Poradnia rachunkowa

— Kiedy jednostka zobowiązana jest do wprowadzenia obrotów wewnętrznych, czyli konta 790

— Kto zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji

— Czy zorganizowanie szkolenia przedinwentryzacyjnego jest obowiązkowe

— W umowie spółki z o.o. określono wysokość kapitału zakładowego, który wspólnicy są zobowiązani wnieść. Chodzi o wartość 100 000 zł. Pierwszy wspólnik zobowiązał się w akcie założycielskim do wniesienia wkładu pieniężnego w wysokości 40 000 zł. Natomiast drugi wspólnik wniesie do spółki maszynę o wartości 60 000 zł. Jak prawidłowo dokonać jego ewidencji?

ekspert MDDP

Akt prawny, jakim jest umowa spółki z o.o., sporządzona w formie aktu notarialnego reguluje zasady dotyczące działalności spółki. Jedną z ważniejszych informacji zawartą w umowie spółki jest wysokość kapitału zakładowego, którą wspólnicy są zobowiązani wnieść. Zgodnie z ustawą z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (dalej k.s.h.), kapitał zakładowy spółki z o.o. nie może być niższy niż 5000 zł, a wartość jednego udziału nie może być niższa niż 50 zł.

Podpisanie aktu notarialnego, a tym samym powstanie spółki z o.o., determinuje powstanie zobowiązania do wniesienia zadeklarowanego w akcie wkładu na poczet kapitału zakładowego.

Ewidencję prowadzimy na kontach bilansowych: strona Wn: (24) Rozrachunki z udziałowcami i akcjonariuszami, strona Ma: (81-2) Należne niewniesione wkłady na kapitał zakładowy.

Po zarejestrowaniu spółki w KRS należy przeksięgować kwotę wniesionych wkładów na konto kapitału zakładowego: strona Wn: (81-2) Należne niewniesione wkłady na kapitał zakładowy, strona Ma (80) Kapitał zakładowy.

Wpłaty na kapitał ewidencjonowane są na koncie rachunku bankowego bądź kasy, w korespondencji z rozrachunkami z udziałowcami: strona Wn: (10;13) Kasa / Rachunek bankowy, strona Ma: (24) Rozrachunki z udziałowcami i akcjonariuszami.

Wspólnicy mogą również zadecydować, że wniosą do spółki wkład w postaci niepieniężnej. Takim aportem może być dowolny majątek, nie tylko środki trwałe, ale również towary i materiały. Zaewidencjonowanie wniesienia aportu będzie, więc zależało od tego, jakie aktywa zostały do spółki wniesione: strona Wn: (24) Rozrachunki z udziałowcami i akcjonariuszami, strona Ma: (01) Środki trwałe (02) Wartości Niematerialne i prawne (31) Materiały (33) Towary W toku prowadzenia działalności wspólnicy mogą zadecydować o zwiększeniu wartości kapitału zakładowego. Decyzja ta może być związana z dokapitalizowaniem spółki, ale także z dołączeniem do spółki nowego wspólnika. Uchwałę o podniesieniu kapitału zakładowego podejmuje walne zgromadzenie wspólników, a sama transakcja jest ewidencjonowana w księgach na koncie kapitału zakładowego w korespondencji z rozrachunkami z udziałowcami. Należy pamiętać, że podobnie jak przy pierwotnym zasileniu kapitału zakładowego fizyczne wpłaty i wniesienia na kapitał muszą mieć miejsce przed jego rejestracją w KRS.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. została utworzona przez dwóch wspólników. Wspólnik A zobowiązał się w akcie założycielskim do wniesienia wkładu pieniężnego w wysokości 40 000 zł. Wspólnik B wniesie do spółki maszynę o wartości 60 000 zł. Łącznie wspólnicy wniosą wkład o wartości 100 000.

Wn: (24) Rozrachunki z udziałowcem A 40 000 zł

Wn: (24) Rozrachunki z udziałowcem B 80 000 zł

Ma: (81-2) Należne niewniesione wkłady na kapitał zakładowy 100 000 zł

Wkład pieniężny

Wn: (13) Rachunek bankowy 20 000 zł

Ma (24) Rozrachunki z udziałowcem A 20 000 zł

Wkład niepieniężny

Wn: (01) Środki trwałe 80 000 zł

Ma (24) Rozrachunki z udziałowcem A 80 000 zł

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).

