do 10 lipca 2013 r. - osoby prawne muszą złożyć sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego (w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania).

w Do 15 lipca 2013 r. - należy złożyć sprawozdanie finansowe w rejestrze sądowym (w ciągu 15 dni od zatwierdzenia), a w przypadku podmiotów, których sprawozdania są poddawane obowiązkowemu badaniu i nie podlegają publikacji w KRS - do Monitora Sądowego i Gospodarczego.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 10 października 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie organizacji, sposobu wydawania i rozpowszechniania oraz podstawy ustalania ceny numerów Monitora Sądowego i Gospodarczego i wysokości opłat za zamieszczenie w nim ogłoszenia lub obwieszczenia (Dz.U. poz. 1143)