— Spółka Alfa dokonała wydania produktów gotowych z magazynu produktów gotowych do sklepów własnych. Czy powinna wprowadzić konto 790?

Ekspert w MDDP Outsourcing

W celu ułatwienia sporządzenia rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym jednostka zobowiązana jest do wprowadzenia obrotów wewnętrznych, czyli konta 790. Na koncie tym księguje się rozchód produktów przekazanych na potrzeby wewnętrzne, do placówek handlowych i rozchód z innych tytułów niż sprzedaż. Konto 790 - Obroty wewnętrzne stosowane jest, gdy jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 (koszty według rodzajów). Po jego stronie Ma księguje się w szczególności koszty:

wwytworzenia wyrobów własnej produkcji, wydanych do własnych sklepów;

wzakończonych wynikiem pozytywnym prac rozwojowych;

wutrzymania zakładowych obiektów socjalnych i obiektów służących rehabilitacji osób niepełnosprawnych;

wwytworzenia usług świadczonych na rzecz budowy własnych środków trwałych;

wwytworzenia niedoborów produktów;

wzaniechanej produkcji, odpisanych rozliczeń międzyokresowych;

wwytworzenia produktów przekazanych nieodpłatnie;

wprac badawczych i rozwojowych zakończonych niepowodzeniem lub tej ich części, która nie znajdzie pokrycia w cenie.

W sytuacji gdy jednostka rozlicza koszty za pośrednictwem kont zespołu 4 i 5 (koszty według typów działalności) stosuje obok konta 790 także konto 791 - Koszty obrotów wewnętrznych. Po stronie Wn konta 791 ujmuje się koszt wytworzenia:

wwyrobów gotowych przekazanych z własnej produkcji do własnych sklepów;

wproduktów zaliczonych do środków trwałych oraz zakończonych wynikiem pozytywnych prac rozwojowych;

wniedoborów produktów;

wprodukcji zaniechanej;

wproduktów przekazanych nieodpłatnie (w tym darowizny).

Przy prowadzeniu kont 790 i 791 ich salda powinny być równe. Konta te mają uszczelnić tzw. zamknięty krąg kosztów.

W ciągu roku konto 790 - Obroty wewnętrzne może wykazywać saldo kredytowe (Ma), które na dzień bilansowy przenosi się na wynik finansowy (konto 860) i wykazuje w rachunku zysków i strat w układzie porównawczym w pozycji A.III. Koszt wytworzenia produktów na własne potrzeby. Natomiast konto 791 - Koszty obrotów wewnętrznych wykazuje saldo debetowe (Wn), a następnie przenosi się na dzień bilansowy ma konto 490 - Rozliczenie kosztów.

PRZYKŁAD

Spółka Alfa dokonała wydania produktów gotowych z magazynu produktów gotowych do sklepów własnych. Wydano alkohol o wartości 1000 zł. Zaewidencjonowano tę operację na stronie Wn konta 791 - Koszt obrotów wewnętrznych i na stronie Ma konta 600 - Wyroby gotowe.

Sklep dokonał przyjęcia w cenach rzeczywistych 1000 zł: strona Wn konta 330 - Towary w sklepach, strona Ma konta 790 - Obroty wewnętrzne 1000 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

— Wójt wydał zarządzenie i nakazał w nim przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych (spisu z natury) w podległych jednostkach organizacyjnych. Czy postąpił prawidłowo?

magdalena.sobczak@infor.pl

Inwentaryzację zarządza kierownik jednostki, najczęściej na wniosek głównego księgowego. Wójt, nakazując przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych (spisu z natury) w podległych jednostkach organizacyjnych, naruszył zasady odpowiedzialności kierowników jednostek, wskazane w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Podobne stanowisko zajęła RIO w Zielonej Górze w wystąpieniu pokontrolnym z 22 czerwca 2012 r. Wszystko jednak zależy od podziału kompetencji pomiędzy organem prowadzącym a kierownikiem jednostki. Dobrą praktyką jest uregulowanie, w drodze porozumienia między tymi organami m.in. kwestii technicznego sposobu przeprowadzania inwentaryzacji. Zgodnie z art. 4 ust. 5 kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W praktyce więc pewne obowiązki w zakresie rachunkowości kierownik jednostki może scedować na inną osobę (np. głównego księgowego), za jej zgodą wyrażoną na piśmie. Nie może to jednak dotyczyć odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji przez dokonanie spisów z natury rzeczowych i pieniężnych składników aktywów jednostki, za które zawsze jest odpowiedzialny organ będący kierownikiem jednostki. Spisu nie może zarządzić żaden inny pracownik jednostki. Sam spis mogą przeprowadzić inne osoby, jednak odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji. Dlatego musi zapewnić przeprowadzanie inwentaryzacji poszczególnych składników mienia z częstotliwością i w terminach określonych w art. 26 ustawy o rachunkowości. Jest zobowiązany do zapewnienia starannego i kompetentnego przygotowania, przeprowadzenia oraz rozliczenia inwentaryzacji. Do jego kompetencji należy podejmowanie wszelkich decyzji związanych z organizacją prac inwentaryzacyjnych.

W zarządzeniu kierownik wskazuje czas trwania inwentaryzacji, który musi być zgodny z terminami wynikającymi z przepisów. Ponadto kierownik ustala w nim skład komisji inwentaryzacyjnej, a także podział całego spisu z natury na poszczególne pola spisowe, przydzielenie do każdego z nich zespołów spisowych oraz kontrolerów każdego z zespołów spisowych.

Warto pamiętać, że zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości podlega odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 18 pkt 1 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych). Oznacza to, że jednostki sektora finansów publicznych powinny tak przygotować, przeprowadzić i rozliczyć inwentaryzację, aby nie doszło do naruszenia. W orzecznictwie w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych przeważa pogląd, iż zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji polega na niewydaniu przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych, pomimo ustawowego obowiązku, zarządzenia o jej przeprowadzeniu - por. orzeczenie GKO z 26 maja 2003 r., DF/GKO/Odw.-178/228/2002, za LEX nr 81689; orzeczenie GKO z 6 października 2003 r., DF/GKO/Odw.-29/45-46/2003, za LEX nr 81706.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 14, poz. 114 z późn. zm.).

Czy przeprowadzanie szkolenia przed inwentaryzacją jest obowiązkowe? Jeśli tak, to z jakiego przepisu wynika taki obowiązek?

ekspert z zakresu rachunkowości

Obowiązek przeprowadzania szkolenia przed inwentaryzacją może wynikać z instrukcji inwentaryzacyjnej i zarządzenia wewnętrznego kierownika jednostki (lub jednego z tych dokumentów). Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Ustala zasady inwentaryzacji (jej rodzaje, zakres, terminy i częstotliwość oraz zasady ujęcia wyników), nie reguluje natomiast procedur związanych z organizacją i przeprowadzaniem inwentaryzacji. Dlatego na ogół przyjmuje się procedury utrwalone przez praktykę. Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, powinna opracować i posiadać własne wewnętrzne uregulowania w tym zakresie, dostosowane do potrzeb i specyfiki jednostki. Powinny one także zawierać uregulowania dotyczące szkolenia "przedinwentaryzacyjnego" pracowników, m.in. osoby odpowiedzialne za szkolenie, cel i zakres szkolenia. Warto tuż przed rozpoczęciem inwentaryzacji dokonać przeszkolenia wszystkich osób zajmujących się jej przeprowadzeniem. Zwiększy to z pewnością skuteczność, poprawność oraz zgodność z obowiązującymi przepisami przeprowadzanie czynności inwentaryzacyjnych.

Najczęściej to główny księgowy i przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej organizują i prowadzą szkolenie. Ważne jest, aby przeprowadzone zostało szkolenie komisji inwentaryzacyjnej w zakresie zasad przeprowadzania inwentaryzacji. Szkolenie osób zajmujących się inwentaryzacją odbywa się m.in. przez zapoznawanie ich z ogólnopaństwowymi i wewnętrznymi przepisami dotyczącymi inwentaryzacji, dokumentacji, gospodarki, ochrony mienia i kontroli wewnętrznej. Przedmiotem szkolenia są także zagadnienia przygotowawcze, techniki i metody przeprowadzania oraz dokumentacji czynności inwentaryzacyjnych.

Po odbyciu szkolenia należy sporządzić protokół. W którym wpisujemy, kiedy i gdzie odbyło się szkolenie przeprowadzone przez kogo, np. głównego księgowego, na którym byli obecni - i tu z imienia i nazwiska wpisujemy dane osób.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).